書類のスキャン代行サービスの選び方｜電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件、委託先の確認、原本の廃棄までの流れ

キャビネットに積み上がった請求書や領収書、保存期間の残る契約書の控え。電子化すれば場所も探す手間も減りますが、自社でスキャンするには人手が足りません。そうしたときの選択肢が、スキャン代行（電子化代行）サービスです。

この記事では、国税関係書類を電子帳簿保存法のスキャナ保存で扱う場合の要件と、スキャン代行の委託先を比べるときの確認点を、特定の事業者に寄らずに整理します。電子化した書類を保管するシステムは文書管理システムの選び方、届いた請求書を受け取る段階からの電子化は請求書受領サービスの選び方で解説しています。

スキャナ保存の主な要件

電子帳簿保存法では、取引先から受け取った請求書・領収書などの国税関係書類を、一定の要件のもとでスキャンした画像で保存できます（スキャナ保存）。決算関係書類（貸借対照表・損益計算書・棚卸表など）は対象外です。国税庁の一問一答に沿って、主な要件をまとめます。

2024年1月1日以後に保存する書類からは、解像度・階調・大きさの情報の保存や、入力者等の情報の確認の要件が廃止され、帳簿との相互関連性は重要書類に限られました。

入力期間の「最長2か月」は暦の上での2か月です。国税庁の一問一答は、4月21日に受け取った書類なら、最長2か月は6月20日で、そのおおむね7営業日後までに入力すればよいという例を示しています。

スキャン代行で特に確認すること：入力期間

スキャン代行を使うと、「社内で受け取る→まとめて発送する→業者で読み取る→データが戻る」という流れになります。この日数が入力期間に収まるかが、いちばんの確認点です。

月に1回まとめて送る運用なら、規程を定めて業務処理サイクルの方式を使うことになります。規程の内容は、税理士とも相談して決めます。

委託先を比べるときのポイント

料金の決め方（枚数・箱数・書類の種類など）や対応範囲は事業者によって異なり、変わることもあります。必ず各社の最新の案内と見積りで確認します。

要件への対応

要件を満たすかどうかは、業者のサービスだけでなく、納品された後に保存するシステムも含めて判断します。

書類の受け渡しと作業場所

個人情報・マイナンバーを含む書類

請求書や領収書のほか、社内の書類を電子化する場合は、従業員の個人情報が含まれることがあります。個人データの取扱いを委託する場合、会社には委託先を監督する義務があります（個人情報保護法第25条、ガイドライン）。

• 委託する書類に個人情報が含まれるかを事前に仕分ける
• マイナンバーが記載された書類（扶養控除等申告書など）は、委託してよいか、委託する場合の安全管理措置を確認する。迷う場合は委託の対象から外す
• 契約書に、目的外利用の禁止、再委託の条件、事故時の報告、データと原本の返却・廃棄を入れる

原本を廃棄するまでの流れ

国税庁の一問一答は、要件に沿って保存した後、電子データと紙の記載が同じであること（折れ曲がりがないかなども含む）を確認すれば、紙の原本を即時に廃棄して差し支えないとしています。ただし、入力期間を過ぎてしまった場合などは、紙の保存が必要になることがあります。

社内書類の廃棄の方法は機密書類の廃棄も参照してください。税務以外の法令で紙の保存が求められる書類がないかも、廃棄の前に確認します。

依頼する前に社内で決めること

過去に受け取った重要書類をスキャナ保存する場合は、所轄税務署長への適用届出書の提出など、別の要件があります。

まとめ

• スキャナ保存は、200dpi以上・256階調以上の読取り、入力期間内の入力、タイムスタンプ等、検索機能などの要件を満たす必要がある
• スキャン代行では、社内の受領から業者での読取りまでの日数が入力期間に収まるかを最初に確認する
• 委託先は、要件への対応、受け渡しと作業場所の管理、原本の扱い、個人情報・マイナンバーの扱いで比べる
• 料金や機能は各社の最新の案内と見積りで確認し、規程の内容は税理士とも相談する