南海トラフ地震臨時情報が出たときの社内連絡文をAIで事前に用意する：注意・警戒・解除の3種類と、取引先・来訪者向けの案内

南海トラフ地震臨時情報は、最短で2時間程度で発表されます。発表されると、社員から「明日は出社するのか」「出張はどうするのか」という問い合わせが一斉に来ます。そのときに連絡文を一から書いていては、判断も周知も遅れます。

内閣府のガイドライン（2025年8月改訂）は、「臨時情報が発表された時の対応は、あらかじめ決めておく」ことが極めて有効だとしています。この記事では、会社の対応ルールを決めたうえで、連絡文のひな形を生成AIで平時に下書きしておく手順を解説します。臨時情報の仕組みと社内ルールの決め方は南海トラフ地震臨時情報が出たら会社はどうするかを参照してください。

AIに任せること・任せないこと

連絡先などの個人情報は、個人情報保護委員会の注意喚起を踏まえ、生成AIには入力しません。文面の中の拠点名や日付は「＿＿＿＿」の差し込み欄で作ります。

前提：会社の対応ルールを先に決める

AIは文面を整えることはできますが、会社としてどう動くかは決められません。連絡文を作る前に、次の項目を「巨大地震注意」と「巨大地震警戒」に分けて決めておきます。

手順1：3種類の連絡文を作らせる

南海トラフ地震臨時情報が発表されたときに、会社から全社員に送る連絡文の型を作ってください。
種類：
1 巨大地震注意が発表されたとき
2 巨大地震警戒が発表されたとき
3 対応期間が終わり、通常の体制に戻るとき
会社の対応（下の表のとおり）：
（出社・出張・来客・備えの再確認について、注意と警戒の場合の対応を貼り付ける）
条件：
・冒頭に「臨時情報は地震の発生を予知するものではなく、可能性が平常時より高まったことを知らせる情報です」という趣旨を入れる
・拠点名、日付、対応期間、問い合わせ先は「＿＿＿＿」の差し込み欄にする
・「必ず」「確実に」など、不安をあおる表現や断定は使わない
・揺れを感じたらすぐに身を守ること、津波の危険がある場所ではすぐに避難することを入れる
・各文面に、200字以内の短文版（チャット・SMS用）を付ける

手順2：用語と期間を一次情報と照らす

AIの文面には、用語の取り違えや対応期間の誤りが入ることがあります。次の点を、気象庁と内閣府の説明で確認します。

ガイドライン改訂の概要では、臨時情報の発表後、準備が整い次第、内閣府・気象庁の合同記者会見で情報の内容と防災対応が説明されるとしています。連絡文の1通目は会見を待たずに送り、2通目で会見の内容を踏まえて補足する、という2段構えにしておくと、判断が遅れません。

手順3：社外向けの案内も作っておく

社員向けとは別に、取引先や来訪予定者に送る文面も用意します。

南海トラフ地震臨時情報（巨大地震警戒）の発表を受けて、来訪予定の取引先に送る案内の型を作ってください。
・当社の対応期間中は、＿＿＿＿事業所での打合せをオンラインに切り替えたいこと
・相手の判断で延期してもよいこと
・連絡先は「＿＿＿＿」の差し込み欄にする
・丁寧だが短く、300字以内

イベントの中止・延期の案内、配送や納期への影響の連絡など、自社の業種で出しそうな文面を洗い出して、型を増やします。ホームページに載せるお知らせの型も用意しておくと、電話での問い合わせを減らせます。

社外向けの文面では、社内の判断基準や拠点ごとの体制の詳細まで書く必要はありません。相手に影響すること（打合せの形式、納期、問い合わせ先）に絞り、対応期間が終わったら同じ相手に再開の連絡をします。

手順4：登録して訓練で使う

できた文面は、安否確認サービスの一斉配信テンプレート、メールの下書き、チャットの定型文に登録します。送信できる人（総務部長・総務担当・代理）と、送信の承認者を決めておきます。安否確認の仕組みは安否確認の仕組みづくりを参照してください。

年1回の防災訓練で、臨時情報の発表を想定して実際に配信してみると、文面の長さや分かりにくい言葉に気づけます。訓練の組み立ては防災訓練のシナリオと振り返りをAIで作るも参考にしてください。外国籍の社員がいる職場では、やさしい日本語版も用意します（→外国人従業員向けの社内文書を「やさしい日本語」にAIで書き換える）。

よくある失敗

• 会社の対応を決めないまま文面だけ作り、発表時に「詳細は追って連絡」としか送れない
• AIの文面の「巨大地震が発生するおそれが高い」などの断定的な表現をそのまま使い、社員の不安を大きくする
• 対応期間の終了の連絡を出し忘れ、テレワークや出張の制限がいつまで続くのか分からなくなる
• 社員の連絡先一覧を貼り付けて「配信リストを整えて」と頼んでしまう

まとめ

• 連絡文は発表後に考えるのではなく、会社の対応ルールを決めたうえで平時に用意する
• AIには注意・警戒・終了の3種類の型と短文版、社外向けの案内を作らせる
• 用語と対応期間は気象庁・内閣府の説明で確かめ、不安をあおる表現を除く
• 個人情報は入力しない。文面は配信ツールに登録し、訓練で実際に送ってみる

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