是正勧告を受けたあとの是正報告書をAIで下書きする：指摘事項の整理、是正内容の書き方、添付資料の一覧づくり

労働基準監督署の調査が終わり、是正勧告書と指導票を受け取った。期日は1か月後。何をどこまで書けばよいのか分からず、社内の調整に追われて報告書が後回しになる。一人で労務を担当する人にとって、よくある場面です。

この記事では、是正報告書の作成を生成AIで下書きする手順を紹介します。調査の流れや確認される帳簿は労働基準監督署の臨検（定期監督）への備えで解説しています。

是正報告書とは

厚生労働省のパンフレットによると、労働基準監督官は、調査で法違反を確認すると是正勧告書を、改善が望ましい事項については指導票を交付します。会社は指定された期日までに是正し、その内容を是正報告書で労働基準監督署に報告します。

富山労働局は、是正勧告または指導を受けた際に提出する報告書の様式を掲載しています。勧告の内容によっては、賃金の遡及支払いや時間外・休日労働の削減について、別の報告書を求められることもあります。様式や書き方が分からない点は、所轄の労働基準監督署に確認するのが確実です。

AIに任せること・任せないこと

AIの文章は読みやすく整いますが、実際に行っていない是正を書くことは絶対に避けます。報告書は事実の報告です。

入力しない情報

• 入力しない：従業員の氏名・社員番号、個別の労働時間や残業時間、個別の賃金額、健康状態
• 特に注意する：労働者の申告がきっかけの調査で、申告した人を推測できる情報
• 入力してよい形：「36協定の特別条項の上限を超えて時間外労働をさせていた（対象者数名）」のような、人を特定しない記述

是正のために従業員ごとの数字を扱う作業は、社内の表計算で行います。個人情報保護委員会も、生成AIサービスに個人情報を入力する際の注意を呼びかけています。社内のAI利用ルールも確認してください（→社内の生成AI利用ガイドライン）。

手順1：指摘事項を一覧にする

あなたは中小企業の労務担当者を支援するアシスタントです。
次は労働基準監督署から受け取った是正勧告書と指導票の内容です
（個人名は削除済み）。
「番号」「種類（是正勧告・指導）」「指摘の内容」「関係する書類・制度」
「是正期日」の列の表にしてください。原文にないことは書かないでください。

（勧告書・指導票の記載を書き写す）

手順2：是正内容を社内で決める

一覧をもとに、指摘ごとに是正の方法を決めます。ここはAIに決めさせず、経営者と現場の責任者と話し合います。

• 36協定の上限超過：業務の配分、人員、残業の事前申請の仕組みを見直す（→36協定の基本）
• 割増賃金の未払：計算方法を正し、対象期間の差額を支払う（→残業代の計算）
• 労働時間の把握：客観的な記録の方法に改める（→労働時間の把握）
• 健康診断の未実施：受診の日程を決め、実施する（→健康診断の実務）

手順3：報告書の文章に整える

次は、指摘事項ごとに社内で決めて実施した是正の内容のメモです。
是正報告書に書く文章として、指摘事項ごとに
「是正の内容」「是正の完了日」「添付資料」の形に整えてください。
条件：
・メモにない対策や数字は書かない
・「今後気をつけます」のような抽象的な表現ではなく、変えた仕組みを書く
・完了していないものは「未完了」とし、理由と予定日の欄を空けておく

（是正内容のメモを貼る）

手順4：添付資料をそろえる

上の是正内容ごとに、是正を確かめられる資料の候補を一覧にしてください。
例：改定した36協定届の控え、差額を支払った賃金台帳の写し、
修正した就業規則の該当ページ。

候補の一覧は、そのまま提出するものではありません。監督官から指示された資料を優先し、足りないものを確認します。

社内の進め方の目安

是正期日までの時間は限られています。勧告を受けた日から、次のように進めると間に合わせやすくなります。

経営者への報告にもAIを使えます。「指摘の内容」「会社への影響」「是正にかかる費用と時間の見込み」の3点でA4・1枚にまとめさせると、判断を得やすくなります。ただし、費用の見込みの数字は人が計算して入れます。

提出前のチェック

• □ 指摘事項の番号と内容が、勧告書・指導票の原本と一致しているか
• □ 実際に行った是正だけが書かれているか
• □ 未払賃金の金額を、人が二重に確認したか
• □ 期日までに完了しない事項は、事前に担当の監督官に相談したか
• □ 添付資料に、不要な個人の情報が含まれていないか（必要な範囲に絞る）
• □ 提出した報告書と添付資料の控えを保存したか

よくある失敗

まとめ

• 是正勧告書・指導票を受けたら、指摘事項ごとに是正の内容・完了日・添付資料をまとめて報告する
• AIには、指摘事項の一覧、報告書の文章の下書き、添付資料の候補づくりを任せる
• 是正の方法、未払賃金の計算、法令の解釈は人が行い、実際に行っていない是正は書かない
• 従業員の氏名や個別の労働時間・賃金、申告者を推測できる情報はAIに入力しない

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