人事総務のAI導入効果の測り方：時間削減の記録方法と、経営層に説明するときのまとめ方

AIツールを使い始めると、「前より楽になった」という感覚は得られます。しかし、感覚だけでは、有料プランを続けるか、ほかの業務にも広げるかを判断できません。経営層に説明するときも、数字がないと説得力に欠けます。

この記事では、人事総務のAI導入の効果を時間の記録を中心に測る方法を紹介します。どの業務にAIを使うかを決める段階は、業務棚卸しをAIで進めるを参照してください。

効果を測る基本の式

削減時間 ＝ 導入前の作業時間 −（導入後の作業時間 ＋ AIの結果を確認・修正する時間）

見落としやすいのが確認・修正の時間です。AIが下書きを1分で作っても、確認と修正に30分かかれば、削減は小さくなります。確認の時間を含めずに計算すると、効果を大きく見積もってしまいます。

ステップ1：導入前の時間を記録する

導入前の記録がないと、比べようがありません。対象の業務について、2〜4週間（月次業務なら1〜2か月）記録をとります。

記録シートには業務名と時間だけを書きます。「〇〇さんからの扶養の質問」のように個人が分かる書き方はしません。このシートをAIで集計・分析する場合も、個人情報を含まない形にしておけば安心です。

記録の方法は、担当者の負担が少ないものを選びます。

ステップ2：導入後も同じ方法で記録する

導入後は、同じ列に「AIの結果の確認・修正時間」を加えます。

導入直後は慣れていないため時間がかかります。最初の2週間は「慣らし期間」として別に記録し、効果の計算には慣れた後の期間を使うと実態に近くなります。

ステップ3：時間以外の指標も見る

AIの効果は時間だけに表れるわけではありません。

担当者の残業時間は、勤怠システムなどの客観的な記録で確認します。ミスや期限遅れは件数が少ないため、月単位ではなく半年〜1年で比べます。

ステップ4：費用と比べる

時間単価は、社内で決めた目安を使います。正確な人件費を出す必要はありません。大事なのは、同じ方法で続けて比べることです。

ステップ5：結果を報告する

経営層への報告は、1枚にまとめます。

【AI導入の効果（2026年7〜9月）】
対象業務：社内問い合わせ対応、社内通知の作成、議事録の作成
月あたりの削減時間：約〇時間（確認・修正時間を差し引いた後）
時間以外の変化：問い合わせ件数 月〇件→〇件
費用：月〇円
課題：議事録は確認の手間が大きく、削減効果が小さい
次の3か月：議事録は対象の会議を絞る。年末調整の質問対応に広げる

AIに報告文の下書きを頼むときは、記録シートの集計結果（業務名・時間・件数）だけを渡します。

効果がなかった業務の扱い

測ってみると、効果が小さい、またはかえって時間が増えた業務も出てきます。

効果がない業務をやめるのも、立派な成果です。記録を残しておくと、次にどの業務を選ぶかの判断材料になります。

測定を続けるコツ

記録は、続かなければ意味がありません。一人で人事総務を担当していると、記録そのものが負担になりがちです。

導入前に「続けるかどうかの基準」を決めておくと、結果を見たときに判断がぶれません。たとえば「確認時間を含めて月5時間以上減れば継続」「問い合わせ件数が減らなければ3か月で見直す」といった基準です。

よくある質問

Q. 削減した時間はどう説明すればよいですか。 A. 「残業が減った」「ほかの業務（採用や制度づくり）に使えた」など、削減した時間を何に使ったかもあわせて報告すると、効果が伝わりやすくなります。

Q. 時間を測るのは労働時間の管理と関係がありますか。 A. 業務の時間の記録は効率化のためのものです。担当者自身の労働時間は、勤怠システムなどの記録で別に把握します。

Q. AIツールの費用が月によって変わる場合は？ A. 3か月程度の平均で比べます。利用量に応じて課金されるサービスは、利用量の記録もあわせて残しておきます。

まとめ

• 効果は「導入前の時間−（導入後の時間＋確認・修正の時間）」で測る
• 導入前に2〜4週間の記録をとり、導入後も同じ方法で記録する
• ミス・問い合わせ件数・期限遅れ・残業時間もあわせて見る
• 記録シートには個人情報を書かない。効果がなかった業務も記録し、やめる判断に使う

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