郵送コストを減らす方法｜料金別納・料金後納の使い分け、書留と特定記録の選び方、電子交付への切り替え

請求書、契約書、年末調整の書類、退職者への源泉徴収票。総務から出ていく郵便物は意外に多く、料金改定のあとは郵送費が目に見えて増えた、という会社も多いはずです。

郵送費の削減は、「安い送り方を探す」より「送る量を減らす」「まとめて出す」のほうが効果が大きくなります。この記事では、その順番で整理します。

まず郵送費を棚卸しする

1か月分の発送記録（郵便物の差出簿、切手の受払簿）から、次の表を作ります。

表にすると、「請求書が全体の半分以上」「書留を必要以上に使っている」といった傾向が見えます。郵便物の受け取り側の運用は郵便物・宅配便の受け取りルールを参照してください。

現在の主な料金

日本郵便の料金表（2026年10月時点）では、主な料金は次のとおりです。最新の料金は日本郵便のサイトで確認してください。

A4の書類を折らずに送ると定形外になり、定形より高くなります。三つ折りで長形3号の封筒に入る書類は定形で送る、というルールだけでも差が出ます。

「送る量」を減らす

削減効果が最も大きいのは、定期的に大量に出している書類を郵送以外に切り替えることです。

源泉徴収票の電子交付

給与所得の源泉徴収票や給与等の支払明細書は、受給者の承諾を得れば、書面に代えて電磁的方法で提供できます。国税庁のQ&Aによると、この2つについては、「期限までに回答がなければ承諾したものとみなす」旨をあらかじめ通知し、期限までに回答がなければ承諾があったものとみなされます。ただし、受給者から請求があれば書面で交付する必要があります。退職者への源泉徴収票も、在職中に承諾を得ておけば電子で渡せます（→退職手続きの流れ）。

「まとめて出す」：料金別納と料金後納

切手を1枚ずつ貼る作業と、切手の在庫管理は、総務の手間と不正のリスクの両方を生みます（切手は換金性があるため、受払簿で管理が必要です）。一定数以上を出すなら、料金をまとめて払う方法に切り替えます。

料金後納は、月の郵送費が請求書1枚にまとまるので、経理処理も楽になります。表示を印刷した封筒を作っておくと、差し出しのたびに表示を押す手間もなくなります。

オプションは目的で選ぶ

「大事な書類だからとりあえず書留」にすると、1通あたりの料金が数倍になります。必要なのが「記録」なのか「補償」なのかで選びます。

到達の事実を証明したい書類（解雇予告や督促など）は、一般書留＋配達証明、または内容証明を使います（→解雇予告の手続き）。

社内ルールにしておく

削減の工夫を担当者の判断に任せると、異動や引き継ぎで元に戻ります。次の項目を文書管理規程や発送マニュアルに書いておきます。

• 書類ごとの標準の送り方（定形・定形外、オプションの有無）
• 書留・速達を使う場合の承認者
• 料金後納の差出票の作成と、月次の利用明細の確認者
• 切手を使う場合の受払簿の記録（購入・使用・残数）
• 年1回の郵送費の見直し

まとめ

• 1か月分の発送を棚卸しし、書類別の通数と費用をつかむ
• 効果が大きいのは、請求書・届出・源泉徴収票など大量に出す書類の電子化
• 同時に10通以上なら料金別納、毎月50通以上なら料金後納を検討する
• 記録だけなら特定記録、補償が必要なら書留と、目的でオプションを選ぶ
• 送り方の標準と承認ルールを規程やマニュアルに残す