リファレンスチェックの進め方｜本人の同意の取り方、聞いてよいこと・いけないこと、照会を受けた側の対応

中途採用で「面接では良い印象だったが、実際の働きぶりが分からない」という不安は、少人数の会社ほど大きくなります。採用の失敗がそのまま現場の負担になるからです。そこで、候補者の前職の上司や同僚に話を聞く「リファレンスチェック」を取り入れる会社が増えています。

ただし、候補者の知らないところで前職に問い合わせるのは、法令上も公正な採用の観点からも問題があります。この記事では、同意の取り方から質問の範囲、結果の使い方、逆に照会を受けた場合の対応までを整理します。

リファレンスチェックと法令の関係

厚生労働省は、身元調査などの実施を就職差別につながるおそれがある事項として挙げています。リファレンスチェックは、候補者の同意を得て、職務に関係する事項を確認する手続きとして設計することが前提です。

進め方の流れ

1. 実施することを事前に知らせる

求人票や選考案内に「最終選考の段階で、ご本人の同意を得てリファレンスチェックを行うことがあります」と書いておくと、候補者が準備でき、後のトラブルを防げます。

2. 本人から書面で同意を得る

同意書（またはフォームでの同意）には、次の事項を具体的に書きます。

• 目的（採用選考における職務遂行能力の確認）
• 照会先（候補者が指定した人。氏名・所属・関係）
• 照会の方法（電話・オンライン面談・書面アンケートなど）と、確認する項目
• 結果の利用範囲（選考の判断のみ）と、選考終了後の保存・廃棄の方法
• 同意しない場合の扱い

指針は、必要な範囲を超えた同意を応募の条件にしないよう求めています。同意しないことだけを理由に不採用とするのではなく、その場合は面接の追加や職務に関する課題などで確認する方法も用意しておくと安心です。

3. 照会先は候補者に選んでもらう

在職中の候補者は、現在の勤務先に転職活動を知られたくないことが多いものです。照会先は、前職の上司、元同僚、取引先など、候補者に指定してもらいます。会社が独自に探した相手に連絡するのは、同意の範囲を超えるおそれがあるため避けます。

4. 質問は職務に関係することに限る

健康情報の確認が必要な場面の考え方は、採用選考で健康状態を確認してよいかで整理しています。質問項目は事前に決めておき、照会先ごとに同じ項目で聞くと、評価のぶれを抑えられます（中小企業の面接の進め方と評価シート）。

5. 結果を判断材料の一つとして使う

照会先の印象は、関係性や在籍時期によって偏ることがあります。面接・適性検査・課題の結果と合わせて総合的に判断し、照会結果だけで合否を決めないようにします。照会で得た情報は選考に必要な範囲でのみ社内共有し、選考が終わったら保存期間を決めて廃棄します（不採用の連絡と応募書類の取扱い）。

内定後に実施する場合の注意

内定を出した後にリファレンスチェックを行い、その結果で内定を取り消すことは慎重に考える必要があります。内定によって労働契約が成立していると考えられる場合、取消しには客観的に合理的で社会通念上相当な理由が必要です（内定取消し・内定辞退への対応）。実施するなら内定前の最終選考の段階にするのが基本です。

経歴に重大な偽りがあることが入社後に分かった場合の対応は、経歴詐称が入社後に発覚したときの対応を参照してください。

外部サービスを使う場合

オンラインで照会先にアンケートを送るリファレンスチェックサービスもあります。使う場合は次の点を確認します。

• 同意の取得方法と、同意の記録が残るか
• 質問項目を自社で調整でき、不適切な項目が含まれていないか
• 収集したデータの保存場所・保存期間・削除方法
• 委託先として個人データを適切に扱う体制があるか（中小企業の個人情報・マイナンバー管理の基本）

自社の元社員について照会を受けたら

逆に、他社から「御社に在籍していた〇〇さんについて伺いたい」と連絡が来ることもあります。

社内でルールを決めておかないと、元上司が個人的な感想を伝えてしまい、トラブルになることがあります。照会への対応方針は、個人情報の取扱規程とあわせて定めておきましょう。

まとめ

• リファレンスチェックは、本人の書面による同意を得て、候補者が指定した照会先に行う
• 質問は職務遂行能力や実績など業務に必要な範囲に限り、就職差別につながる事項や要配慮個人情報は聞かない
• 結果は判断材料の一つとして使い、選考後は保存期間を決めて廃棄する。実施は内定前に
• 他社から照会を受けたら、本人の同意を確認してから、社内で決めた範囲で回答する