従業員が在職中に亡くなったときの手続き｜社会保険・雇用保険の喪失、最後の給与と退職金の税務、遺族への説明

従業員の訃報は突然届きます。担当者は遺族への配慮をしながら、社会保険・雇用保険・給与・税金の手続きを短い期間で進めなければなりません。通常の退職と同じ手続きもありますが、喪失日の考え方や税金の扱いなど、死亡退職ならではの違いがあります。

この記事では、会社が行う手続きを時系列で整理します。業務中や通勤中の事故・疾病が原因の場合は、労災の手続きも並行して必要です（労災が発生したときの対応）。

最初の数日でやること

社会保険（健康保険・厚生年金）

喪失日が死亡日の翌日なので、月末に亡くなった場合はその月の保険料がかかります。保険料は前月分を当月の給与から控除する会社が多いため、最後の給与でどの月の保険料を控除するか確認します。被扶養者も同時に資格を失うので、遺族には国民健康保険などへの加入手続きが必要になることを伝えます。

雇用保険

雇用保険被保険者資格喪失届を、被保険者でなくなった事実があった日の翌日から10日以内に、事業所を管轄するハローワークに提出します。離職票は本人が求職するためのものなので、通常は交付を希望しない扱いとし、離職証明書は添付しません。

最後の給与と未払いの金品

亡くなった日までの給与は、通常どおり計算して支払います。受取人は相続人になるため、給与規程や退職金規程の定めを確認し、遺族の代表者を確認したうえで振込先を決めます。

労働基準法第23条は、労働者が死亡した場合、権利者の請求があれば7日以内に賃金を支払い、積立金など労働者の権利に属する金品を返還しなければならないとしています。社内預金・財形・立替経費・未精算の出張費なども洗い出しておきます。

所得税の扱い

国税庁の質疑応答事例では、3月15日に死亡し、3月25日の支給日に3月分の報酬を妻に支払った例について、源泉徴収票の支払金額に含める必要はないとしています。なお、支給日当日に亡くなった場合は、この扱いにならないとされています。

年末調整は、死亡によって退職した人も対象です。死亡時までに支給期が来た給与で年末調整を行い、源泉徴収票を作成して遺族に渡します。

死亡退職金と弔慰金

• 受取人は、退職金規程に定めがあればそれに従う。定めがない場合は相続人への支払いになるため、トラブルを避けるには規程で受取人の順位を定めておく（退職金制度の設計）
• 相続税の計算では、死亡退職金に「500万円 × 法定相続人の数」の非課税限度額がある
• 退職手当金等を支払った会社は、「退職手当金等受給者別支払調書」を支払った日の属する月の翌月15日までに税務署に提出する。提出が必要な範囲は記載要領で確認する
• 弔慰金は通常は相続税の対象にならないが、業務上の死亡なら普通給与の3年分など一定額を超える部分は退職手当金等として扱われる。個別の判断は税理士・税務署に確認する

住民税

特別徴収（給与天引き）している住民税は、退職者と同じく「給与所得者異動届出書」を市区町村に提出します。残りの税額の納め方は市区町村の案内に従い、遺族に通知が届くことを伝えます（退職者の住民税の手続き）。

遺族に案内すること

会社が手続きを代行できないものも多いため、一覧にして渡すと親切です。

健康保険組合に加入している場合は、付加給付があることがあります。遺族年金の要件を会社が断定的に説明するのは避け、年金事務所に相談するよう案内します。

遺族への連絡で気をつけること

• 最初の連絡では手続きの話を急がない。葬儀の日程や会社の参列の可否を確認し、手続きは落ち着いてから改めて案内すると伝える
• 書類のやりとりは、遺族の代表者（喪主など）を窓口にしてもらい、郵送・メールの方法を確認する
• 給与や退職金を本人名義の口座に振り込むと、金融機関の手続きによっては遺族がすぐに引き出せないことがある。振込先は遺族と相談して決める
• 会社が説明できること（給与・退職金・社会保険の手続き）と、できないこと（相続・遺族年金の可否の判断）を分けて伝える
• 社内への訃報の連絡範囲・内容は、遺族の意向を確認してから決める

まとめ

• 社会保険の喪失日は死亡日の翌日。資格喪失届は5日以内、雇用保険は10日以内
• 死亡後に支給期が来る給与と死亡退職金（3年以内に確定）は相続税の対象で、所得税はかからない
• 死亡時までに支給期が来た給与で年末調整し、源泉徴収票を遺族に渡す
• 遺族との窓口は1人にし、会社が行う手続きと遺族が行う手続きを一覧で伝える