プライバシーポリシーをAIで点検する：公表事項の抜け、実際の取扱いとのずれ、読みにくい表現を洗い出す手順

会社ホームページのプライバシーポリシーは、一度作ると見直す機会がなかなかありません。点検にAIを使う場合は、個人情報保護委員会の注意喚起も確認しておきます。その間に、採用サイトを作った、問い合わせフォームのサービスを変えた、アクセス解析を入れた、といった変化が起きていても、文章は昔のままということがよくあります。

この記事では、生成AIを使ってプライバシーポリシーを点検し、直すべき箇所の候補を洗い出す手順を紹介します。プライバシーポリシーに載せる項目そのものは「会社ホームページのプライバシーポリシーの作り方」で解説しています。この記事は、すでにあるポリシーを見直す場面を想定しています。

AIに任せること・任せないこと

AIは法律の条文番号や義務の内容を誤って答えることがあります。「法律上必要です」という回答は、e-Gov法令検索や個人情報保護委員会のガイドラインで必ず確かめてください（→通達・リーフレットの要点整理にAIを使う）。

入力しない情報

点検に使うのは、すでに公開しているポリシーの文章と、個人情報の取扱いの流れを書いたメモだけです。

• 入力しない：問い合わせフォームに届いた内容、応募者や顧客の氏名・連絡先、開示請求の記録、マイナンバーなど実際の個人情報
• 注意する：委託先との契約書そのもの。契約条件など社外秘の情報が含まれる
• 入力してよい形：「採用サイトの応募フォーム → 採用管理サービス（外部）に保存 → 選考終了後◯か月で削除」のような流れのメモ

手順1：取扱いの流れのメモを作る

AIに点検させる前に、会社が実際にどんな個人情報をどう扱っているかを、部署ごとに書き出します。個人情報 管理台帳があれば、それを元にすると早く作れます。

手順2：公表事項の抜けを洗い出す

あなたは中小企業の総務担当者を支援するアシスタントです。
次の「プライバシーポリシー」と「個人情報の取扱いの流れ」を
突き合わせて、次の観点で確認が必要な箇所を表にしてください。

①取扱いの流れにある利用目的が、ポリシーに書かれていない
②ポリシーに書かれている内容が、取扱いの流れと違う
③保有個人データに関して公表が求められる事項
 （事業者の名称・住所・代表者名、利用目的、開示等の請求の手続き、
  安全管理措置、苦情の申出先）のうち、見当たらないもの
④「など」「その他」で範囲がはっきりしない表現

結論を断定せず、「人が確認すべき点」として書いてください。
根拠の条文を挙げる場合は、条文番号に自信がなければ書かないでください。

【プライバシーポリシー】
（現在の文章を貼る）

【個人情報の取扱いの流れ】
（手順1のメモを貼る）

③の項目は、個人情報保護法第32条と施行令で定められた公表事項です。プロンプトに確認項目を明示しておくと、AIが一般論で項目を増減させるのを防げます。安全管理措置の公表の仕方や、開示等の請求の手続きの書き方は、個人情報保護委員会の通則編ガイドラインで確認します（→個人情報の開示請求への対応）。

手順3：Cookie・アクセス解析の記載を確認する

アクセス解析ツールや広告タグを入れている場合、ポリシーの記載が実態に追いついていないことがよくあります。AIに次のように聞くと、確認すべき点が整理できます。

当社のWebサイトでは、次のツールを使っています。
（ツールの種類だけを書く：アクセス解析、問い合わせフォーム、地図の埋め込み など）
プライバシーポリシーで、これらについて確認すべき記載の観点を
一覧にしてください。法令の適用の有無は判断しなくてよいです。

電気通信事業法の外部送信規律の対象になるかどうかは、会社のサイトで提供している内容によって変わります。AIの回答で判断せず、総務省の資料で確認してください。

手順4：読みにくい表現を直す

点検で抜けやずれを直したら、最後に読みやすさを整えます。

次のプライバシーポリシーの文章について、意味を変えずに
読みやすくする書き直し案を作ってください。
- 一文を短くする
- 「当社は〜するものとします」を「当社は〜します」にそろえる
- 変更した箇所が分かるように、変更前と変更後を表で示す

変更前と変更後を表で出させると、意味が変わっていないかを確認しやすくなります。

手順5：公開前に確認すること

• □ AIが挙げた「抜け」を、条文・ガイドラインで確かめたか
• □ 取扱いの流れのメモを、各部署（営業・採用・Webの担当）に確認してもらったか
• □ 利用目的を追加・変更した場合、変更前に取得した情報の扱いを確認したか
• □ 問い合わせ窓口の部署名・連絡先が今も正しいか
• □ 改定日を更新し、社内の個人情報取扱規程と内容がそろっているか

見直しのタイミング

点検は一度で終わらせず、次のタイミングで繰り返します。

• 問い合わせフォーム・採用サイト・メールマガジンなど、個人情報を集める入口を追加・変更したとき
• アクセス解析や広告のツールを入れた・やめたとき
• 個人情報を預ける委託先（クラウドサービスなど）を変えたとき
• 本社の移転や代表者の交代で、公表事項が変わったとき
• 個人情報保護法の改正があったとき

よくある失敗

まとめ

• プライバシーポリシーの点検は、取扱いの流れのメモと突き合わせると、抜けやずれが見つけやすい
• AIには抜け・ずれ・あいまいな表現の候補出しと、書き直し案を任せる。法令上の判断と利用目的の決定は人が行う
• 公表事項は確認項目をプロンプトに明示し、AIの回答は条文で確かめる
• 問い合わせ内容や応募者情報などの実際の個人情報、マイナンバーはAIに入力しない

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