職場巡視の記録をAIで整理する：衛生管理者・産業医の巡視メモを指摘事項の一覧と改善の進捗表にする手順

毎週の職場巡視で、気になったことをメモしている。でも、そのメモがノートやスマートフォンに散らばり、「先月指摘した通路の荷物は片づいたのか」が分からない。衛生管理者を兼務する総務担当者からよく聞く悩みです。

この記事では、巡視のメモを生成AIで指摘事項の一覧と改善の進捗表に整える手順を紹介します。巡視そのものを減らすのではなく、指摘を改善まで追いかけるための使い方です。

職場巡視のルール

労働安全衛生規則は、衛生管理者と産業医の巡視を次のように定めています。

衛生管理者と産業医の選任が必要になるのは、常時50人以上の労働者を使用する事業場です。50人未満の事業場でも、衛生推進者などが職場を見て回る仕組みを作っておくと、同じ方法で記録を整えられます（→衛生推進者の選任と役割）。

AIに任せること・任せないこと

AIの出力は「整理した下書き」です。有害のおそれがある場面に気づいたら、記録を整える前に、その場で対応します。

入力しない情報

• 入力しない：従業員の氏名、体調不良の訴えの内容、健康診断や面接指導の結果、けがをした人の情報
• 注意する：写真をそのまま読ませること。人の顔や名札、画面に表示された個人の情報が写り込む
• 入力してよい形：「2階倉庫の通路に段ボールが置かれ、幅が狭くなっている」のような、場所と状態の記述

社内のAI利用ルールに沿って使います（→社内の生成AI利用ガイドライン）。

手順1：巡視メモは短く、場所ごとに残す

巡視中は、きれいに書く必要はありません。次の3点だけを、場所ごとに残します。

• どこで（フロア・部屋・設備）
• 何が（状態・気づいたこと）
• その場で何をしたか（声をかけた、片づけた、など）

スマートフォンの音声入力で話しておき、あとで文字起こしをAIに渡す方法も使えます。

手順2：指摘事項の一覧にする

あなたは中小企業の衛生管理者を支援するアシスタントです。
次は今週の職場巡視のメモです。
「番号」「場所」「指摘内容」「区分」「その場の対応」「改善の担当（案）」「期限（案）」
の列の表にしてください。区分は「整理整頓」「温熱・換気」「照明」
「設備・機械」「作業方法」「避難・防火」「その他」から選んでください。
メモにないことは推測で書かず、空欄にしてください。

（巡視メモを貼る）

「推測で書かない」と指示すると、メモにない場所や状態をAIが補うのを防ぎやすくなります。

手順3：進捗表に追記する

指摘事項は、1つの表で管理します。毎週の一覧を追記し、状態を更新します。

次は先週までの進捗表と、今週の指摘事項の一覧です。
今週の指摘のうち、先週までと同じ場所・同じ内容のものを
「再発」として印を付け、進捗表に追記した形で出力してください。

同じ指摘が繰り返される場所は、注意喚起では直らない原因があると考え、置き場所や作業の手順を見直します。

手順4：衛生委員会の報告を下書きする

衛生委員会は毎月1回以上開くことが定められています。巡視の結果は、毎月の固定の議題にすると扱いやすくなります（→衛生委員会の設置と運営、衛生委員会の資料をAIで作る）。

進捗表から、今月の職場巡視の報告を作ってください。
「指摘の件数（区分別）」「完了した主な改善」「未完了で期限を過ぎたもの」
「再発している指摘」「委員会で相談したいこと」の順に、A4・1枚でまとめてください。

巡視で見る項目の例

巡視のたびに見る項目を決めておくと、メモの粒度がそろい、AIでの整理もしやすくなります。次は事務所と倉庫の例です。

この一覧もAIで自社向けに作れます。「当社は事務所と小さな倉庫がある」「夏は倉庫が暑くなる」など、職場の特徴を伝えて、巡視の確認項目を出させ、衛生管理者と産業医で取捨選択します。暑さへの対策は熱中症対策、職場の環境の整え方は職場環境の改善も参考にしてください。

よくある失敗

まとめ

• 衛生管理者は少なくとも毎週1回、産業医は原則毎月1回、作業場を巡視する。有害のおそれがあれば直ちに対応する
• AIには、巡視メモを指摘事項の一覧と進捗表に整える作業と、衛生委員会の報告の下書きを任せる
• 重大さの判断と措置の決定は人が行い、繰り返す指摘は原因を見直す
• 従業員の氏名や体調、健康情報、写真の個人の情報はAIに入力しない

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