有期契約の更新手続きをAIで整える：更新面談の案内・労働条件通知書の明示事項チェック・無期転換の案内文の下書き手順

パートや契約社員が多い会社では、毎月のように誰かの契約期間が終わります。そのたびに、更新面談の案内を送り、労働条件通知書を作り直し、通算5年が近い人には無期転換の案内を出します。文書の型はほぼ同じですが、明示事項の漏れは許されません。

この記事では、有期契約の更新に関わる文書を生成AIで下書きする手順と、更新の判断や雇止めの手続など人が行うことを整理します。制度の詳細は無期転換ルール、雇止めの判断と手続を参照してください。

更新時に明示が必要なこと

厚生労働省のリーフレットによると、2024年4月から労働条件の明示事項が次のように追加されました。

あわせて、最初の契約より後に更新上限を新しく設ける場合や短縮する場合は、その理由をあらかじめ説明することが必要になりました。無期転換申込権が発生する更新のたびに、無期転換後の労働条件を決めるにあたって正社員等とのバランスを考慮した事項（業務の内容、責任の程度、異動の有無・範囲など）を説明するよう努めることも求められています。

初めて無期転換申込権が発生した契約が満了した後も有期契約を更新する場合は、更新のたびに無期転換申込機会と無期転換後の労働条件の明示が必要です。

AIに任せること・任せないこと

更新するかどうかの判断材料は、個人の評価や事情そのものです。AIに渡すのは文書の型と自社の制度の一般的な内容にとどめます。個人情報の置き換え方は生成AIに入力する前の個人情報の置き換え手順にまとめています。

手順1：更新対象者の一覧を作る

まず、契約満了日が近い人を一覧にします。一覧の列の構成をAIに相談し、データの作成は社内の表計算ソフトで行います。

関数の作り方をAIに聞くときは、ダミーデータで試します。

手順2：更新面談の案内と確認項目を作る

パートタイマーとの契約更新面談の案内メールを作ってください。
条件は次のとおりです。
・宛名は「社員A」とする
・現在の契約期間が＿月＿日で満了すること、更新についての面談をしたいことを伝える
・更新するかどうかはまだ決まっていない段階なので、結果を予告する表現は使わない
・本人の希望（勤務日数・時間、更新の希望）を事前に考えておいてほしいと伝える
・候補日を3つ示す

面談で確認する項目のメモもAIで作れます。本人の希望、勤務条件の変更の希望、無期転換の制度の説明の要否などです。

手順3：労働条件通知書の記載漏れをチェックする

通知書の文案ができたら、明示事項のチェック表と照らし合わせます。AIには「チェック表の観点」を作らせ、照合は人が行うか、氏名などを消した文案で行います。

チェックの進め方は労働条件通知書の記載漏れチェックにAIを使うで詳しく解説しています。ひな形は労働条件通知書が使えます。

手順4：無期転換の案内文を作る

無期転換申込権が発生する人には、申込みができることと、転換後の労働条件を案内します。AIには、自社の制度を一般化して伝え、やさしい言葉の案内文を作らせます。

• 申込みの期限（現在の契約期間が満了する日まで）
• 申込みの方法と提出先（無期転換申込書）
• 転換後の労働条件（別紙）と、正社員等とのバランスを考慮した事項の説明
• 申込みをしなくても、これまでどおり更新の判断が行われること

AIの文案に「申し込むと正社員になる」のような不正確な表現が入っていないかを確かめます。無期転換後の労働条件は、別段の定めがない限り、現在の有期契約と同じ労働条件（契約期間を除く）になるのが原則です（労働契約法第18条）。

人が判断・実行すること

AIの文案は「更新する場合の手続」を前提にしていることが多く、更新しない場合の予告や理由の伝え方までは含まれていません。逆に、AIに雇止めの通知文を作らせると、理由の書き方が断定的になったり、事実と違う理由が入ったりすることがあります。雇止めの通知は、理由を人が整理したうえで、自社の様式で作ります。

月次の運用の例

更新しない判断が必要なときは、AIで文書を作る前に、経緯と理由を人が整理し、必要に応じて社会保険労務士や弁護士に相談してください。

まとめ

• 有期契約の更新時には、更新上限、就業場所・業務の変更の範囲、無期転換申込機会と転換後の労働条件の明示が必要
• AIには面談の案内、確認項目、通知書のチェック観点、無期転換の案内文の型を任せる
• 氏名・評価・更新しない理由はAIに入力しない
• 更新の判断、雇止めの予告、更新上限の理由の説明は人が行う

有期契約の更新管理のように件数の多い定型業務を、AIとスプレッドシートでどう回すかを相談したいときは、Otsumu株式会社のAIツール診断をご利用ください。