役員変更・本店移転など登記変更の期限と総務の段取り：2週間以内の登記と、その後の届出

役員の改選、代表者の交代、本店の移転、商号や事業目的の変更。こうした会社の基本情報の変更は、登記をして初めて社外に示すことができます。登記には期限があり、忘れると過料の対象になります。小さな会社では総務が段取りを担うことが多いので、期限と流れを押さえておきましょう。

登記の期限は「2週間以内」

会社法第915条第1項により、登記事項に変更が生じたときは、2週間以内に、本店の所在地において変更の登記をしなければなりません。

よくある登記事項の変更

申請書の様式と記載例は、法務局の「商業・法人登記の申請書様式」で公開されています。

役員変更の登記と任期の管理

再任でも登記が必要

法務省は、役員が再任された場合でも役員変更の登記が必要だと注意を呼びかけています。同じ人が続けて役員になる場合も、法律上は任期満了でいったん退任し、改めて就任したことになるためです（登記上は「重任」と表示されます）。

任期の基本

自社の任期は定款で確認します。任期を10年にしている会社では、改選を忘れやすいので特に注意してください。

最後の登記から12年を経過した株式会社は「休眠会社」として扱われ、届出をしないと解散したものとみなされることがあります。任期を10年にしている会社で役員変更の登記を忘れていると、この対象になりかねません。

役員の任期一覧を作る

この一覧を、契約書や許認可の更新期限と同じように期限管理の対象にしておくと安全です（「契約書管理の基本」、契約書管理台帳）。

定時株主総会から登記までの段取り

添付書類は、役員の種類や就任・再任の別、取締役会の有無などで変わります。法務局の記載例を確認するか、司法書士に確認してください。登記申請に使う会社の実印の管理は「印章管理と押印規程のつくり方」と印章管理簿・押印申請簿で整理できます。

代表取締役等の住所の非表示

2024年10月1日から、一定の要件を満たす株式会社は、代表取締役などの住所の一部（市区町村より後）を登記事項証明書などに表示しないよう申し出ることができるようになりました（代表取締役等住所非表示措置）。申出は住所が登記される登記の申請と同時に行う必要があり、上場会社以外は所定の書面の添付が求められます。利用する場合は、法務省の案内で要件を確認してください。

本店移転の登記

本店移転では、移転先が今と同じ法務局の管轄内か、管轄外かで手続きが変わります。

定款に本店の所在地を「東京都千代田区」のように最小行政区画まで書いている場合、区をまたぐ移転では定款変更（株主総会の特別決議）が必要になります。移転日より前に登記を申請することはできないので、実際の移転日を社内で1日に決めておきます。

オフィス移転に伴う労働基準監督署・ハローワーク・年金事務所などへの届出は「オフィス移転の総務チェックリスト」とオフィス移転チェックリストにまとめています。

登記の後に必要な届出・変更

登記が終わったら、登記事項証明書を取得して各所への届出を進めます。変更の内容によって必要な届出が違うので、表で確認してください。

インボイス（適格請求書発行事業者）の登録事項に変更がある場合も手続きが必要です。法人の名称や本店所在地の変更を記載した異動届出書を提出していれば、別途の変更届出書は不要とされています。

社内での変更

• 会社案内、ウェブサイト、名刺、封筒、請求書のひな形
• 契約書のひな形と、締結済み契約の相手方への通知
• 就業規則・社内規程の会社名・代表者名の記載（「社内規程の体系と管理」）
• 許認可（業種ごとの許可・登録）の変更届

年間の流れに組み込む

役員変更の登記は、多くの会社で定時株主総会の後に発生します。3月決算の会社なら6月の総会後、7月上旬までに登記を終えるのが一般的な流れです。月次の業務カレンダー（「6月にやること」）に、総会・登記・届出の予定を書き込んでおきましょう。

まとめ

• 登記事項に変更が生じたら、2週間以内に本店所在地で変更の登記をする。遅れると代表者に過料が科される可能性がある
• 役員は再任でも登記が必要。定款で任期を確認し、任期一覧で改選時期を管理する
• 登記の後は税務署・自治体・年金事務所・労働保険などへの届出が続く。登記事項証明書を早めに取得して並行して進める