介護の個別周知・意向確認と40歳の情報提供の資料をAIで作る：自社の制度に合わせた案内と面談メモの手順

「親が倒れて、来週から休むかもしれません」。介護の相談は突然来ます。そのときに、制度を一から調べて説明資料を作るのは大変です。

2025年4月の育児・介護休業法の改正で、会社には、介護に直面した従業員への個別周知・意向確認と、40歳前後の従業員への早期の情報提供が義務づけられました。この記事では、その案内資料と面談メモを、生成AIで自社の制度に合わせて下書きする手順を紹介します。制度の内容は介護離職を防ぐ会社の対応で詳しく解説しています。

会社がやること

個別周知の方法は、面談（オンラインを含む）、書面の交付、本人が希望した場合のFAX・電子メールなどです。制度の利用を控えさせるような説明をしてはいけません（厚生労働省「改正内容の解説」）。

AIに任せること・任せないこと

入力しない情報

• 入力しない：従業員の氏名、介護が必要な家族の続柄と病名、要介護度、家族の住所、介護保険の申請状況
• 入力してよい形：自社の就業規則・育児介護休業規程の要点（休業の日数、申出の期限、窓口の部署名）

資料は「誰にでも渡せる共通版」として作ります。個人の事情は面談のときに人が聞き取り、記録は社内で保管します。

手順1：自社の制度の要点をまとめる

AIに渡すのは、規程の条文そのものよりも、要点を箇条書きにしたものが扱いやすくなります。

• 介護休業：対象家族1人につき通算93日まで、3回まで分割できる
• 介護休暇：年5日（対象家族が2人以上なら10日）、時間単位で取れる
• 残業・深夜業の制限、短時間勤務などの措置：自社で選んでいる措置
• 申出先：部署名・担当者・連絡方法
• 労使協定で対象外にしている従業員の範囲
• 介護休業給付金：雇用保険から支給される（申請は会社経由）

自社で法律を上回る制度（日数の上乗せ、有給の特別休暇など）があれば、それも書きます。

手順2：案内資料を作らせる

あなたは中小企業の人事担当者を支援するアシスタントです。
次は当社の介護に関する制度の要点です。介護に直面した従業員に渡す
A4・1〜2枚の案内を、やさしい言葉で作ってください。

条件：
・「介護休業」「介護休暇」「残業などの制限」「短時間勤務など」
　「介護休業給付金」「相談・申出の窓口」の見出しで分ける
・介護休業は「介護の体制を整えるための期間」であることを説明する
・制度の利用を控えさせるような表現は使わない
・要点にない数字や条件は書かない。不明な点は【要確認】と書く

（手順1の要点を貼る）

「要点にない数字は書かない」と指示すると、AIが一般的な知識で数字を補うのを防ぎやすくなります。それでも出力の数字は、必ず規程と照らし合わせます。

手順3：40歳の情報提供版に作り替える

40歳前後の従業員は、まだ介護に直面していない人がほとんどです。同じ内容を、早めに知っておく意味が伝わる形に変えます。

上の案内を、40歳になる従業員向けの情報提供の資料に作り替えてください。
「今すぐ使う制度ではないが、いざというときに知っておくと離職を防げる」
という趣旨の導入文を加え、相談窓口を目立つ位置に置いてください。

40歳は介護保険の第2号被保険者になり、給与から介護保険料の控除が始まる年齢です。控除の開始に合わせて案内すると、対象者の漏れを防げます（→40歳からの介護保険料）。

手順4：面談の進行メモを作らせる

介護に直面した旨の申出を受けた従業員と面談するときの進行メモを作ってください。
「最初に伝えること」「制度の説明」「本人に確認すること」
「意向の確認」「次の連絡」の順に、話す内容を箇条書きにしてください。
本人の家族の病状を詳しく聞き出す項目は入れないでください。

面談の記録は、厚生労働省の様式例をもとにした社内の書式に残します。当サイトの介護・育児の意向確認書や介護両立の面談記録も使えます。

案内を届ける方法と時期を決める

資料ができても、届ける仕組みがないと活用されません。次のように、場面ごとに届け方を決めておきます。

管理職が最初の相談を受けることも多いため、「相談を受けたら人事につなぐ」「制度の利用を控えさせる言い方をしない」の2点を、管理職向けの短い資料にしておくと安心です。これもAIで、案内資料をもとに管理職向けに書き直させると作りやすくなります。

上の案内をもとに、部下から介護の相談を受けた管理職向けの
「最初の対応」メモを作ってください。
「聞くこと」「言ってはいけないこと」「人事への連絡方法」の3つに絞ってください。

法令の事項と照合する

AIの出力を使う前に、次を確かめます。

• □ 介護休業・介護両立支援制度等の内容が書かれているか
• □ 申出先（部署・担当者）が書かれているか
• □ 介護休業給付金について書かれているか
• □ 日数・回数・申出期限が自社の規程と一致しているか
• □ 労使協定で対象外にしている従業員の扱いが正しいか
• □ 制度の利用を控えさせるような表現がないか

よくある失敗

まとめ

• 介護に直面した旨の申出があったら、制度・申出先・介護休業給付金を個別に知らせ、意向を確認する。40歳前後の従業員にも情報提供する
• AIには、自社の規程の要点から案内資料と面談の進行メモを下書きさせる
• 日数・条件・法令で知らせる事項は、人が規程と厚生労働省の資料（「介護休業制度」特設サイトなど）で照合する
• 従業員の氏名や家族の病状・要介護度は入力せず、資料は共通版として作る

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