一人総務がAI活用を始める最初の30日プラン：ルール確認から3つの業務での試行、振り返りまで

生成AIを業務に使う会社は増えています。一方で、一人で総務や人事を担当していると、調べる時間も相談相手もなく、「何から始めればよいか分からない」まま後回しになりがちです。

この記事では、最初の30日を4つの週に分け、毎週やることを1〜3個に絞った計画を紹介します。1日15〜30分ほどの時間で進められる内容です。AIに任せられる業務の全体像はAIに任せられる業務・任せられない業務の線引きで整理しています。

30日の全体像

1週目：使う前の準備

1日目〜3日目：社内のルールとサービスを確認する

まず、会社として使ってよいAIサービスが決まっているかを確認します。

4日目〜7日目：入力してよい情報を決める

ルールがない場合は、最低限の線引きを決めて上長の了承を得ます。本格的なルールは生成AIの社内利用ガイドラインのつくり方を参考にします。

迷ったら入力しない、を原則にします。個人情報保護委員会も、生成AIサービスに個人情報を入力する場合の注意を示しています。

2週目：個人情報を含まない業務で試す

最初は、個人情報を含まず、失敗しても影響が小さい業務を選びます。2週目は次の2つから始めます。

業務1：社内通知の下書き

年末年始の休業案内、健康診断の日程案内、防災訓練のお知らせなど、毎年似た文章を書く通知です。

社内向けのお知らせ文を作ってください。
・内容：年末年始の休業期間（｛期間｝）と、休業中の緊急連絡先
・読み手：全従業員
・長さ：200字程度、です・ます調
・最後に問い合わせ先として「総務担当」と入れる

例文は社内通知・お知らせ文をAIで作るにまとめています。

業務2：会議メモの整理

自分で書いた箇条書きの会議メモを、議事録の形に整えてもらいます。録音の文字起こしを使う場合は、録音の告知や入力してよい会議の線引きが必要になるため、最初は自分のメモから始めます（→会議の議事録をAIで作る運用ルール）。

時間を記録する

試した業務は、次の形で記録します。

「確認・修正」の時間も必ず記録します。記録のしかたは人事総務のAI導入効果の測り方で詳しく紹介しています。

3週目：3つ目の業務と、指示文のテンプレート化

業務3：スプレッドシートの関数づくり

「この列とこの列を比べて、違う行に色を付けたい」のような作業は、AIに関数を書いてもらうと短時間で済みます。渡すのは列の構成だけで、データそのものは渡しません（→スプレッドシート関数・GASをAIに書かせるコツ）。

指示文をテンプレートにする

2週目から使ってきた指示文のうち、うまくいったものを保存します。

テンプレートは、社内の共有フォルダやメモに置いておくと、自分が休んだときにも使えます。

4週目：振り返りと次の計画

続ける・やめる・次に試すを決める

3週間の記録を見て、業務ごとに判断します。

次に試す業務は、業務の棚卸しから選ぶと抜けがありません（→人事総務の業務棚卸しをAIで進める）。問い合わせ対応が多い場合は、社内の人事・総務FAQをAIで作るが次の候補になります。

上長に報告する

1か月の結果を、短く報告します。

【生成AIの試行結果（10月）】
試した業務：社内通知の下書き、会議メモの整理、関数づくり
削減時間：月あたり約〇時間（確認・修正を含む）
守ったルール：個人情報・マイナンバーは入力していない
続ける業務：社内通知、関数づくり
次に試す業務：社内FAQの整備
相談したいこと：会社としての契約プランの検討

よくあるつまずき

まとめ

• 1週目は、使うサービスと入力してよい情報の範囲を確認・決定する
• 2〜3週目は、個人情報を含まない3つの業務で試し、確認・修正を含めた時間を記録する
• うまくいった指示文はテンプレートにして共有する
• 4週目に続ける・やめる・次に試すを決め、上長に報告する

自社に合ったAIツールの選び方や、最初に取り組む業務を相談したいときは、Otsumu株式会社のAIツール診断をご利用ください。