このテンプレートについて

契約書は締結した後、キャビネットや電子契約サービスに保管されたまま放置されがちです。その結果、「自動更新されて不要なサービスの料金を払い続けていた」「解約の予告期限を過ぎていた」といったことが起こります。契約書管理台帳は、契約ごとに期間・更新条件・解約予告期限・保管場所を一覧にし、期限の管理と契約書の所在確認をしやすくするためのものです。

使い方

1. 契約ごとに管理番号を付け、契約書の原本（紙の場合）にも同じ番号を書きます。
2. 「解約予告期限」は、契約期間満了日から解約予告期間（例：3か月前）をさかのぼった日を計算して書きます。この日付で並べ替えると、近く判断が必要な契約が分かります。
3. 毎月1回、解約予告期限が3か月以内に来る契約を抽出し、担当部署に更新するかどうかを確認します。
4. 電子契約サービスで締結した契約は、保管場所にサービス名と文書IDを書き、紙の契約と同じ台帳で管理します。
5. 解約・終了した契約も行を残し、「状況」を終了にします。

記入時の注意

• 保存期間：法人税法上、取引に関する書類（契約書を含む）は原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）保存します。契約の内容によっては、時効や紛争に備えて契約終了後も長く保存する方針の会社も多くあります。
• 電子契約のデータ保存：電子契約やメールで受け取ったPDFの契約書は「電子取引」に当たり、電子帳簿保存法により、紙に印刷するのではなくデータのまま保存する必要があります。「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できるようにしておく要件があり、この台帳を索引簿として使う方法もあります。
• 印紙税：請負契約書や継続的取引の基本契約書など、一定の契約書は印紙税の課税文書です。電子契約には印紙税がかかりません。紙で締結する場合は、印紙の要否と金額を国税庁の一覧表で確認します。
• 秘密保持契約（NDA）は、契約終了後も秘密保持義務が続く期間を備考に書いておきます。