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#業務効率化

「業務効率化」に関する記事 66件

AI活用 応用

AIエージェントで総務のルーティンを自動化する：できること・まだ任せない方がいいこと・権限の決め方

メールやカレンダー、スプレッドシートを操作して作業を進める「AIエージェント」を総務のルーティンに使うときの考え方を解説します。任せやすい業務・まだ任せない方がいい業務の線引き、与える権限の決め方、外部の文書に紛れ込んだ指示への対策、試験運用の進め方をまとめました。
総務 基本

総務が使える補助金・助成金の探し方｜Jグランツ・ミラサポplus・デジタル化・AI導入補助金の調べ方と申請準備

総務の投資（業務システム、セキュリティ対策、働く環境の整備など）には、国や自治体の補助金・助成金が使えることがあります。補助金と助成金の違い、Jグランツ・ミラサポplus・J-Net21・厚生労働省の検索ツールでの探し方、旧IT導入補助金（デジタル化・AI導入補助金）の申請の流れ、GビズIDプライムなどの事前準備と注意点を、公式サイトの案内をもとに整理します。
AI活用 基本

稟議書・購入申請の文面をAIで整える：比較表・費用・リスクの書き方と、決裁権限表との照合手順

稟議書・購入申請の文面を生成AIで整える方法を解説します。決裁者が判断しやすい稟議書の構成、比較表と費用の書き方、リスクと代替案の整理、提出前の不足チェック、決裁権限表との照合の考え方、見積書や個人情報をAIに入力しない注意点までまとめます。
サービス比較 基本

社内ヘルプデスク用チャットボットツールの選び方：回答方式・参照文書の管理・データの扱いで比べる

社内ヘルプデスク用のチャットボットツールを選ぶときの比較ポイントを、特定の製品に偏らずに整理します。シナリオ型・FAQ型・生成AI型の違い、参照する社内文書の管理と閲覧権限、入力データの扱い、担当者への引き継ぎ、ログの分析、費用の比べ方をまとめました。
総務 実務

総務が担う省エネ・ペーパーレスの進め方：電子帳簿保存法・e-文書法の範囲で正しく電子化する

電気代や紙のコストを下げたい、取引先から環境への取組みを聞かれた――そんなときに総務ができる省エネとペーパーレスの進め方を解説します。空調・照明の見直しと労働衛生の基準の関係、電子取引データの保存義務、スキャナ保存、労務書類や源泉徴収票の電子化の要件を、国税庁・厚生労働省の資料に沿って整理します。
AI活用 基本

業務マニュアルをAIで作って属人化を解消する：口頭説明・画面メモから手順書にする方法と更新の仕組み

一人総務・一人人事の業務は、担当者が休むと止まりがちです。業務の説明を話した録音メモや作業メモを生成AIで手順書の形に整え、属人化を減らす方法を解説します。マニュアルにする業務の選び方、手順書の型、プロンプト例、個人情報を入れないための注意、年1回の業務で効く「次回の自分へのメモ」、更新と保管のルールまで整理します。
AI活用 実務

給与計算の前月比チェックをAIとスプレッドシートで：異常値を見つける仕組みと、個人データを渡さない設計

給与計算のミスは「先月と比べて変わった人」を見ると見つかりやすくなります。前月比の差額をスプレッドシートで自動で出し、確認ルールをAIと一緒に作る方法を解説します。AIには給与データそのものを渡さず、関数や確認観点の作成だけに使う設計にするのがポイントです。
AI活用 基本

社内報の記事をAIで作る：インタビューメモから記事にする手順と、氏名・写真を載せる前の確認

社内報・社内広報の記事を生成AIで作る手順を解説します。企画の切り口出し、インタビュー質問の準備、メモから記事への下書き、見出しとリードの整え方、本人確認の進め方、氏名・顔写真・家族の話題を載せる前の確認、AIに入力しない情報までまとめます。
労務 基本

社会保険・労働保険の電子申請を始める手順｜GビズIDの取得からe-Govでの提出・公文書の受け取りまで

資格取得届・算定基礎届・年度更新・雇用保険の手続きは、e-GovとGビズIDを使えば電子証明書なしで電子申請できます。電子申請が義務の「特定の法人」の範囲、GビズIDプライムの取得方法と有効期限、e-Govの準備、提出から公文書の受け取りまでの手順を整理します。
総務 基本

会議の生産性を上げる運営ルール｜総務が仕組み化する会議の棚卸し・アジェンダ・議事録・オンライン会議

会議の時間を減らすには、個々の進行のコツより、会社全体のルールと道具を総務が整える方が効果があります。定例会議の棚卸し、開催基準と参加者の決め方、アジェンダと議事録のひな形、会議室とオンライン会議のルール、効果の測り方まで、小さく始められる手順で整理します。
サービス比較 基本

給与明細の電子化サービスの選び方：電子交付に必要な従業員の承諾と、比較・導入の手順

給与明細（給与等の支払明細書）は、従業員の承諾を得れば電子で交付できます。所得税法令上の承諾の取り方、「回答がなければ承諾とみなす」通知の使い方、書面を求められたときの対応を国税庁の資料で整理し、電子化サービスを比べるポイントと導入の手順を解説します。
AI活用 実務

社内問い合わせチャットボット導入の5ステップ：試験運用・全社展開・運用体制とよくある失敗例

社内問い合わせ用のAIチャットボットは、作るより「使われ続ける」ほうが難しいものです。目的と範囲の決め方、試験運用、全社への周知、人への引き継ぎ、ログを使った改善まで、導入の5ステップとよくある失敗例を、一人人事・兼任総務の目線で整理します。
AI活用 実務

契約書の更新・解約期限の管理にAIを使う：既存契約の棚卸し、条項の読み取り、通知の仕組みづくり

自動更新の契約に気づかず解約の申出期限を過ぎてしまう、という失敗は、契約書の数が増えるほど起こりやすくなります。既存の契約書をAIの助けを借りて棚卸しし、契約期間・更新方法・解約の申出期限を台帳に落とす手順を解説します。AIに入力してよい範囲、読み取り結果の確認方法、通知の仕組みまで整理します。
AI活用 実務

法改正の情報収集をAIで効率化する：一次情報で必ず確認するフローと、使えるプロンプト

法改正の情報は、厚生労働省の発表、官報、パブリックコメントなど各所に散らばっています。生成AIを「読む量を減らす道具」として使い、施行日・対象・会社がやることを一次情報で必ず確かめる手順と、AIに聞くときのプロンプト例を紹介します。
総務 基本

年末年始の総務業務チェックリスト：休業の周知・仕事納め・大掃除・長期休暇前のシステム対策

年末年始は、休業期間の周知、取引先へのあいさつ、仕事納め、大掃除、システムやセキュリティの対策、休業中の緊急連絡体制など、総務の仕事が短い期間に集中します。11月から年明けまでのスケジュールと、それぞれのチェックポイント、年明けに期限が重なる手続きへの備えを整理します。
人事 実務

中小企業のリスキリングの進め方｜必要なスキルの洗い出しから学習計画、教育訓練休暇・助成金の調べ方まで

リスキリングは、事業や仕事の変化に合わせて、社員が新しい知識や技能を身につけることです。中小企業でも取り組める進め方として、必要なスキルの洗い出し、対象者と学習方法の選び方、業務時間内の学習の扱い、教育訓練休暇と雇用保険の給付金、人材開発支援助成金の概要と調べ方を整理します。
AI活用 実務

防災訓練のシナリオと振り返りをAIで作る：想定の組み立て、当日の進行表、訓練後の改善点の整理

防災訓練・安否確認訓練のシナリオと振り返りを生成AIで作る手順を解説します。自社の状況から想定を組み立てる頼み方、当日の進行表と付与する状況（状況付与）の作り方、参加者アンケートの整理、改善点を消防計画やBCPに戻す流れ、AIに入力しない情報までまとめます。
AI活用 実務

衛生委員会の年間テーマ・議題案・議事概要の周知文をAIで作る：毎月の準備を30分にする手順

毎月1回以上の開催が必要な衛生委員会の準備を、生成AIで効率化する方法を解説します。法令の付議事項から年間テーマ表を作る手順、毎月の議題案と資料のたたき台、議事概要の周知文、3年保存する記録の整え方、健康情報をAIに入力しない注意点まで整理します。
総務 実務

安否確認の仕組みづくり：連絡網と安否確認サービスの選び方、発動基準、年2回の訓練の進め方

地震や台風の後、従業員の無事を確かめる安否確認は、事業を続けるための最初の一歩です。連絡網・チャット・安否確認サービスの比較、自動送信の発動基準、質問項目、連絡先データの管理、回答率を上げる訓練の進め方まで、総務が整える仕組みを整理します。
総務 基本

一人総務の引き継ぎ書の作り方｜年間業務・契約・アカウント・届出の棚卸しリストと後任への渡し方

一人で総務を担当してきた人が抜けると、契約の更新期限、各種アカウント、年に一度の届出など「その人しか知らない」情報が失われがちです。総務の引き継ぎで洗い出す項目、年間業務カレンダーの作り方、契約・アカウント・印章などの一覧化、引き継ぎ期間の進め方を整理します。
総務 実務

総務の年間予算の立て方と経費削減の進め方：費目の整理・前年実績の見方・削減の優先順位

総務の予算は、家賃・水道光熱費・通信費・消耗品・保険料など費目が多く、前年の数字をそのまま使いがちです。費目の整理と固定費・変動費の分け方、前年実績から来期の予算を積み上げる手順、税務上の区分（少額減価償却資産・交際費）との関係、契約の見直しを中心にした経費削減の優先順位を整理します。
AI活用 実務

会議の議事録をAIで作る運用ルール：録音の告知、入力してよい会議の線引き、確認と保存の手順

録音や文字起こしをAIに要約させれば、議事録は短時間で作れます。一方で、参加者への告知、人事や健康に関わる会議の扱い、AIの聞き間違いの確認など、ルールなしで始めると事故につながります。社内で使うための運用ルールとプロンプト例を紹介します。
総務 実務

新年度（4月）に向けた総務の準備：座席・備品・名刺の段取りと社内規程改定の周知

4月は新卒の入社、人事異動、組織変更、規程の改定が一度に重なる時期です。1月から逆算した総務の準備スケジュール、座席・PC・名刺・社員証の段取り、組織図や内線表など更新が必要な資料、就業規則・社内規程を改定するときの意見聴取・届出・周知の手順を整理します。
AI活用 基本

業務引き継ぎ書をAIで作る：ヒアリングメモから引き継ぎ書にする手順と、退職前2週間の進め方

担当者の退職・異動・休職が決まったとき、業務引き継ぎ書を生成AIで短期間に作る方法を解説します。ヒアリングの質問リスト、メモから引き継ぎ書に整えるプロンプト、アカウント・権限の扱い、個人情報を入力しない運用、後任者が読んで確かめる手順まで整理します。
AI活用 実務

経費精算のチェックをAIで補助する：差し戻し理由の定型化、規程との照合、インボイス記載事項の確認手順

経費精算のチェック作業を生成AIで補助する方法を解説します。旅費規程・経費精算ルールをチェック項目に分解する手順、明細データの事前チェック、差し戻し文例の定型化、インボイスの記載事項の確認の考え方、領収書画像や個人情報をAIに入力しない注意点までまとめます。
AI活用 実務

給与計算ソフトに取り込むCSVの加工をAIで手順化する：列の対応表・ダミーデータ・変換の確認方法

勤怠システムから出したCSVを、給与計算ソフトの取込形式に合わせて毎月手作業で直していませんか。列の対応表を作り、AIにはダミーデータだけを渡して変換の手順や関数・スクリプトを作らせる方法を解説します。実データをAIに入れない設計、変換結果の照合、よくある失敗まで整理します。
サービス比較 基本

社内ポータル・社内wikiツールの選び方：規程・マニュアル・お知らせを1か所にまとめるための比較ポイント

「規程はどこ？」「申請書の最新版は？」という問い合わせは、情報の置き場所を1つにするだけで減らせます。社内ポータル・社内wikiツールの種類、選ぶ前に決めること、検索・権限・更新管理などの比較ポイント、就業規則の周知との関係を、製品名を挙げずに整理します。
サービス比較 基本

ワークフロー（稟議）システムの選び方：承認経路・決裁権限・電子帳簿保存法の確認ポイント

稟議書や購買申請を紙とハンコで回していると、承認待ちや紛失、進み具合が分からないといった問題が起きます。ワークフローシステムを選ぶ前に整理すること、承認経路と決裁権限の設定、添付書類と電子帳簿保存法、比較とトライアルで確かめる点を、特定の製品に寄らずに解説します。
総務 実務

組織図と業務分掌規程の作り方｜部署ごとの所管業務の書き方、決裁権限との関係、改定の手順

組織図と業務分掌規程は、「誰が何を担当し、どこまで決められるか」を社内で共有するための基本文書です。組織図の描き方、業務分掌規程の構成と所管業務の書き方の例、職務権限・決裁権限規程との関係、取締役会での決議が必要な組織変更、改定と周知の手順を整理します。
AI活用 基本

求人応募者への連絡文をAIで定型化する：受付・日程調整・選考結果の文例と、送る前の確認ポイント

応募受付・面接日程の調整・選考結果の通知など、求人応募者への連絡文を生成AIで型にそろえる方法を解説します。連絡の場面の洗い出し、文例のプロンプト、差し込み項目の設計、応募者の個人情報をAIに入力しない運用、不採用通知で避けたい表現、送信前のチェックリストまで整理します。
AI活用 基本

一人総務がAI活用を始める最初の30日プラン：ルール確認から3つの業務での試行、振り返りまで

生成AIを業務で使いたいけれど、何から始めればよいか分からない。そんな一人総務・兼任人事のために、最初の30日でやることを週ごとに整理しました。社内ルールの確認、入力してよい情報の線引き、最初に試す3つの業務、効果の記録と振り返りまでを紹介します。
総務 実務

経費精算のルールづくりと電子化：インボイス制度・電子帳簿保存法の要点を総務向けに整理

経費精算の社内ルールのつくり方と、電子化の進め方を解説します。インボイス制度で帳簿のみの保存が認められる特例（公共交通機関・出張旅費等・少額特例）や、電子帳簿保存法の電子取引データ保存のポイントを、国税庁の資料で確認できる範囲で整理しました。
総務 基本

入社時の名刺・社員証・アカウント発行の段取り：逆算スケジュールと回収ルール

入社日に「PCはあるがログインできない」「名刺が届いていない」とならないよう、名刺・社員証・入館証・メールや業務システムのアカウント・貸与PCの準備を、入社日から逆算して段取りします。権限の決め方、多要素認証、退職時の回収・停止とセットで管理する方法も解説します。
総務 実務

稟議・社内申請のワークフローの作り方：決裁権限規程（職務権限表）の決め方と電子化の手順

稟議や社内申請は、決裁権限が決まっていないと「誰に回せばよいか分からない」「承認が遅い」という問題が起きます。決裁権限規程（職務権限表）の作り方、取締役会で決めるべき事項との関係、申請の種類と承認経路の設計、ワークフローシステムで電子化するときの進め方と記録の残し方を整理します。
サービス比較 実務

経費精算システムの選び方：電子帳簿保存法・インボイス制度への対応と、30〜300名企業の比較ポイント

経費精算システムを選ぶときの確認ポイントを、特定の製品に偏らずに整理します。電子取引データ・スキャナ保存の要件にどう対応しているか、インボイスの登録番号の確認、帳簿のみ保存の特例の扱い、承認フロー、会計・給与との連携、トライアルで確かめることをまとめました。
総務 実務

社内規程の体系と管理：規程一覧・改定履歴の付け方と、就業規則と社内規程の周知方法

規程が増えてくると「どれが最新版か分からない」「改定したのに周知していない」といった問題が起きます。社内規程の体系（階層と分類）の作り方、規程一覧と改定履歴の管理、就業規則にあたる規程の届出、労働基準法が定める周知の方法まで整理します。
AI活用 実務

総務への問い合わせログを分類して改善につなげる：記録の項目、AIでの分類、月1回の振り返り

総務への問い合わせは、記録しないと「忙しい」という感覚しか残りません。問い合わせログの項目の決め方、AIで分類コードを付ける手順、件数の多い問い合わせを様式・手順・通知のどれで減らすかの判断、月1回の振り返りの進め方を紹介します。
総務 実務

FAX・紙の申請をなくす手順：棚卸し・代替手段の選び方・取引先への依頼と電子帳簿保存法の注意点

FAXと紙の申請書は、出社しないと処理できない業務の代表です。FAXと社内の紙の申請を棚卸しし、メール・Webフォーム・ワークフロー・電子契約などの代替手段に切り替える手順、FAXを残さざるを得ない取引先への対応、ペーパーレスFAXでデータのまま受け取る場合の電子帳簿保存法上の扱いを整理します。
人事 実務

人事データの一元管理｜従業員台帳の項目設計、労働者名簿との関係、個人情報の取扱いルール

従業員の情報が、給与ソフト・勤怠システム・Excel・紙のファイルに分かれていると、更新漏れや二重入力、情報漏えいの原因になります。法律で作成が義務づけられた労働者名簿の記載事項と保存期間、従業員台帳の項目設計、閲覧権限の決め方、健康情報やマイナンバーの分けて管理すべき情報まで整理します。
総務 実務

フリーアドレス・オフィスレイアウト見直しの進め方：座席ルールと消防・衛生基準の確認

テレワークの定着で空席が増えた、会議室が足りない――そんなときのフリーアドレス導入やレイアウト変更の進め方を解説します。座席の利用状況の調べ方、固定席とフリーアドレスの決め方、運用ルール、間仕切り工事の消防署への届出、照度・椅子など労働衛生の基準まで、段取りに沿って整理します。
AI活用 実務

残業申請・休暇申請の差し戻し理由をAIで定型化する：理由の一覧と文例づくり、差し戻してはいけない場面

残業申請や休暇申請の差し戻しは、理由の書き方が人によってばらつき、同じやり取りが何度も起こります。過去の差し戻し理由をAIで整理して一覧と文例にする方法と、年次有給休暇の取得理由や実際の残業時間をめぐって差し戻してはいけない場面を解説します。
総務 実務

情シス兼任のIT資産・ライセンス管理：SaaSアカウントの棚卸しと入退社時の手順

パソコンなどの機器は台帳で管理していても、ソフトウェアのライセンスやSaaSのアカウントは把握しきれていない会社が少なくありません。IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインと付録の資産管理台帳をもとに、IT資産の洗い出し、SaaSアカウントの棚卸し、入退社・異動時のアカウント処理、ライセンス管理の手順を整理します。
総務 基本

情シス兼任総務の情報セキュリティ最低限チェック：IPAガイドライン第4.0版とSECURITY ACTION

情シス専任者がいない会社の総務担当者向けに、まず押さえるべき情報セキュリティ対策をまとめました。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版で示された「情報セキュリティ6か条」、自社診断、SECURITY ACTIONの自己宣言の進め方を解説します。
総務 基本

代表電話の運用見直し：クラウドPBX・転送・自動音声でテレワークでも取りこぼさない仕組み

テレワークが広がった今も、代表電話の対応のために誰かが出社している会社は少なくありません。代表電話にかかってくる電話の棚卸し、転送・自動音声・クラウドPBXなどの選択肢の比較、番号を変えずに移行するときの確認点、伝言の残し方、カスハラ対策としての録音の告知までを特定のサービスに依存しない形で整理します。
AI活用 基本

人事総務のAI導入効果の測り方：時間削減の記録方法と、経営層に説明するときのまとめ方

「AIを入れて楽になった気がする」を、数字で説明できるようにする方法を解説します。導入前後の作業時間の記録のしかた、時間以外に見るべき指標（ミス・問い合わせ件数・期限遅れ）、費用との比べ方、経営層への報告のまとめ方を、記録シートの例つきで紹介します。
サービス比較 基本

年末調整ソフト（従業員申告の電子化）の選び方：国税庁の年調ソフトと民間サービスの比べ方

年末調整の申告書を従業員にデータで提出してもらえば、配付・回収・転記・検算の手間を減らせます。国税庁の無償の年調ソフトと民間のサービスの違い、比較のポイント、税務署への申請が不要になった点や源泉徴収票の電子交付の承諾など、電子化で押さえる制度の要点を整理します。
総務 基本

社内報・社内コミュニケーションの小さな始め方：企画例と個人情報・著作権の注意

「会社の方針が現場に伝わらない」「隣の部署が何をしているか分からない」という悩みに、総務が一人でも始められる社内報の作り方を解説します。目的の決め方、媒体の選び方、続けやすい企画例、制作の手順、従業員の写真・氏名の扱いや新聞記事・画像の転載など個人情報・著作権の注意点を整理します。
サービス比較 基本

採用管理システム（ATS）の選び方：30〜300名企業が導入前に確認すべきこと

応募者の情報がメール・求人サイトの管理画面・Excelに散らばると、連絡漏れや情報の取り違えが起こりやすくなります。採用管理システム（ATS）を検討するタイミング、比較の軸、応募者の個人情報の扱いで確認すべきことを、製品名を挙げずに整理します。
総務 基本

社内文書・お知らせの書き方｜通達・案内・依頼文の型と、伝わる文章にする10のルール

社内向けのお知らせが読まれない、問い合わせが減らない。原因の多くは文書の構成にあります。通達・案内・依頼の3つの型、標題の付け方、結論を先に書く構成、一文を短くするなどの書き方のルールを、文化審議会建議「公用文作成の考え方」を参考に、例文つきで整理します。
AI活用 実務

通達・リーフレットの要点整理にAIを使う：要約の頼み方と、原文で確かめる5つの手順

厚生労働省の通達やリーフレットは、ページ数が多く、言い回しも独特です。AIに要点を整理させると読む時間は短くなりますが、要約の誤りや読み落としも起こります。資料の集め方、要約の頼み方、原文で確かめる手順、社内メモへのまとめ方を紹介します。
AI活用 実務

入社オリエンテーション資料・業務マニュアルをAIで作る：構成案・下書き・更新の手順

入社オリエンテーションの資料や業務マニュアルは、生成AIに構成案と下書きを任せると短時間で整えられます。元にする資料の集め方、プロンプト例、AIの下書きで人が確認すべき点、入社のたびに更新する仕組みまで、個人情報の注意点とあわせて解説します。
サービス比較 基本

備品・消耗品の購買サービス（法人向けEC）の選び方：承認フロー・請求書払い・インボイスと電子取引の確認ポイント

法人向けの購買サービス（EC）を選ぶときの比較ポイントを、特定のサービスに偏らずに整理します。購入できる人と承認フローの設定、請求書払いと締め日、適格請求書（インボイス）の発行、電子取引データの受け取り方、会計処理との連携、トライアルで確かめることをまとめました。
AI活用 基本

入社前案内メールと持ち物リストをAIで整える：テンプレート化の手順と、送る前の確認ポイント

入社前の案内メールと持ち物・提出書類のリストを、生成AIを使ってテンプレートにする手順を解説します。雇用形態別の差し込み項目の作り方、マイナンバーなどの書類をメールで受け取らない注意、送信前に人が確認するポイントをまとめました。
AI活用 実務

36協定の上限管理をAI＋勤怠データで見える化する：年間累計・複数月平均・回数を1枚の管理表に

36協定の上限は「月45時間」だけではありません。年間の累計、2〜6か月の平均、月45時間を超えた回数まで見る必要があります。集計はスプレッドシートの関数で行い、AIには関数の作成と、管理職向けのアラート文・説明文の下書きを任せる進め方を紹介します。
総務 基本

郵便物・宅配便の受け取りと社内配布のルール：テレワーク時の対応と信書の注意点

郵便物・宅配便の受け取りは、ルールがないと紛失や対応漏れ、出社当番の負担につながります。受付から仕分け・配布・記録までの流れ、書留や請求書など重要郵便の扱い、テレワーク時のスキャン共有や転送の方法、宅配便で送れない「信書」の注意点を整理します。

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