個人情報 開示請求 受付票・回答書（保有個人データの開示等）【無料テンプレート】
個人情報保護法に基づく保有個人データの開示請求を受けたときに使う、受付票（請求内容・本人確認・対象の特定・社内検討の記録）と、本人あての回答書（開示する情報・開示しない情報と理由）の文例です。受付から回答までの経過を残し、同じ人からの再請求や紛争に備えられます。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 従業員・退職者・応募者から、自分の個人情報の開示を求められたとき。受付から本人確認、社内での検討、開示または不開示の通知まで
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
本人は、会社が保有する自分の保有個人データについて、電磁的記録の提供や書面の交付など、本人が指定する方法での開示を請求できます。会社は遅滞なく開示しなければなりません（個人情報保護法第33条）。全部または一部を開示しない場合や、データが存在しない場合も、遅滞なくその旨を通知し、理由の説明に努めます（第33条第3項、第36条）。
不開示にできるのは、本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、他の法令に違反することになる場合に限られます。「紛争に使われそう」という理由だけでは不開示にできません。この受付票は、どの情報をどの理由で開示する・しないと判断したかを、項目ごとに残すためのものです。
使い方
- 請求を受けたら受付日を記入し、「1. 請求の内容」「2. 本人確認」を記録します。受付方法や手数料を定めている場合は、その内容に沿って案内します。
- 「3. 対象の特定と検討」で、関係部署から集めた情報を1行ずつ書き、開示・一部開示・不開示を判断します。他の社員の発言などは黒塗りでの一部開示を検討します。
- 判断が決まったら「回答書」を作り、本人が指定した方法で開示または通知します。回答日と方法を受付票に残します。
記入時の注意
- 「遅滞なく」に日数の定めはありません。本人が訴えで開示を求めるには、請求から2週間の経過が必要とされているため（第39条）、社内では2週間以内の回答を目安にするとよいでしょう。
- 本人確認のために過度な書類を求めないようにします。
- 判断に迷う情報や、労働紛争の前段階と思われる請求は、早めに弁護士に相談してください。
内容のプレビュー
個人情報 開示請求 受付票
受付番号：＿＿＿＿ 受付日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 受付者：＿＿＿＿＿＿＿＿
回答の目安日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日（受付から2週間以内を目安）
1. 請求の内容
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 請求者の氏名 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 請求者の区分 | □在職者 □退職者（退職日：＿＿＿＿） □応募者 □その他（＿＿＿＿） |
| 連絡先 | 住所：＿＿＿＿＿＿ メール：＿＿＿＿＿＿ 電話：＿＿＿＿ |
| 請求の方法 | □所定の請求書 □メール □郵送の書面 □その他（＿＿＿＿） |
| 請求の種類 | □開示 □訂正・追加・削除 □利用停止・消去 □第三者提供の停止 |
| 開示を求める情報（請求者の記載どおり） | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 開示の方法の指定 | □電磁的記録（□PDF □その他：＿＿） □書面の交付 □指定なし |
| 代理人による請求 | □なし □あり（代理人：＿＿＿＿ 確認書類：＿＿＿＿） |
| 手数料 | □定めなし □あり（＿＿＿＿円、受領日：＿＿月＿＿日） |
2. 本人確認
| 確認方法 | 結果 |
|---|---|
| 在職中の登録情報（氏名・生年月日・住所など）との照合 | □一致 □不一致 |
| 本人確認書類の写し（種類：＿＿＿＿） | □受領 □不要 |
| その他（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ |
※本人確認書類の写しは確認後、受付票とともに保管し、保管期間が過ぎたら廃棄します。マイナンバーが記載された面は受け取りません。
3. 対象の特定と検討
| 情報の種類 | 保管部署・場所 | 保有個人データに当たるか | 判断 | 理由（一部開示・不開示の場合） |
|---|---|---|---|---|
| 人事台帳 | ＿＿＿＿ | □当たる □当たらない □存在しない | □開示 □一部開示 □不開示 | ＿＿＿＿＿＿ |
| 人事評価の記録 | ＿＿＿＿ | □当たる □当たらない □存在しない | □開示 □一部開示 □不開示 | ＿＿＿＿＿＿ |
| 面談記録 | ＿＿＿＿ | □当たる □当たらない □存在しない | □開示 □一部開示 □不開示 | ＿＿＿＿＿＿ |
| 勤怠・給与の記録 | ＿＿＿＿ | □当たる □当たらない □存在しない | □開示 □一部開示 □不開示 | ＿＿＿＿＿＿ |
| その他（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ | □当たる □当たらない □存在しない | □開示 □一部開示 □不開示 | ＿＿＿＿＿＿ |
不開示・一部開示の理由の区分：①本人または第三者の生命・身体・財産その他の権利利益を害するおそれ ②業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれ ③他の法令に違反することになる
4. 判断と回答
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 判断者 | ＿＿＿＿＿＿＿＿（役職：＿＿＿＿） |
| 専門家への相談 | □なし □あり（＿＿月＿＿日 相談先：＿＿＿＿） |
| 回答日 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 |
| 回答の方法 | □PDFをメールで送付 □書面を郵送（□簡易書留） □その他（＿＿＿＿） |
| 開示した資料の写しの保管場所 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
保有個人データの開示請求に対する回答書（文例）
＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
＿＿＿＿＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿＿＿＿＿
個人情報の取扱いに関する窓口 ＿＿＿＿＿＿＿＿
保有個人データの開示請求について（回答）
＿＿＿＿年＿＿月＿＿日に受け付けました、あなたの保有個人データの開示請求について、次のとおり回答します。
1. 開示する情報
| 情報 | 開示の方法 | 備考 |
|---|---|---|
| ＿＿＿＿＿＿ | □PDF □書面 | ＿＿＿＿ |
| ＿＿＿＿＿＿ | □PDF □書面 | 第三者に関する記載を黒塗りしています |
2. 開示しない情報とその理由
| 情報 | 開示しない範囲 | 理由 |
|---|---|---|
| ＿＿＿＿＿＿ | □全部 □一部 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
3. 保有していない情報
ご請求のうち、＿＿＿＿＿＿については、当社は保有個人データとして保有していません。
この回答についてのお問い合わせは、下記までご連絡ください。
窓口：＿＿＿＿＿＿＿＿ 電話：＿＿＿＿＿＿ メール：＿＿＿＿＿＿
以上