定時株主総会の議事進行シナリオと想定問答をAIで下書きする：議長の台本、説明義務の範囲、議事録との突き合わせまで

非上場の中小企業でも、定時株主総会を実際に開く会社では、議長（多くは社長）の進行台本と、株主からの質問に備えた想定問答を総務が用意することがあります。毎年1回の業務のため、前年の台本を探して日付と数字を直すだけになりがちで、議題の変更に台本が追いついていないこともあります。

この記事では、台本の型と想定問答の下書きを生成AIで作り、事実と数字は人が書類から入れる手順を解説します。総会全体の段取り（招集通知の期限・書面決議・決算公告）は定時株主総会の段取りを参照してください。

AIに任せること・任せないこと

株主名簿の情報は個人情報を含みます。個人情報保護委員会が注意を呼びかけているとおり、生成AIには入力しない運用にします。会社の未公表情報も同様です。AIには「売上高は前期比＿＿％増」のような差し込み欄で文案を作らせます。

手順1：議題と会社の区分を整理する

台本は、会社の機関設計と議題で変わります。AIに渡す前に、次の点を社内で確認します。

• 取締役会・監査役・会計監査人を置いているか（定款・登記事項証明書で確認）
• 報告事項（事業報告の内容など）と決議事項（計算書類の承認、剰余金の配当、役員の選任、定款変更など）
• 会場の総会か、書面決議（会社法第319条、株主全員の同意）か。書面決議なら台本は要りません

計算書類と事業報告を定時総会に提出・提供することは会社法第438条に定めがあり、会計監査人設置会社には報告で足りる場合の特則があります。どちらに当たるかは人が判断し、AIにはその結果を条件として渡します。

手順2：議長の進行台本の型を作らせる

非上場会社（取締役会設置会社・監査役設置会社）の定時株主総会の、議長の進行台本の型を作ってください。
条件：
・報告事項は事業報告の内容の報告。決議事項は第1号議案 計算書類承認、第2号議案 剰余金処分、第3号議案 取締役3名選任
・出席株主数、議決権数、数値、日付、氏名は「＿＿＿＿」の差し込み欄にする
・開会宣言、定足数の報告、監査役の監査報告、質疑、採決、閉会の順にする
・質疑は報告事項と決議事項をまとめて受ける方式にする
・各場面の末尾に、議事録に記載するために記録しておく事項を書く

出てきた台本は、議題の順番と定款の定め（議長になる人、定足数の特則）に合っているかを確認します。

手順3：想定問答を作らせる

想定質問は、数字ではなく論点で洗い出させます。

定時株主総会で株主から出そうな質問を、次の分類ごとに5つずつ挙げてください。
分類：業績と見通し／配当／役員の報酬と選任／人材の採用と定着／取引先・事業のリスク
各質問について、回答の文案を「事実（＿＿＿＿）」「会社の考え」「今後の対応」の3段で作ってください。
数値や固有名詞は差し込み欄にし、推測で埋めないでください。

回答の事実は、計算書類・事業報告・取締役会の資料から担当者が埋め、回答する役員本人に確認してもらいます。

説明義務の範囲を踏まえる

会社法第314条は、取締役等は株主から特定の事項について説明を求められた場合、必要な説明をしなければならないと定めています。説明しなくてよいのは、議題に関しない事項、説明すると株主共同の利益を著しく害する場合、施行規則第71条が定める場合（調査が必要な場合、他の者の権利を侵害する場合、実質的に同じ質問の繰り返しなど）に限られます。

手順4：当日の記録と議事録との突き合わせ

株主総会の議事録には、施行規則第72条で、開催日時・場所、議事の経過の要領と結果、出席した役員の氏名、議長の氏名などを記載します。台本の各場面に「記録する事項」を入れておくと、当日のメモから議事録を作るときに漏れが減ります。議事録の作り方は取締役会・株主総会議事録の作り方と保存を参照してください。

役員の選任など登記が必要な決議をしたときは、2週間以内に変更登記を申請し、株主リストを添付します（法務省の案内を参照）。手続は役員変更・本店移転など登記変更の期限と総務の段取りにまとめています。

準備のスケジュールとAIの使いどころ

台本と想定問答は、招集通知の発送前後から作り始めると、役員の確認に時間をかけられます。

台本を翌年も使える形で残す

総会が終わったら、使った台本と想定問答を「型」と「その年の記入済み版」に分けて保存します。型には差し込み欄だけを残し、記入済み版は株主の情報を含むため、保存場所とアクセスできる人を限定します。

翌年は、型と新しい議題をAIに渡して差分を作らせれば、前年の数値や議題が残る失敗を防げます。当日に実際に出た質問は、質問した株主が特定できない形で論点だけを想定問答の候補に追加しておくと、回答の準備が年々厚くなります。

よくある失敗

• 前年の台本を流用し、今年は議題にない定款変更の読み上げが残っている
• AIが作った想定問答の数字を確かめずに手元資料に入れ、当日に誤った数値を答える
• 株主名簿をそのまま入力して「議決権数を集計して」と頼んでしまう
• 説明を控える理由を準備せず、議長が答えに詰まる

まとめ

• AIには台本の型、想定質問の洗い出し、回答の言い回しを任せ、数値と事実は書類から人が入れる
• 説明義務（会社法第314条）を踏まえ、説明を控えるときは理由を添える回答案にする
• 株主の情報と未公表情報はAIに入力しない
• 台本に議事録の記載事項を入れておき、総会後の議事録作成と登記につなげる

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