人事異動の内示文・辞令・社内発表文をAIで下書きする：伝える順番の型と、送る前に人が確かめること

4月や10月の定期異動が近づくと、人事担当者は内示の段取り、辞令の作成、社内への発表文の準備を短い期間でこなすことになります。どの文書も毎回ほぼ同じ型ですが、異動者ごとに少しずつ書き分けが必要で、意外に時間がかかります。

この記事では、人事異動にかかわる文書を生成AIで下書きする手順と、AIに入力しない情報、送る前に人が確かめることを整理します。配置転換・転勤そのもののルールは配置転換・転勤の進め方を参照してください。

AIに任せること・任せないこと

未発表の人事は、社内でも知る人を限っている情報です。生成AIに入力すると、サービスの設定によっては入力内容が提供者側で扱われることがあります。個人情報保護委員会も、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は利用目的の範囲内かを確認し、学習に使われないことなどを十分に確認するよう注意を促しています。

人事異動の文書は、名前を入れなくても下書きできます。記号で下書きして、名前と異動先を戻すのは人が行うと決めておくのが安全です。置き換えの具体的な方法は生成AIに入力する前の個人情報の置き換え手順にまとめています。

文書ごとの下書きの手順

1. 内示の案内（本人への面談の呼び出し）

内示は、正式な発令の前に本人へ異動を伝えることです。メールで異動の内容まで書かず、面談の場で直接伝える会社が多いでしょう。AIには「面談の呼び出し」の文面だけを作らせます。

あなたは中小企業の人事担当者です。
社員に、来期の担当業務について話したいので面談の時間をとってほしい、
という社内メールを作ってください。条件は次のとおりです。
・異動の内容や理由はメールに書かない
・不安をあおらない、短い文面にする
・候補日を3つ示し、都合を返信してもらう形にする
・宛名は「社員A」とする

2. 面談で伝える項目のメモ

面談で漏れなく伝えるための項目一覧もAIで作れます。項目の例は次のとおりです。

• 異動先の部署と担当業務、発令日
• 勤務地の変更の有無、転居の要否
• 賃金・手当の変更の有無（転勤・赴任手当など）
• 引き継ぎの期間と後任
• 本人に確認したいこと（家庭の事情、通勤の変化など）
• 社内への発表の時期と、それまで口外しないでほしいこと

AIの出力に「本人の事情を聴く」項目がなければ、人が加えます。

3. 辞令

辞令は、発令日・氏名・新しい所属と役職を記す定型の文書です。AIには、自社の書式に合わせた定型文の候補を作らせ、氏名と所属は人が書き込みます。

4. 社内発表文

全社や関係部署に向けた発表文は、「発令日」「氏名・新旧の所属」「一言の紹介」の構成が一般的です。AIに一覧表の形で作らせると、人数が多いときも整います。異動の理由や評価にふれる表現が入っていたら削ります。

送る前に人が確かめること

労働契約法第3条は、労働契約は仕事と生活の調和にも配慮しつつ締結し、変更すべきものとしています。AIの文案は「伝え方」を整えるものであり、異動そのものが妥当かどうかの判断は人が行います。

AIが作った文案に、法律の説明や「会社は自由に異動を命じられる」といった断定的な表現が入ることがあります。こうした記述はそのまま使わず、就業規則と一次情報で確かめてください。

日程表の例

転居を伴う場合は、住まい探しや子の転校の準備があるため、内示から発令までの期間を長めにとります。赴任にかかる費用の精算は赴任費用精算書が使えます。

よくある失敗

面談で聴いた家庭の事情は、面談メモにだけ残し、AIの下書きや社内発表の資料には書き写しません。事情に応じて発令日や赴任の時期を調整する場合も、その調整の理由は社内で共有する範囲を限ります。

社内ルールに入れておくこと

• 未発表の人事に関する情報は、記号に置き換えても組織変更の全体像がわかる形ではAIに入力しない
• 会社が契約し、入力内容を学習に使わない設定を確認したサービスだけを使う
• 文案を使うときは、日程と発表の範囲を人事責任者が確認する

社内での生成AIの使い方全体は社内の生成AI利用ガイドラインを参照してください。

まとめ

• 内示の呼び出し、面談メモ、辞令、社内発表文は型が決まっているので、AIで下書きしやすい
• 氏名・異動先・理由・家庭の事情は入力しない。記号で下書きし、名前を戻すのは人が行う
• 送る前に、労働条件の「変更の範囲」との関係、転居を伴う異動での事情の聴き取り、発表の順番を人が確認する
• 異動そのものが妥当かどうかは、就業規則と法令に照らして人が判断する

異動の文書づくりを含め、人事の定型業務のどこにAIを使えるかを整理したいときは、Otsumu株式会社のAIツール診断をご利用ください。