オフィス移転の段取りをAIで整理する：逆算スケジュール、住所変更先の洗い出し、社内外への案内文の下書き

「来年の春に本社を移すので、段取りを頼む」。オフィス移転は数年に一度しかないため、前回の担当者がいない、記録も残っていない、という会社が少なくありません。

この記事では、移転の段取りを生成AIで洗い出し、案内文を下書きする手順と、役所の届出の期限を一次情報で確かめる方法を整理します。届出の一覧と提出先の詳細はオフィス移転の届出と段取りで解説しています。

移転で期限が決まっている主な届出

AIに段取りを考えさせる前に、法令で期限が決まっている届出を押さえます。AIはこうした期限を間違えることがあるため、ここは各機関の案内で確認した内容を使います。

管轄が変わるかどうかで、提出先が移転前の機関になるか移転後の機関になるかが変わります。都道府県税・市区町村の届出は、各自治体の案内で確認します。

AIに任せること・任せないこと

取引先への案内文はAIで作れますが、送付先の一覧はAIに渡す必要はありません。宛先の差し込みは、社内の表計算ソフトやメールソフトで行います。

手順1：移転日から逆算した作業の一覧を作る

まず、移転日と規模をAIに伝え、作業の一覧を作らせます。

従業員70名の会社が、同じ市内で本社オフィスを移転します。
移転日は（＿月＿日）、旧オフィスの原状回復の期限は移転の1か月後です。
移転日から逆算して、6か月前・3か月前・1か月前・前週・当日・
移転後2週間・移転後1か月に分けて、総務がやる作業を表にしてください。
役所への届出は「届出（期限は要確認）」とだけ書き、期限は書かないでください。

期限を書かせないのは、AIが誤った期限を書くのを防ぐためです。届出の期限は、前の表で確認したものを人が書き入れます。

出てきた一覧は、情報システム・経理・営業などの各部署に見せて、抜けている作業を足してもらいます。

手順2：住所を変える先を洗い出す

移転で見落としやすいのが、役所以外の住所変更です。AIに分類ごとの叩き台を作らせ、自社に当てはまるものを残します。

通勤経路が変わる従業員は、通勤手当の再申請が必要です。通勤手当の決め方も確認してください。名刺や印刷物は、移転日に間に合うよう早めに発注します。

手順3：社内向けの案内文を作る

従業員には、移転の日程だけでなく、当日の荷造りや新しい通勤経路の申請など、やってほしいことを伝えます。

本社移転について、従業員向けの社内通知の文案を作ってください。
・移転日、新住所、最寄り駅は「＿＿」の空欄
・「全員にやってほしいこと」と「該当する人だけ」を分けて箇条書きにする
・荷造りの締切、通勤経路の申請の締切は空欄
・問い合わせ先は総務

社内通知の書き方は社内通知をAIで作るも参考にしてください。

手順4：取引先向けの案内文を作る

取引先には、新住所と業務の開始日、電話番号が変わるかどうかを知らせます。

• 新住所での業務開始日
• 電話・FAX番号の変更の有無
• 旧住所への郵便物の扱い（郵便局の転送サービスを使うかどうか）
• 請求書の送付先が変わることへの依頼

請求書の送付先や振込先の変更を装った詐欺もあるため、振込先が変わらない場合は「振込先に変更はありません」と明記しておくと、取引先の確認の手間が減ります。

手順5：当日の段取り表を作る

移転当日は、引越し業者、内装業者、回線業者が同時に動きます。時間ごとの段取り表をAIで作り、業者の作業時間は各社に確認して埋めます。

AIの出力で注意すること

• 届出の期限や提出先を、それらしく書いてしまうことがある。期限は必ず各機関の案内で確認したものを使う
• 管轄が変わる場合と変わらない場合の違いを区別しないことがある。移転前と移転後の住所で、それぞれの機関の管轄を確認する
• 消防署への届出、ビルの管理規約に基づく手続きなど、建物ごとに異なる手続きは一覧に入らないことがある。新オフィスのビル管理会社と所轄の消防署に確認する
• 一般的な作業の一覧には、自社に特有の作業（特定の設備の移設など）は入らない。各部署の確認で補う

まとめ

• 移転の届出は期限が短く、社会保険は5日以内、労働保険・雇用保険は10日以内、登記は2週間以内。期限は各機関の案内で確認する
• AIには逆算スケジュール、住所変更先の洗い出し、社内外の案内文、当日の段取り表の下書きを任せる
• AIに期限を書かせず、確認済みの期限を人が書き入れる
• 図面・セキュリティの設定、契約条件、従業員の氏名と座席表、取引先の一覧はAIに入力しない

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