会社案内・パンフレットの作り方｜目的と読者の決め方、掲載項目、制作会社への依頼と表示・著作権の注意点

「会社案内、5年前のままなんだけど作り直してくれる？」。総務に突然こうした依頼が来ることがあります。デザインの話から始めたくなりますが、最初に決めるべきは「誰が、どの場面で読むか」です。

この記事では、会社案内を作り直すときの進め方と、見落としやすい法的な注意点を整理します。

目的と読者を決める

会社案内の使われ方は会社によって大きく違います。目的によって、載せる内容と分量が変わります。

1冊ですべてを満たそうとすると、ページ数が増えて誰にも読まれない資料になります。共通の会社概要（1〜2ページ）＋目的別の資料に分けると、更新も楽になります。採用向けの発信は小さな会社の採用ブランディングも参考にしてください。

掲載する項目

会社概要（共通）

商号や本店、役員が変わったときの登記は会社の登記変更の手続きを参照してください。登記を変えたら会社案内も更新する、と手順に入れておきます。

目的別の内容

• 理念・代表メッセージ：短く。写真付きで1ページ
• 事業内容・強み：「誰の、どんな困りごとを、どう解決するか」
• 沿革：設立、主要な出来事、拠点の開設など10項目程度
• 組織図・拠点：組織変更が多い会社は部署名を細かく書かない（→組織図と職務分掌）
• 数字で見る会社：売上、従業員数、平均年齢、有給休暇の取得率など。時点と定義を明記

表示の注意点

実績・数値は根拠を残す

「業界No.1」「顧客満足度98％」のような表示は、根拠となる調査や数字がないと、取引先からの信頼を損ないます。消費者向けの商品・サービスの広告で、実際より著しく優良と示す表示は、景品表示法の優良誤認表示にあたるおそれがあります。

• 数値には「〇年〇月時点」「〇〇調べ」を付ける
• 根拠資料（調査結果、集計表）を社内に保存する
• 「No.1」「最大級」は対象範囲と調査方法を併記できない限り使わない

採用に使う場合

会社案内を求人や説明会で使う場合、労働者の募集に関する情報について虚偽の表示や誤解を生じさせる表示をしてはならず、正確かつ最新の内容に保つことが求められます（職業安定法第5条の4）。平均残業時間や有給休暇の取得率、福利厚生の内容は、現状と合っているか人事に確認します（→求人票の書き方）。

写真・デザインの権利

著作権の扱いを契約で決める

制作会社やカメラマンに依頼した写真・イラスト・文章の著作権は、原則として作った人（制作会社など）に生じます。契約で決めておかないと、次のような問題が起きます。

契約書は契約書管理台帳に登録し、利用範囲を確認できるようにしておきます（→契約書の管理）。

社員が写る写真

社員の顔写真や名前は個人情報です。会社案内は社外に配布し、Webにも掲載されるため、撮影前に用途（会社案内、Webサイト、採用広告など）を説明して本人の了解を得ます。退職者が写った写真をいつまで使うか（次の改訂まで、など）も決めておきます。

了解の取り方は、撮影時の同意書が確実です。用途を「会社案内およびWebサイト」と限定して同意を得た写真を、後から求人広告に使う場合は、改めて本人の了解を取りましょう。

制作の進め方

原稿は社内で書き、デザインと撮影を外部に頼むと費用を抑えられます。社内報の記事の書き方（→社内広報の進め方）のノウハウが使えます。

紙とPDF・Web

印刷物は一度刷ると修正できません。部数は1年で使い切る量にとどめ、普段はPDFとWebで配布し、紙は来客・式典・展示会用に絞ると、更新のたびに在庫を捨てる無駄がなくなります。

更新を管理する

• 表紙か裏表紙に**「〇年〇月発行」**を入れる
• 更新のきっかけ（代表者交代、本店移転、資本金変更、組織変更、拠点の開設・閉鎖）を一覧にしておく
• 年1回、従業員数や数値データを更新する
• 古い版のPDFが社内で使われないよう、共有フォルダの最新版を1つにする

本社の移転時は、会社案内・名刺・Webサイトなどの変更をまとめて行います（→オフィス移転の進め方、名刺の管理）。

まとめ

• 「誰に、何をしてもらうための資料か」を決め、共通の会社概要＋目的別資料に分ける
• 会社概要は登記事項と一致させ、数値には時点と根拠を付ける
• 採用に使う場合は職業安定法の的確表示を意識し、人事と内容を確認する
• 写真・デザインの著作権と利用範囲は契約で決め、社員の写真は用途を示して了解を得る
• 発行年月を入れ、登記や組織の変更に合わせて更新する