売掛金の督促メール・督促状をAIで段階別に下書きする：1回目の確認から内容証明の前まで、送る前の確認手順

取引先からの入金が遅れたとき、最初の連絡は営業担当がメールで、2回目からは総務・経理が会社名義の書面で、という会社が多いはずです。ところが督促の文面は年に数回しか書かないため、毎回ゼロから考えることになり、丁寧すぎて伝わらない、逆に強すぎて関係がこじれる、ということが起こります。

この記事では、督促の段階ごとの文面の型を生成AIで作り、案件ごとに差し込んで使う手順を解説します。回収の全体の流れや時効の考え方は売掛金が未払いのときの回収手順を参照してください。

AIに任せること・任せないこと

取引先の情報や金額は、AIに渡す必要がありません。文面は「〇〇株式会社」「金＿＿円」のような差し込み欄で作り、送るときに人が埋めます。担当者の氏名やメールアドレスは個人情報に当たるため、個人情報保護委員会が注意を呼びかけているとおり、生成AIに入力しない運用にしておくのが安全です。

督促の段階と文面の強さ

文面の型は、段階ごとに目的と強さを決めてから作ります。

段階3以降で「法的手続を検討します」と書く場合は、本当に支払督促や訴訟を検討する前提で書きます。実行する予定のない予告は、相手との関係を悪くするだけで効果が続きません。

手順1：自社の事実を整理する

文面を作る前に、次の事実を社内で確認します。未払いの原因が自社側（請求書の未着、宛先の誤り、検収の未了）にあることも珍しくありません。

• 請求書の送付日・送付方法・宛先、請求金額、本来の支払期日
• 納品と検収が終わっているか。相手から数量や品質への異議が出ていないか
• 契約書や発注書の支払条件（締め日・支払日・振込手数料の負担）
• これまでの連絡の記録（日時・相手・内容）

この段階はAIを使わず、社内の記録で確かめます。

手順2：段階別の文面の型を作らせる

売掛金の入金が遅れている取引先に送る督促の文面の型を作ってください。
段階は次の4つです。
1 確認（営業担当からのメール。行き違いを前提にした問い合わせ）
2 依頼（総務からのメール兼書面。新しい支払期限を示す）
3 督促（会社名義の書面。再度の期限と、応じない場合は対応を検討する旨）
4 最終通知（会社名義の書面。期限までに支払いがない場合は法的手続を検討する旨）
条件：
・会社名、担当者名、金額、請求書番号、期限、振込先は「＿＿＿＿」の差し込み欄にする
・各段階に件名の案を2つ付ける
・「本状と行き違いでお支払い済みの場合はご容赦ください」の一文を入れる
・威圧的な表現、相手の信用を傷つける表現、第三者への連絡をほのめかす表現は使わない
・段階ごとに、送る前に確認すべき点を3つ挙げる

出てきた型は、そのまま使わずに次の点を見直します。

手順3：案件ごとに調整する

型ができたら、案件の事情に合わせて調整させます。このときも、相手の名前や金額は伏せたまま、状況だけを伝えます。

次の状況に合わせて、段階2の文面を調整してください。
・取引は3年続いており、これまで遅れはなかった
・先方の経理担当が交代したと聞いている
・関係は維持したいので、請求書の再送も申し出たい
差し込み欄は残したままにしてください。

調整した文面に人が実データを差し込み、上長の確認を経てから送ります。送った日時と方法、相手の反応は、督促の記録として残します。回収できなかった場合の税務処理（貸倒損失）を判断するときにも使います。

手順4：時効と次の手続を人が確かめる

文面とは別に、次の点は人が確認します。

• 売掛金は、権利を行使できることを知った時から5年で時効にかかるのが原則です（民法第166条）。古い債権は日付を確かめます
• 内容証明郵便などの催告は、時効の完成を6か月猶予するだけです（第150条）。その間に支払督促や訴えの提起を検討します
• 相手が分割払いを求めてきたら、支払計画を書面でもらいます。債務の承認として時効が更新されます（第152条）
• 相手が支払いを争っていなければ支払督促、60万円以下で争いがあれば少額訴訟という使い分けがあります。手続は裁判所の案内で確認します

内容証明郵便の文面は、督促状の型を流用せず、弁護士に確認してもらうと安心です。内容証明の出し方は内容証明郵便の出し方を参照してください。

社内の運用ルールにしておくこと

文面の型を作っても、誰がいつ送るかが決まっていないと、督促は後回しになります。型と一緒に、次の点を社内のルールにしておきます。

型は、実際に使って相手の反応が良かった言い回しを反映しながら、年1回見直します。見直しのときも、取引先名を伏せたまま「この表現で返事が早くなった」という形でAIに伝えれば、型の改善に使えます。

よくある失敗

• 1回目から「督促状」の件名で送り、請求書の未着だったことが後でわかる
• AIの出した「法的措置を講じます」をそのまま使い、実際には何もしないまま時効が近づく
• 取引先名と金額を入れたままのプロンプトを、共有のAIアカウントで使い回す
• 送った文面と日付の記録を残さず、後で催告の時期を証明できない

まとめ

• AIには督促の段階別の文面の型を作らせ、会社名・金額・請求書番号は差し込み欄にする
• 未払いの事実、請求の特定、新しい期限は社内の記録で人が確かめる
• 法的手続の予告は実行する前提で書く。時効の管理と内容証明・裁判所の手続は人が判断し、必要に応じて弁護士に相談する
• 送った文面・日時・相手の反応を記録に残す

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