文書管理規程（保存期間表つき）【無料テンプレート】
文書の定義と分類、管理責任者、保管と保存、電子化と電子データの管理、持出し、廃棄の手続と記録を条文にした文書管理規程のひな形です。会社法・法人税法・労働基準法・労働安全衛生規則・社会保険関係の法令にもとづく主な書類の保存期間表を別表として付けています。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 書類の保存・廃棄ルールを作るとき、書庫の整理や文書の電子化を始めるとき
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
会社の書類は、会社法、法人税法、労働基準法などの法令ごとに保存期間が決まっています。期間だけでなく、「いつから数えるか（起算日）」も書類ごとに違います。文書管理規程は、こうした法令上の期間をもとに、社内でどの書類を、誰が、どこに、何年保存し、どう廃棄するかを決めるための規程です。
このひな形は、本文で文書管理の手続を定め、別表に主な書類の保存期間をまとめています。別表の「法令上の期間」は、一般的な株式会社を想定した主なものです。業種によっては、ほかの法令（建設業法、医療法、古物営業法など）で保存期間が決まっている書類があります。
このファイルはひな形です。 自社の書類の実態と業種に合わせて修正し、法令上の期間は税理士・社会保険労務士などの専門家に確認してから運用してください。
使い方
- 別表の「社内の保存期間」の列を決めます。法令上の期間より短くはできません。訴訟や問い合わせへの備えとして、法令より長めに設定する会社もあります。
- 自社にある書類を部署ごとに洗い出し、別表に行を追加します。契約書は契約書管理台帳と組み合わせて管理すると、更新・終了日と保存期限を一緒に追えます。
- 起算日の数え方を第8条で統一します。「作成日の属する事業年度の末日の翌日から」のように決めておくと、年に1回まとめて廃棄判定ができます。
- 年に1回、廃棄の対象を洗い出し、第13条の手続で承認と記録を行います。
記入時の注意
- 労働関係の書類は「法律上5年・当分の間3年」：労働基準法第109条の書類（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿など）は、法律上5年ですが、経過措置により当分の間は3年です。社内では5年で設定しておくと、経過措置が終わっても見直しが不要です。
- 法人税の帳簿書類は原則7年：確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。欠損金が生じた事業年度は10年間になります。
- 電子データも規程の対象：電子取引のデータは、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する必要があります。紙をスキャンして原本を捨てる場合も、同法のスキャナ保存の要件を確認してください。
- 個人情報・マイナンバーを含む書類は、保存期間が過ぎたら速やかに廃棄します。マイナンバーは、所管法令で定められた保存期間を経過したら、できるだけ速やかに廃棄・削除することが求められます。
内容のプレビュー
文書管理規程
制定 ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
株式会社＿＿＿＿＿＿＿＿
第1章 総則
第1条（目的）
この規程は、会社の文書の作成、保管、保存、持出しおよび廃棄に関する基準を定め、業務の効率化、法令の遵守および情報の適切な管理を図ることを目的とする。
第2条（定義）
この規程において「文書」とは、業務上作成し、または受領した書類、帳簿、図面、写真等の紙の記録、および電子メール、電子ファイル、システム上のデータ等の電磁的記録をいう。
第3条（適用範囲）
この規程は、会社のすべての部署および役員・従業員（契約社員、パートタイマー、派遣社員を含む）に適用する。
第4条（文書管理の原則）
-
文書は、会社の財産であり、個人の所有物ではない。
-
文書は、必要なときにすぐ取り出せるよう、分類・整理して保管する。
-
保存期間を過ぎた文書は、この規程の手続により速やかに廃棄する。
第2章 管理体制
第5条（文書管理責任者）
-
会社全体の文書管理の統括責任者は＿＿＿＿部長とする。
-
各部署の長は、その部署の文書管理責任者として、部署内の文書の管理に責任を負う。
-
文書管理責任者は、部署内に文書管理担当者を置くことができる。
第6条（総務部の役割）
＿＿＿＿部は、次の業務を行う。
（1）文書の分類基準および保存期間表（別表）の維持・改定
（2）書庫および共有フォルダ等の保存場所の管理
（3）年1回の廃棄対象文書の取りまとめと廃棄の実施
（4）文書管理に関する教育
第3章 保管と保存
第7条（分類と表示）
-
文書は、別表の分類に従い整理する。
-
紙の文書は、ファイルの背表紙等に、文書名、部署名、作成年度、保存期間、廃棄予定年度を表示する。
-
電子ファイルは、共有フォルダまたは文書管理システムの所定の場所に保存し、ファイル名は「作成日（YYYYMMDD）_文書名_部署名」の形式とする。
第8条（保存期間）
-
文書の保存期間は、別表のとおりとする。別表にない文書の保存期間は、文書管理責任者が＿＿＿＿部と協議して定める。
-
保存期間の起算日は、法令に定めがある場合を除き、文書の作成日または受領日の属する事業年度の末日の翌日とする。
-
訴訟、調査、監査その他の理由で必要がある場合は、保存期間を延長することができる。
第9条（保管場所）
-
当年度および前年度の文書は、各部署で保管する。
-
前項以外の保存期間中の文書は、書庫または文書管理システムに移管して保存する。
-
重要な契約書、登記関係書類、株主総会・取締役会の議事録など重要な原本は、施錠できる耐火金庫等に保管する。
第10条（電子化と電子データの保存）
-
紙の文書を電子化して保存する場合は、法令（電子帳簿保存法等）の要件を満たす方法による。法令上、紙の原本の保存が必要な文書は、電子化した後も原本を保存する。
-
電子取引により授受した取引情報は、電子帳簿保存法の定めにより、電磁的記録のまま保存する。
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電子データは、アクセス権限を設定し、定期的にバックアップを取る。
-
業務用の電子データを、個人のパソコンのみや私物の記録媒体、会社が許可していないクラウドサービスに保存してはならない。
第4章 利用と持出し
第11条（閲覧・貸出し）
-
他部署の文書を閲覧・借用する場合は、その部署の文書管理責任者の承認を受ける。
-
書庫の文書を借り出す場合は、所定の貸出簿に記録し、＿＿日以内に返却する。
第12条（持出し）
-
文書を社外に持ち出す場合は、所属長の承認を受ける。個人情報・機密情報を含む文書は、情報セキュリティ関連規程および個人情報取扱規程による。
-
持ち出した文書は、紛失・盗難・のぞき見がないよう注意して取り扱い、用務が終わったら速やかに返却する。
第5章 廃棄
第13条（廃棄の手続）
-
保存期間が満了した文書は、文書管理責任者が廃棄対象として一覧にまとめ、毎年＿＿月に＿＿＿＿部に提出する。
-
＿＿＿＿部長は、廃棄対象の一覧を確認し、廃棄を承認する。
-
廃棄した文書は、文書名、保存期間、廃棄日、廃棄方法、承認者を記録した廃棄記録を作成し、＿＿年間保存する。
第14条（廃棄の方法）
-
個人情報、マイナンバー、機密情報を含む紙の文書は、シュレッダーによる裁断、溶解処理または焼却により、復元できない方法で廃棄する。外部業者に委託する場合は、廃棄証明書を受け取る。
-
電子データは、復元できない方法で削除する。記録媒体を廃棄する場合は、物理的な破壊またはデータ消去ソフトによる消去を行う。
附則
-
この規程は、＿＿＿＿年＿＿月＿＿日から施行する。
-
この規程の改廃は、＿＿＿＿＿＿の承認による。
| 改定日 | 改定内容 | 承認者 |
|---|---|---|
| ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 | 制定 | ＿＿＿＿＿＿ |
| ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿＿＿＿＿ |
別表 文書保存期間表
| 分類 | 文書名 | 法令上の期間・起算日 | 根拠 | 社内の保存期間 | 主管部署 |
|---|---|---|---|---|---|
| 株主総会 | 株主総会議事録 | 総会の日から10年（本店備置き） | 会社法第318条 | □永久 □＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 取締役会 | 取締役会議事録 | 取締役会の日から10年（本店備置き） | 会社法第371条 | □永久 □＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 登記・定款 | 定款、登記事項証明書の写し、株主名簿 | （現行のものを備置き） | 会社法 | 永久 | ＿＿＿＿ |
| 会計 | 会計帳簿・事業に関する重要な資料 | 帳簿閉鎖の時から10年 | 会社法第432条 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 会計 | 計算書類（貸借対照表・損益計算書等）・附属明細書 | 作成した時から10年 | 会社法第435条 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 税務 | 法人税の帳簿書類（総勘定元帳、仕訳帳、請求書、領収書、契約書等） | 確定申告書の提出期限の翌日から7年（欠損金が生じた事業年度は10年） | 法人税法 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 労務 | 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿・タイムカード、雇入れ・退職に関する書類 | 法律上5年（当分の間3年）。起算日は書類ごとに定め | 労働基準法第109条・第143条 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 労務 | 年次有給休暇管理簿 | 法律上5年（当分の間3年） | 労働基準法施行規則 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 労務 | 36協定その他の労使協定 | 協定の種類により保存義務・期間が異なるため個別に確認 | 労働基準法施行規則 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 安全衛生 | 健康診断個人票 | 5年 | 労働安全衛生規則第51条 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 社会保険 | 健康保険・厚生年金保険に関する書類 | 完結の日から2年 | 健康保険法施行規則第34条ほか | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 雇用保険 | 雇用保険の被保険者に関する書類 | 完結の日から4年 | 雇用保険法施行規則第143条 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 雇用保険 | 雇用保険に関するその他の書類 | 完結の日から2年 | 雇用保険法施行規則第143条 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 源泉徴収 | 給与所得者の扶養控除等申告書など | 提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年 | 所得税法施行規則第76条の3 | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 契約 | 取引基本契約書・業務委託契約書等 | （税務上の書類として7年。契約終了後も紛争に備えて保存） | 法人税法ほか | 契約終了後＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 社内 | 社内規程（現行・改廃履歴） | － | － | 永久 | ＿＿＿＿ |
| 社内 | 稟議書・決裁文書 | － | － | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
| 社内 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿＿＿ | ＿＿＿＿ | ＿＿年 | ＿＿＿＿ |
※法令上の期間は主なものです。業種固有の法令や、電子帳簿保存法の要件は別途確認してください。
※このひな形は一般的な規定例です。自社の実情に合わせて修正し、専門家に確認のうえご利用ください。