新規取引先の確認と与信管理の基本｜総務が担う法人番号・登記・インボイス登録の確認と取引先台帳
新しい取引先と契約する前に、その会社が実在するか、相手の名称や所在地が正しいか、支払能力に不安はないかを確認するのが与信管理の入口です。総務が担当しやすい範囲として、法人番号公表サイト・登記事項証明書・インボイス登録の確認、反社チェック、取引先台帳の作り方と、営業・経理との役割分担を整理します。
- 対象読者
- 経理・法務の専任者がいない従業員30〜300名の企業で、取引先の登録や契約の受付を担当する総務担当者
- 難易度
- 基本
- 所要時間
- 読了7分
- 最終確認日
この記事のポイント
- 新規取引先は、法人番号公表サイトで商号・所在地・法人番号を確認し、必要に応じて登記事項証明書で役員や目的、変更の履歴まで確かめる。インボイスの登録番号は公表サイトで確認する
- 与信管理は「どこまで取引してよいか（与信限度）」を決めて見直す仕組み。総務は確認作業と台帳の管理を、取引条件や限度額の判断は営業・経理・経営者で役割を分ける
- 確認結果は取引先台帳にまとめ、確認日と次回の見直し時期を残す。商号変更・本店移転・支払遅延などの変化に気づける仕組みを作る
「新しい取引先と契約したいので、登録をお願いします」。営業部からこうした依頼が来たとき、取引先マスタに名前と住所を入れるだけで終わっていませんか。相手の会社名や所在地が誤っていたり、そもそも実体のない会社だったりすると、請求・支払や契約のトラブルにつながります。
この記事では、新規取引先の確認と与信管理のうち、総務が担当しやすい範囲を整理します。
与信管理とは
与信管理は、取引先に対して「代金を後払いにする取引をどこまで行ってよいか」を判断し、管理する仕組みです。掛け売りや前払いなど、代金の回収や納品が後になる取引には、相手が払えなくなる・納品しなくなるリスクがあります。
| 段階 | 主な内容 | 主な担当 |
|---|---|---|
| 1. 取引先の実在・基本情報の確認 | 商号・所在地・法人番号・代表者・インボイス登録 | 総務 |
| 2. 反社会的勢力でないことの確認 | 公開情報の確認、契約書の排除条項 | 総務 |
| 3. 信用状況の確認 | 決算情報、信用調査会社のレポート、取引実績 | 経理・営業 |
| 4. 与信限度・取引条件の決定 | 取引の上限額、支払条件、前払いの要否 | 経営者・経理・営業 |
| 5. 継続的な見直し | 年1回の更新、支払遅延・登記変更の把握 | 経理・総務 |
総務が担うのは、主に1・2と台帳の管理です。限度額の判断は、営業・経理・経営者で役割を分けて決めます。
総務が確認すること
1. 法人番号公表サイトで基本情報を確認する
国税庁の法人番号公表サイトでは、法人の商号または名称、本店または主たる事務所の所在地、法人番号（基本3情報）を検索できます。変更履歴を含めて表示することもできます。
| 確認するポイント | 見るところ |
|---|---|
| 正式な商号 | 「株式会社」の位置、表記の違い |
| 本店所在地 | 名刺や請求書の住所と一致するか（営業所の住所との違いに注意） |
| 変更履歴 | 短期間に商号変更や本店移転を繰り返していないか |
法人番号はWeb-APIやデータのダウンロードも提供されているため、取引先の件数が多い場合はシステムでの照合にも使えます。
2. 登記事項証明書で詳しく確認する
金額の大きい取引や継続的な取引では、登記事項証明書（履歴事項全部証明書など）で、役員、会社の目的、設立年月日、変更の履歴を確認します。オンラインでの請求もできます。取り方は登記事項証明書・印鑑証明書の取り方で解説しています。
| 確認するポイント | 気をつけたいこと |
|---|---|
| 代表者 | 契約の相手方として名乗っている人が代表者か、権限があるか |
| 目的 | 取引の内容が会社の事業目的と大きくかけ離れていないか |
| 設立年月日 | 設立して間もない場合は、取引条件を慎重にする（前払いや少額から始める） |
| 役員の変更 | 頻繁に役員が入れ替わっていないか |
3. インボイスの登録番号を確認する
請求書を受け取る取引先については、適格請求書発行事業者の登録番号を、国税庁の公表サイトで確認します。登録番号（「T」を除く13桁）で検索できます。法人の登録番号は「T＋法人番号」です。経理と、どの時点で誰が確認するかを決めておきます。
4. 反社会的勢力でないことを確認する
契約書に暴力団排除条項を入れるとともに、公開情報などで確認します。確認の方法と、該当の疑いがあったときの対応は反社会的勢力の排除を参照してください。
信用状況の確認（経理・営業と連携）
総務が単独で判断するのは難しい部分ですが、確認の方法は知っておくと連携がスムーズです。
| 方法 | 内容 |
|---|---|
| 決算公告 | 株式会社は定時株主総会の後、貸借対照表（大会社は損益計算書も）を公告しなければならない（会社法第440条）。官報やウェブサイトで確認できる場合がある |
| 決算書の提出依頼 | 継続取引の開始時に依頼する。断られることもある |
| 信用調査会社のレポート | 有料。金額の大きい取引で使う |
| 取引実績 | 支払の遅れ、問い合わせへの対応、担当者の頻繁な交代など |
小さな会社では、まず「少額・短期から取引を始める」「前払いや短い支払サイトにする」といった取引条件で、リスクを小さくする方法が現実的です。
取引先台帳を作る
確認した結果は、取引先台帳にまとめます。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 取引先名（正式名称） | 株式会社〇〇 |
| 法人番号 | 13桁 |
| 本店所在地 | 登記上の住所 |
| 代表者 | 代表取締役 〇〇 |
| インボイス登録番号 | T＋13桁 |
| 取引の内容 | 部品の製造委託 |
| 与信限度額・支払条件 | 月○万円まで、月末締め翌月末払 |
| 反社チェック | 確認日・方法 |
| 契約書 | 基本契約書の有無と保管場所（→契約書管理台帳） |
| 確認日・次回見直し | 2026-10-21／2027年10月 |
業務委託の場合は、取適法やフリーランス法の対象になるかも台帳に書いておくと、発注のたびに確認せずにすみます（→業務委託契約書を総務がチェックする観点）。
見直しの仕組み
取引を始めた後も、状況は変わります。
- 年1回、主要な取引先の基本情報を法人番号公表サイトで再確認する
- 請求書の名称や住所が変わったら、登記の変更を確認する
- 経理から支払遅延や入金遅れの情報を共有してもらう
- 契約の更新時に、取引条件と与信限度額を見直す（→契約書管理の基本）
なりすましの請求書や振込先変更の依頼には特に注意します。振込先の変更依頼をメールだけで受け付けない、などのルールはなりすましメール・ビジネスメール詐欺対策で解説しています。
取引先が倒産したときの初動と債権届出は取引先が倒産したときの対応、入金遅れへの対応は売掛金が未払いのときの回収手順で解説しています。
まとめ
- 新規取引先は、法人番号公表サイトで基本3情報を確認し、重要な取引は登記事項証明書でも確かめる
- インボイスの登録番号は公表サイトで確認し、反社チェックとあわせて記録する
- 総務は確認作業と台帳管理、与信限度や取引条件の判断は営業・経理・経営者と役割を分ける
- 取引先台帳に確認日と見直し時期を残し、登記の変更や支払遅延に気づける仕組みを作る
この記事で使えるテンプレート
総務 契約書管理台帳 取引先との契約書を一覧で管理する台帳です。契約期間・自動更新の有無・解約予告期限・保管場所（紙／電子）・印紙の有無・担当部署を記録し、更新や解約の判断漏れを防ぎます。この記事に出てくる用語
- インボイス制度
- 2023年10月1日に始まった消費税の仕入税額控除の方式です。買い手が仕入税額控除を受けるには、原則として登録を受けた売り手が発行する「適格請求書（インボイス）」の保存が必要です。
- 株主総会
- 株式会社の最高意思決定機関で、株主が集まって計算書類の承認、役員の選任、定款変更などを決議する会議です。毎事業年度の終了後に開く「定時株主総会」と、必要に応じて開く臨時株主総会があります。
- 決算公告
- 株式会社が定時株主総会の後、貸借対照表（大会社は損益計算書も）を官報・新聞・電子公告などで公開することです。会社法で義務づけられており、怠ると過料の対象になります。
- 登記事項証明書
- 法務局が発行する、会社の登記内容を証明する書面です。いわゆる「登記簿謄本」にあたり、銀行口座の開設や入札、許認可の申請などで提出を求められます。
- 取適法
- 下請法（下請代金支払遅延等防止法）を改正・改称し、2026年1月1日に施行された法律の略称です。発注側の会社に、発注内容の明示や60日以内の支払期日の設定などを義務づけています。
- 反社会的勢力
- 暴力、威力、詐欺的手法を使って経済的利益を追求する集団や個人のことです。政府指針や各都道府県の暴力団排除条例により、企業は取引を含めた一切の関係を遮断することが求められています。
- フリーランス法
- 「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」の通称で、個人で働くフリーランスに業務を委託する会社に、取引条件の明示や報酬の支払期日の設定、ハラスメント対策などを求める法律です。2024年11月1日に施行されました。
- 法人番号
- 国税庁が会社などの法人に1つずつ指定する13桁の番号です。個人のマイナンバーと違って公表されており、誰でも自由に利用できます。