社内通知・お知らせ文をAIで作る：年末年始休業・健康診断の案内などの例文プロンプト

「年末年始の休業のお知らせ」「定期健康診断の受診のお願い」「年末調整の書類提出のお願い」——総務・人事は、毎年ほぼ同じ時期に同じようなお知らせを書いています。去年の文面をコピーして直す方法もありますが、日付の直し忘れや、読みにくい長文になりがちです。

この記事では、生成AIを使ってお知らせ文の下書きを短時間で作る方法と、送る前に必ず人が確認すべき点を紹介します。

お知らせ文は「型」をAIに渡す

読まれるお知らせには共通の型があります。AIにはこの型と、今回の中身だけを渡します。

基本のプロンプト

あなたは従業員100名の会社の総務担当です。
次の内容で、社内向けのお知らせ文（メール本文）を作ってください。

・目的：
・対象：
・日時・期間：
・やってほしいこと：
・期限：
・問い合わせ先：総務部（担当者名は後で入れるので【担当者】と書く）

条件：
・件名も作る。件名に【要対応】【お知らせ】のどちらかを付ける
・冒頭3行で「何の話か」「何をすればよいか」「期限」が分かるようにする
・日付と曜日は、私が書いたものをそのまま使う（計算や推測をしない）
・箇条書きを使い、全体で400字以内
・です・ます調、敬語は丁寧すぎない程度

「日付と曜日は推測しない」と指示するのがポイントです。AIは曜日を計算させると間違えることがあります。

例1：年末年始休業のお知らせ

次の内容で、全従業員向けの年末年始休業のお知らせを作ってください。

・休業期間：【休業開始日（曜日）】〜【休業終了日（曜日）】
・最終営業日：【日付（曜日）】、仕事始め：【日付（曜日）】
・休業中の緊急連絡先：【部署・電話番号】
・やってほしいこと：
  1. 最終営業日までに経費精算を提出する
  2. 休業中に届く郵便物・宅配便の受け取りがある人は総務に連絡
  3. パソコンは最終日にシャットダウンし、持ち帰る場合は申請する
・取引先への案内は各部署で行う。社外向けの例文も別に作る

社内向けメールと、取引先向けの短い案内文（メール署名の下に入れる2行程度）の2つを作ってください。

社外向けの文面もまとめて作れるので、各部署から「取引先への案内文はありますか」と聞かれる手間が減ります。経費精算の締め切りなど社内ルールは、経費精算のルールづくりと電子化とそろえておきましょう。

例2：定期健康診断の受診案内

次の内容で、定期健康診断の受診案内を作ってください。

・対象：今年度まだ受診していない従業員（個別の名前は書かない）
・受診方法：指定の健診機関で予約して受診／巡回健診【日付】
・受診期限：【日付】
・やってほしいこと：予約したら社内フォームで報告。
  別の医療機関で受けた人は結果の写しを提出
・費用：会社負担（オプション検査は自己負担）
・注意：健康診断は会社が実施する義務があり、従業員も受診する義務がある
  旨を、責める調子にならないように一文入れる
・個人の健診結果は総務の担当者のみが取り扱うことを明記

未受診者への個別の催促は、名前や受診状況をAIに入力せず、一般的な文面だけをAIに作らせて、宛先は自分で入れます。受診状況の管理は健康診断 受診管理表、健診の義務の内容は定期健康診断の実施義務と事後措置で確認できます。

例3：年末調整の書類提出のお願い

年末調整の案内は、制度の内容を正しく書く必要があるため、制度の説明はAIに書かせず、自分で一次情報から確認した内容を渡します。

次の内容で、年末調整の書類提出のお願いを作ってください。
制度の説明は私が書いた文章をそのまま使い、言い換えたり付け加えたりしないでください。

・提出するもの：【書類名】
・提出方法：【紙／システム】
・提出期限：【日付（曜日）】
・今年の変更点（私が確認した内容）：【ここに貼る】
・よくある質問は社内FAQのページ【URL】を案内する

今年の変更点は2026年（令和8年分）年末調整の変更点とスケジュールを参照してください。従業員からの質問を減らす方法は年末調整の従業員からの質問対応をAIで減らすで紹介しています。

そのほか使える場面

社内イベントで配慮すべき点は社内イベント・忘年会の企画と運営、有給休暇の取得義務は年5日の有給休暇取得義務と管理簿の作り方を確認しておきましょう。毎月のお知らせの時期は月次カレンダーを目安にすると、送り忘れを防げます。

毎年使う文面をテンプレート集にする

一度AIで作り、人が確認して送った文面は、次の年のテンプレートとして保存しておきます。

文面とプロンプトを一緒に保存しておけば、担当者が替わっても同じ品質でお知らせを出せます。

送る前の確認チェックリスト

AIが作った文章は、そのまま送らずに次の点を確認します。

• 日付・曜日・時刻が正しいか（カレンダーで照合）
• 金額、制度の内容、法律の説明が一次情報と一致しているか
• 社内ルール（締め日、申請方法、担当者）と食い違いがないか
• 対象者の範囲が正しいか（パート・アルバイトを含むか、拠点の違いなど）
• 特定の人を責めるような表現、命令口調になっていないか
• リンク先やフォームのURLが正しいか

AIに入力しない情報

個人情報保護委員会も、生成AIに個人情報を入力する場合の注意を呼びかけています。社内でAIを使うルールがまだない場合は、生成AIの社内利用ガイドラインのつくり方を先に整えておくと安心です。よく来る質問への回答をまとめておくなら社内の「人事・総務FAQ」をAIで作るも参考になります。

まとめ

• お知らせ文は「目的・対象・日時・やってほしいこと・期限・問い合わせ先」の型をAIに渡して下書きさせる
• 日付と曜日はAIに計算させず、自分で書いたものをそのまま使うよう指示する
• 制度の説明は一次情報で確認した内容を渡し、AIに書き足させない
• 送る前に日付・金額・対象者・社内ルールを人が確認する
• 氏名、健診結果、マイナンバーなどの個人情報はAIに入力しない

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