OJT計画表と習熟度チェックリストをAIで作る：業務の洗い出しから到達目標・確認方法まで

「OJTは現場に任せている」という会社は少なくありません。ただ、計画がないと、指導担当者が忙しい時期は教えることが後回しになり、教える順番や範囲も人によって変わります。新人が「何ができれば一人前なのか」分からないまま、不安を抱えることにもつながります。OJTを含む訓練には、厚生労働省の「人材開発支援助成金」の対象となるコースもあります。

この記事では、生成AIを使ってOJT計画表と習熟度チェックリストを下書きする手順を紹介します。入社後の受け入れ全体は「オンボーディングの進め方」、指導役の仕組みは「メンター制度の作り方」を参照してください。

OJT計画に入れる3つの要素

OJT計画は、次の3つがそろえば十分に機能します。

到達の水準は「見学した」「手順書を見ながらできる」「一人でできる」「人に教えられる」のような段階で書くと、本人も指導担当者も進み具合をつかみやすくなります。厚生労働省の「職業能力評価基準」には、業種・職種ごとに求められる能力の例が整理されているので、業務の洗い出しの参考になります。

入力しない情報

• 入力しない：新入社員の氏名・年齢・経歴、指導担当者が書いた評価やコメント、健康状態や配慮事項、マイナンバー（個人情報保護委員会の注意喚起も参照）
• 注意する：取引先名や社内システムの画面、顧客データが写った手順書。そのまま貼らず、一般化した説明に置き換える
• 入力してよい形：職務の説明、業務の流れ、使うツールの種類（「会計ソフト」「勤怠システム」など）

AIに作らせるのは「この職務の新人向けの計画」です。特定の個人に向けた計画にする調整は、社内で人が行います。

手順1：担当業務を洗い出す

まず、配属先の職務を説明し、業務を分解してもらいます。職務記述書がある場合は、その内容（個人情報を含まない部分）を使うと精度が上がります。

あなたは中小企業の人事担当者を支援するアシスタントです。
当社の経理課（4名）に、来月、経理未経験の中途社員が配属されます。
担当予定の職務は「売掛金の管理」「請求書の発行」「経費精算の確認」「月次決算の補助」です。

それぞれの職務を、新人に教えられる単位の業務（1つ30分〜2時間程度で説明できるもの）に分解し、
表にしてください。列は「職務」「業務」「前提として必要な知識」「教える順番の目安」とします。
当社の固有のルールは分からないので、確認が必要な点は「要確認」と書いてください。

出てきた表は、指導担当者に見せて、抜けている業務や、自社では行っていない業務を直してもらいます。「要確認」と書かれた点は、社内の手順書や規程で確認します。

手順2：週ごとの到達目標を作る

業務の一覧ができたら、時期ごとの到達目標を作ります。

上の業務一覧をもとに、入社後12週間のOJT計画表を作ってください。
条件：
- 列は「週」「業務」「到達目標（見学／手順書を見ながら／一人で／人に教えられる の4段階）」「指導担当」「確認の方法」
- 月末・月初の繁忙期（第4週・第8週・第12週）は新しい業務を入れない
- 1週あたりの新しい業務は3つまで
- 月次決算の補助は、8週目以降に見学から始める

「繁忙期は新しい業務を入れない」「1週あたり3つまで」のように、現場の事情を条件として書くのがポイントです。条件がないと、AIは理想的すぎる計画を作りがちです。入社後90日の全体像は「入社オンボーディング計画表」と組み合わせると管理しやすくなります。

手順3：習熟度チェックリストを作る

到達を判断するためのチェックリストを作ります。「理解している」のようなあいまいな表現を避け、見て確かめられる行動で書くよう指示します。

OJT計画表の各業務について、到達を確認するためのチェック項目を2〜3個ずつ作ってください。
条件：
- 「〜を理解している」ではなく、「〜ができる」「〜を説明できる」のように、見て確かめられる表現にする
- 正しくできたかを確認する方法（成果物の確認、口頭での説明など）を添える

チェック項目の例は次のようになります。

• □ 請求書発行の前に、受注データと契約条件の金額を照合できる
• □ 請求書の記載事項（発行者・登録番号・税率ごとの金額など）を、手順書を見ずに説明できる
• □ 誤りがあった場合の訂正の手順を、手順書の該当箇所を示して説明できる

業務の内容に法令や税務の要件が関わる場合は、AIの書いた要件を国税庁などの一次情報で確認してから載せます。

運用のポイント

計画が遅れても、新人の能力の問題とは限りません。指導担当者の業務が多すぎる、手順書がない、といった原因が多いので、計画の見直しは仕組みの改善として扱います。研修全体の年間計画は「研修計画の立て方」、手順書づくりは「業務マニュアルをAIで作る」も参考になります。

指導担当者の負担を減らす工夫

OJTがうまくいかない原因の多くは、指導担当者が自分の仕事と指導を両立できないことです。計画づくりの段階で、次の点を決めておきます。

AIは、新人がよくする質問への回答例をまとめる用途にも使えます。過去に出た質問を一般化して箇条書きにし、「手順書のどこに追記すればよいか」を相談すると、手順書の改善につながります。

まとめ

• OJT計画は「業務の一覧」「到達目標と時期」「確認の方法」の3点で作る
• AIには業務の分解、週ごとの計画、チェック項目の下書きを任せ、現場の事情は条件として指示する
• 新入社員の氏名・評価・健康情報・マイナンバーなどの個人情報は入力しない。到達の判断は指導担当者が行う

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