退職者への手続き案内メールをAIで作る：返却物・書類・健康保険の切り替えを1通にまとめる手順と確認ポイント

退職が決まった社員には、返却してほしい物、退職後に届く書類、健康保険や年金の切り替えなど、伝えることがたくさんあります。口頭で説明しても忘れられやすく、退職後に「離職票はいつ届きますか」「保険証はどうすれば」と問い合わせが続くこともあります。

この記事では、生成AIを使って退職者向けの手続き案内メールをテンプレート化する手順を紹介します。会社側の手続きの全体像は「退職時の手続き一覧」、入社側の案内は「入社前案内メールと持ち物リストをAIで整える」を参照してください。

案内メールを5つのブロックに分ける

1通に全部を書くと長くなり、読まれません。次の5つのブロックに分け、見出しを付けると読みやすくなります。

AIに任せるのは、この型に沿った文章の下書きと、退職パターン別の言い回しです。期限や制度の内容は人が確認して書き込みます。

入力しない情報

退職の案内は個人の事情と結びつきやすい文書です。AIには、特定の退職者の情報を入れません。

• 入力しない：氏名、住所、生年月日、退職理由、給与額、有給休暇の残日数、マイナンバー、基礎年金番号、口座情報
• 注意する：「営業部の50代の課長が10月末に退職」のような組み合わせ。社内の人には誰か分かる
• 入力してよい形：「正社員・月末退職・希望により離職票を交付」のような一般化したパターン

社内の生成AIの利用ルールに沿って使います。まだルールがない場合は「社内の生成AI利用ガイドライン」を先に確認してください。

手順1：材料を集める

AIに渡す前に、社内の材料をそろえます。

• 自社の退職チェックリスト（→退職チェックリスト）
• 返却物の一覧（備品台帳や貸与の記録から）
• 過去に送った案内メール（氏名・日付・金額などを消したもの）
• 退職者からよく来た質問のメモ

過去のメールを使うときは、個人が特定できる部分を「〇〇」に置き換えてから貼り付けます。

手順2：テンプレートを作らせる

あなたは中小企業の人事担当者を支援するアシスタントです。
退職が決まった社員に送る「退職手続きのご案内」メールのテンプレートを作ってください。

条件：
- 見出しは「退職日までにお願いしたいこと」「ご返却いただく物」
  「退職後にお送りする書類」「健康保険・年金・住民税について」「お問い合わせ先」の5つ
- 氏名・日付・担当者などの差し込み箇所は【　】で示す
- です・ます調で、1文を短く。退職者を責めたり引き留めたりする表現は使わない
- 制度の期限や金額は書かず、【確認して記入】と示す
- 最後に、送信前に担当者が確認すべき項目を箇条書きで添える

参考に、当社の返却物の一覧を示します：
社員証、入館カード、ノートPC（充電器を含む）、社用スマートフォン、ロッカーの鍵、制服

「期限や金額は書かず」と指示するのがポイントです。AIは制度の期限をもっともらしく書きますが、古い情報や他社の運用が混ざることがあります。

手順3：期限と制度の説明を一次情報で埋める

【確認して記入】の箇所は、一次情報と社内の運用を見て人が書きます。案内に載せることが多い項目は次のとおりです。

失業給付の受け方を詳しく書くと長くなります。ハローワークの案内へのリンクや、別紙の説明メモにする方法もあります（→退職者への失業給付の説明ポイント）。

手順4：退職パターン別の差し替え文を作る

退職のパターンによって、書くことが少しずつ変わります。テンプレート本体は1つにして、差し替える段落だけをAIに作らせると管理が楽になります。

先ほどのテンプレートについて、次のパターン別に
「差し替える段落」と「追加する段落」だけを示してください。
1. 月末ではなく月の途中で退職する場合
2. 退職後すぐに再就職先が決まっている場合
3. 定年退職で、継続雇用を希望しない場合
4. パートタイムで社会保険に加入していない場合

出てきた差し替え文は、社会保険の資格喪失日や保険料の控除の考え方が正しいかを、最後の給与の計算と支払いなどで確かめてから採用します。

手順5：送る前に人が確認する

• □ 差し込み箇所（氏名・退職日・返却期限・担当者）が全部埋まっている
• □ 返却物の一覧が、その人に実際に貸与した物と一致している
• □ 期限・制度の説明が、一次情報と社内の運用に合っている
• □ 引き留めや、退職理由に触れる表現が入っていない
• □ 宛先が本人の連絡先になっている（退職後の連絡先を確認した）

退職代行を通じた退職の場合は、連絡先や連絡方法が変わります。対応の流れは「退職代行から連絡が来たら」を参照してください。

テンプレートを更新し続ける

退職者からの問い合わせは、案内の改善点を教えてくれます。問い合わせがあった項目をメモしておき、半年に1回、テンプレートを見直します。制度の変更（健康保険証の扱いの変更など）があったときも、その都度直します。引き継ぎの依頼文は「業務引き継ぎ書をAIで作る」と組み合わせると、退職前の連絡を一度に整えられます。

まとめ

• 退職の案内は5つのブロックに分け、AIには型と言い回しを作らせる
• 期限や制度の説明は【確認して記入】にして、一次情報と社内の運用で人が埋める
• 退職パターン別の差し替え文を用意し、本体のテンプレートは1つにする
• 氏名・退職理由・マイナンバーなどの個人情報はAIに入力しない

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