リファレンスチェックサービスの選び方：同意の取り方、質問項目の調整、照会データの保存と削除で比べる
候補者の前職の上司などにオンラインで照会するリファレンスチェックサービスの選び方を、特定の事業者をすすめずに整理します。本人の同意の取り方と記録、質問項目を自社で調整できるか、照会データの保存期間と削除、委託先としての管理、契約前に確かめることをまとめます。
- 対象読者
- 中途採用でリファレンスチェックを導入したいが、自社で照会先に連絡する余力がない、従業員30〜300名の企業の人事・採用担当者
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- 最終確認日
この記事のポイント
- リファレンスチェックサービスは、候補者の同意を得て、候補者が指定した照会先にオンラインで質問を送り、回答を回収・整理する仕組み。まず自社で実施する場合との違いを整理する
- 比べるポイントは、同意の取得方法と記録、質問項目の調整のしやすさ、照会先の本人確認、回答データの保存期間と削除の方法
- 候補者の個人情報を外部に預けることになる。職業安定法の指針と個人情報保護法に沿って、委託先として管理できるかを確認する
中途採用でリファレンスチェックを取り入れたいと考えても、照会先との日程調整や聞き取り、記録の整理まで人事が行うのは負担が大きいものです。そこで選択肢になるのが、オンラインで照会を行うリファレンスチェックサービスです。
この記事では、リファレンスチェックサービスを選ぶときの比較ポイントを、事業者名を挙げずに整理します。リファレンスチェックそのものの進め方や、聞いてよいこと・いけないことは「リファレンスチェックの進め方」で解説しています。サービスを使う場合も、そこで示した考え方は変わりません。
サービスでできること・社内に残ること
| サービスに任せられること | 社内に残ること |
|---|---|
| 候補者への同意依頼と、同意の記録 | 実施するかどうか、いつ実施するかの決定 |
| 照会先への質問の送付と回答の回収 | 質問項目が職務に関係する内容か確認する |
| 回答のとりまとめ（レポート化） | 結果を他の選考情報と合わせて判断する |
| 照会先への催促の連絡 | 候補者からの問い合わせへの対応 |
一般に、照会先は候補者自身が指定し、オンラインのフォームで回答する形が多いようです。ただし、仕組みはサービスごとに違うため、契約前に流れを確認してください。
自社で行う場合との比較
| 観点 | 自社で電話・面談する | サービスを使う |
|---|---|---|
| 手間 | 照会先との日程調整・聞き取り・記録をすべて人事が行う | 送付・回収・催促・とりまとめを任せられる |
| 質問の深さ | その場で追加の質問ができる | 決めた質問への回答が中心になる |
| 照会先の負担 | 時間を合わせて話す必要がある | 都合のよい時間にフォームで回答できる |
| 記録 | 人事が作る記録の質に左右される | 回答がそのまま残る |
| 費用 | 担当者の時間 | 利用料がかかる |
年に数件しか中途採用がない会社なら、自社で行う方法でも十分なことがあります。件数と、人事が使える時間から判断します。
比べるポイント1：同意の取り方と記録
職業安定法第5条の5と同法に基づく指針は、求職者の個人情報を、業務の目的の達成に必要な範囲で、目的を明らかにして集めることを求めています。本人以外の者から集めるときは、本人の同意の下で行うなど適法かつ公正な手段によることが必要です。同意を求める事項はできるだけ具体的に示し、必要な範囲を超える同意を応募の条件にしてはならないとされています。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 同意画面の内容 | 目的、照会先、確認する項目、結果の利用範囲、保存期間が示されているか |
| 同意の文面の調整 | 自社の採用の流れに合わせて文面を変えられるか |
| 同意の記録 | いつ、誰が、何に同意したかが残り、後から確認できるか |
| 同意しない場合 | 候補者が断る選択肢が分かりやすく示されているか |
比べるポイント2：質問項目の調整
厚生労働省は、採用選考で本籍・出生地、家族のこと、思想・信条などを把握することは就職差別につながるおそれがあるとしています。サービスに用意されている標準の質問をそのまま使わず、自社で中身を確認します。
- 質問を追加・削除・言い換えできるか
- 標準の質問に、職務に関係しない項目（家庭の事情、健康状態、私生活など）が含まれていないか
- 照会先が自由記述で書いた内容に、要配慮個人情報などが含まれた場合の扱いが決まっているか
- 職種ごとに質問のセットを分けられるか
比べるポイント3：照会先の確認
照会先が本当に候補者の元上司・元同僚かどうかを、どう確認する仕組みかを聞きます。勤務先のメールアドレスでの認証や、照会先の在籍期間・関係の申告など、方法はサービスによって異なります。なりすましの回答を完全に防ぐことは難しいため、結果は判断材料の一つとして扱います。
比べるポイント4：データの保存と削除
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 保存場所 | データを保存する国・地域。海外のサーバに保存する場合の扱い |
| 保存期間 | 自社で期間を決められるか。選考終了後に削除できるか |
| 削除の方法 | 管理画面から削除できるか。解約時のデータの返却・削除の方法 |
| 閲覧できる人 | 社内で閲覧できるアカウントを、選考に関わる人に限れるか |
不採用になった候補者のデータは、保存期間を決めて廃棄します（→不採用の連絡と応募書類の取扱い）。
比べるポイント5：委託先としての管理
サービスに候補者の情報を預けることは、個人データの取扱いの委託にあたるのが一般的です。個人情報保護委員会のガイドラインは、委託先の選定、委託契約の締結、委託先での取扱状況の把握を通じて、委託先を監督するよう求めています。
- 安全管理の体制（アクセス制限、通信の暗号化、ログの記録など）を確認できる資料があるか
- 再委託の有無と、その範囲
- 漏えいなどが起きたときの連絡の流れ
- 社内の個人情報の管理の仕組みに組み込めるか（→中小企業の個人情報・マイナンバー管理の基本）
候補者への説明
サービスを使う場合でも、候補者に説明するのは会社です。同意の画面だけに任せず、次の点を面接の場やメールで伝えます。
- なぜリファレンスチェックを行うのか、選考のどの段階で行うのか
- 外部のサービスを使うこと、照会先にはどんな連絡が届くのか
- 照会先には候補者から事前に声をかけてほしいこと
- 結果がどう使われ、いつ削除されるのか
- 同意しない場合や、照会先を用意できない場合の扱い
在職中の候補者が現在の勤務先の人を照会先にできないのは自然なことです。前職の上司や元同僚、取引先など、選べる範囲を広めに示しておくと、候補者の負担が減ります。
契約前の確認と試用
料金の体系（1件ごと・月額・年額など）や最低契約期間はサービスによって違います。料金だけでなく、次の点を見積りの段階で確認します。
- 年間に何件ほど使うか（中途採用の人数から見積もる）
- 社内の採用管理の仕組みと、どう連携させるか（→採用管理システムの選び方）
- 試用で、同意画面・質問画面を候補者の立場で操作してみる
- 同意の文面と質問項目を、人事責任者が確認する
導入後の運用で決めること
サービスを契約したら、使い方を社内で決めておきます。
- どの職種・どの段階で実施するか（全員か、管理職候補などに限るか）
- 誰が実施を依頼し、誰が結果を見られるか
- 結果を面接官とどう共有するか（レポートの全文か、要点だけか）
- 候補者から結果の内容を聞かれたときの対応
- 選考終了後の削除を、誰がいつ行うか
実施の運用が人によって違うと、候補者の扱いに差が出ます。手順を1枚にまとめ、採用に関わる人に共有します。
まとめ
- リファレンスチェックサービスは、照会の手間を減らせるが、実施の判断と結果の扱いは社内に残る
- 同意の取り方と記録、質問項目の調整、照会先の確認、データの保存と削除を比べる
- 候補者の個人情報を預けるため、委託先として監督できるかを確認する
- 結果は面接や課題の結果と合わせて判断し、照会結果だけで合否を決めない
この記事に出てくる用語
- 個人データ
- 検索できるように体系的に整理された個人情報の集まり（個人情報データベース等）を構成する個人情報のことです。社員名簿や顧客台帳、名刺管理ソフトの中の情報などが該当します。
- 要配慮個人情報
- 人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、健康診断の結果など、差別や偏見が生じないよう特に配慮が必要な個人情報です。取得には原則として本人の同意が必要です。
- リファレンスチェック
- 採用の最終段階で、候補者の前職の上司や同僚などに、働きぶりや実績を問い合わせることです。候補者本人の同意を得て行います。