内容証明郵便 受領時の対応記録（受領日時・回答期限・報告先・弁護士への相談・回答までの経過）【無料テンプレート】
会社あてに内容証明郵便が届いたときに、受領日時と受け取った人、差出人と請求の内容、回答期限、社内の報告先、保全した資料、弁護士への相談、回答までの経過を1枚に記録する様式です。受領を拒否しない、当日中に責任者へ回すといった初動の確認項目もつけています。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 会社あてに内容証明郵便が届いたとき（取引先・退職者の代理人・債権者などから）
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
内容証明は、いつ、どんな内容の文書を、誰から誰あてに出したかを日本郵便が証明する制度です（郵便法第48条）。会社あてには、取引先からの契約解除の通知、退職者の代理人弁護士からの請求、支払の催告などが届くことがあります。
意思表示は相手方に到達した時から効力を生じ、相手方が正当な理由なく到達を妨げたときは、通常到達すべきであった時に到達したものとみなされます（民法第97条）。受取りを拒否しても通知がなかったことにはならないと考え、受け取ったうえで、いつ・誰が受け取ったかを記録しておくことが大切です。
この様式は、受領から回答までの経過を1件ごとに残すためのものです。担当者が替わっても経緯をたどれるよう、原本と封筒と一緒に保管します。
使い方
- 受け取った人が「1. 受領の記録」をその日のうちに記入し、封筒ごと開封権限のある人に渡します。
- 開封した人が「2. 内容の確認」に請求の内容と回答期限を書き、当日中に責任者へ報告します。
- 関係する契約書・勤怠記録・メールなどを「3. 資料の保全」に書き出し、消去や廃棄をしないよう関係部署に伝えます。
- 請求を認めるかどうかの判断や回答書の作成は、弁護士に相談してから行います。期限内に結論が出ないときは、確認中である旨と回答予定日を連絡するかどうかも相談します。
記入時の注意
- 不在で受け取れなかった場合は、不在配達通知書の保管期限を確認し、再配達の手配を記録します。
- 請求の内容に従業員の個人情報が含まれる場合は、この記録の閲覧者を限ります。
内容のプレビュー
内容証明郵便 受領時の対応記録
管理番号：＿＿＿＿＿＿ 記録者：＿＿＿＿＿＿＿＿
1. 受領の記録
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 受領日時 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 ＿＿時＿＿分 |
| 受け取った人 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 受取りの方法 | □窓口・受付で受領 □不在配達通知書から再配達 □郵便局で受領 |
| 差出人（氏名・名称・住所） | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 代理人の有無 | □なし □あり（弁護士・その他：＿＿＿＿） |
| 受取人（宛名） | □会社 □代表者 □個人名（＿＿＿＿） |
| 配達証明の有無 | □あり □なし □不明 |
| 開封者・開封日時 | ＿＿＿＿ ＿＿月＿＿日＿＿時 |
□ 受領を拒否していない
□ 封筒を含めて原本を保管した（保管場所：＿＿＿＿＿＿＿＿）
2. 内容の確認
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 文書の日付 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 |
| 件名・種類 | □請求 □契約の解除・解約 □催告 □通知 □その他（＿＿＿＿） |
| 求められていること | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 金額 | ＿＿＿＿＿＿円 □記載なし |
| 回答期限 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日（「本書到達後＿＿日以内」など原文：＿＿＿＿） |
| 関係する契約・従業員・案件 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
3. 社内の報告と資料の保全
| 報告先 | 報告日時 | 方法 |
|---|---|---|
| 代表者・担当役員 | ＿＿月＿＿日＿＿時 | □口頭 □メール □写しの回付 |
| 関係部署の責任者 | ＿＿月＿＿日＿＿時 | □口頭 □メール □写しの回付 |
| 保全する資料 | 保管者 | 済 |
|---|---|---|
| 契約書・覚書 | ＿＿＿＿ | □ |
| 勤怠記録・賃金台帳 | ＿＿＿＿ | □ |
| メール・チャットの記録 | ＿＿＿＿ | □ |
| その他（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ | □ |
4. 弁護士への相談
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 相談先 | ＿＿＿＿法律事務所 弁護士＿＿＿＿ |
| 相談日 | ＿＿月＿＿日 |
| 方針 | □回答書を出す □期限延長・確認中の連絡をする □代理人を通じて対応する □その他 |
| 回答の担当 | □会社 □弁護士 |
5. 回答までの経過
| 日付 | 内容 | 対応者 |
|---|---|---|
| ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿＿＿ |
| ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿＿＿ |
| ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿＿＿ |
回答書の発送日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日（□内容証明 □配達証明 □その他：＿＿＿＿）
控えの保管場所：＿＿＿＿＿＿＿＿
6. 終了の記録
終了日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 結果：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
| 確認欄 | 日付 | 氏名 |
|---|---|---|
| 総務担当 | ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿ |
| 責任者 | ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿ |