事故・トラブルの経過をAIで時系列の事実確認メモにする：備品の破損・誤発注・情報の誤送信で、報告と再発防止に使える記録の作り方

社用のノートPCを落として壊した、発注数を一桁間違えた、取引先あてのメールを別の会社に送ってしまった。こうしたトラブルが起きると、当事者・上司・取引先からの話がばらばらに届き、何がいつ起きたのかがすぐにはわかりません。

この記事では、関係者の聞き取りメモを生成AIで時系列に整理し、事実確認メモを作る手順を解説します。損害を社員に負担させられるかという法律の問題は社員のミスで会社に損害が出たら弁償させられる？、社用車の事故は社用車の事故対応マニュアル、労働災害は労働者死傷病報告の記入をAIで整理するを参照してください。

まず法令で決まった報告を優先する

記録の整理は大切ですが、法令で期限が決まっている報告は、整理が終わるのを待ちません。

個人データの漏えいの対応は個人情報・マイナンバー管理の基本で詳しく扱っています。

AIに任せること・任せないこと

個人データが関わるトラブルでは、データそのものをAIに渡してはいけません。「顧客名簿（約300件、氏名・電話番号）」のように、種類と件数だけを書きます。

手順1：聞き取りメモを集めて置き換える

当事者、上司、発見した人など、関わった人ごとにメモを残します。メモには、聞いた日時と聞いた人も書いておきます。

AIに渡す前に、氏名は「当事者A」「上司B」「取引先C社」のように置き換えます。置き換えの対応表は人事の手元だけに残します。

手順2：時系列の事実確認メモにする

次は、社内で起きたトラブルについて、関係者から聞き取ったメモです。
次のルールで整理してください。
・「日時」「出来事」「誰の説明か」「裏づけ（記録・物・画面など）」の表にし、時刻の古い順に並べる
・複数の人の説明が食い違っている箇所は、両方を並べて「食い違い」と書く
・メモにない日時や数字は補わず「不明」と書く
・原因や責任についての意見は表に入れず、別に「意見・推測」として一覧にする

（置き換え後の聞き取りメモ）

できあがった表は、次の3つに色分けして読むと、何が確かなのかが見えます。

手順3：追加で確認することを洗い出す

上の表をもとに、事実を確かめるために追加で確認すべきことを、
「誰に」「何を」「どの記録で」の形で一覧にしてください。
責任の追及を目的とした質問ではなく、経過を確かめる質問にしてください。

当事者への聞き取りは、責める場にしないことが大切です。ミスを報告しにくい雰囲気があると、次のトラブルが隠れてしまいます。

手順4：報告用の文書に整える

事実が固まったら、社内の報告用に整えます。

次の事実確認の表をもとに、社内向けの報告書の下書きを作ってください。
項目は「概要」「発生の経過」「影響の範囲」「とった措置」「原因（確認できた範囲）」
「再発防止策の案」「未確認の点」とします。
原因が確認できていない部分は、推測で書かず「確認中」と書いてください。

再発防止策の案には、ダブルチェックの方法、宛先の確認の仕組み、備品の持ち出しのルールなど、仕組みで防ぐ案を出してもらいます。個人の注意だけに頼る案は、効果が続きにくいためです。

記録と損害の負担の話は分ける

事実確認メモは、何が起きたかを確かめ、再発を防ぐためのものです。損害を本人に負担させるかどうかの判断とは切り離します。

労働基準法は、損害賠償額をあらかじめ決めておく契約を禁止し（第16条）、賃金は全額を支払うことを原則としています（第24条）。厚生労働省の裁判例紹介でも、仕事上のミスについて労働者に請求できる範囲は限られるとする裁判例が紹介されています。事実確認メモに「弁償させる」といった結論を書き込むのは避け、必要な場合は社員のミスで会社に損害が出たら弁償させられる？を確認したうえで、人が慎重に判断します。

よくある失敗

保管のしかた

• 正式な記録は、人が確認して確定した版だけにする
• 聞き取りメモの原本、送信記録、写真などの裏づけ資料とまとめて保管する
• 閲覧できる人を限定する
• AIとのやりとりの履歴を残す設定になっていないか、利用しているサービスの設定を確認する

まとめ

• 交通事故の報告や個人データの漏えい等の報告など、法令で決まった報告は記録の整理より優先する
• AIには、聞き取りメモを時系列に並べ、確認できた事実・本人の説明・未確認の点を分ける作業を任せる
• 原因、責任、再発防止策、損害の負担は人が判断し、事実確認メモには結論を書き込まない
• 氏名・社名・漏えいした個人データそのものはAIに入力しない

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