相見積もりの依頼書と比較表をAIで作る：清掃・保守・印刷などの業者選定で条件をそろえる手順

オフィス清掃の業者を見直す、複合機の保守契約を更新する、会社案内を印刷する。総務は年に何度も相見積もりを取ります。ところが、届いた見積書を並べてみると、作業の範囲も単位もばらばらで、「結局どこが安いのか分からない」ということがよくあります。

この記事では、生成AIを使って見積依頼書と比較表を作り、条件をそろえて比べる手順を紹介します。AIの出力の確かめ方はデジタル庁のガイドブックも参考になります。決裁を取るための稟議書の書き方は「稟議書・購入申請をAIで整える」とあわせて使ってください。

比べにくい原因は「依頼の仕方」にある

相見積もりがうまくいかない原因は、多くの場合、依頼の段階にあります。

AIは、この「依頼の段階」で使うと効果が大きくなります。

入力しない情報

• 入力しない：届いた見積書・提案書の原文、取引先名、担当者の氏名・連絡先、見積書に書かれた秘密の条件
• 入力しない：オフィスの住所やセキュリティ設備の詳細（入退室の方法など）、従業員の個人情報、マイナンバー（個人情報保護委員会の注意喚起も参照）
• 置き換えて入力する：業者は「A社・B社・C社」、拠点は「本社（3フロア、延べ約○㎡）」のように概要だけにする

見積書には、業者が他社に知られたくない価格や条件が書かれています。秘密保持の約束がなくても、原文はAIに貼り付けないのが基本です。

手順1：要件を洗い出す

まず、何を頼むのかをAIと一緒に整理します。

あなたは中小企業の総務担当者を支援するアシスタントです。
オフィスの定期清掃を外部業者に委託するため、相見積もりを取ります。
見積もりを依頼する前に決めておくべき要件を、
「作業範囲」「頻度・時間帯」「品質・報告」「契約条件」「その他」に分けて
チェックリストにしてください。各項目に、決めていないと起きる問題を1行で添えてください。

出てきたリストを見ながら、社内で「必須」「あればよい」「不要」に分けます。現場の担当者や利用部署にも見てもらうと、見落としが減ります。

手順2：見積依頼書のひな形を作る

要件が決まったら、業者に渡す見積依頼書を作ります。

次の要件をもとに、業者に送る見積依頼書の本文を作ってください。

条件：
- 「依頼の概要」「作業範囲と数量」「必須条件」「任意の提案」
  「回答期限と提出方法」「回答してほしい項目」の順にする
- 「回答してほしい項目」は表にし、全社が同じ項目で回答できるようにする
  （例：初期費用、月額、単価の根拠、契約期間、解約条件、追加料金が出る条件）
- 金額は税抜・税込のどちらで書くか指定する
- 丁寧だが簡潔なビジネス文書にする

依頼書は、全社に同じものを同じ日に送ります。質問が来たら、回答を全社に共有するのが公平です。

手順3：届いた見積もりを比較表に整理する

見積書が届いたら、人が手順2の「回答してほしい項目」に沿って数字と条件を比較表に書き写します。業者名は記号にしておきます。

この表をAIに渡し、比較の観点を整理させます。

次は、3社の見積もりを同じ項目で整理した比較表です（業者名は記号）。
①条件がそろっていない項目
②業者に確認すべき質問
③3年間の総額を比べるときの計算の前提
を挙げてください。どの業者がよいかの結論は書かないでください。

「C社は追加料金の条件が記載なし」「B社はトイレ清掃が範囲外なので、その分を足して比べる必要がある」といった指摘が出れば、確認の質問にして業者に送ります。

業種ごとに足しておきたい確認項目

総務がよく依頼する業種では、次のような項目を「回答してほしい項目」に加えておくと、後から追加費用が出にくくなります。

この表もAIに下書きさせ、自社で過去に追加費用が出た項目を人が書き足すと、次回から使える「依頼書の部品」になります。

手順4：選定理由を残す

業者を決めたら、選んだ理由と、選ばなかった理由を短く残します。

この記録は、稟議書の「比較」の欄にそのまま使えます。数年後に契約を見直すとき、前回なぜこの業者を選んだのかが分かるのも利点です。契約を結んだら、更新期限を契約書管理台帳に登録します。新しい取引先なら、反社会的勢力のチェックも忘れずに行います。

よくある失敗と防ぎ方

まとめ

• 相見積もりは依頼の段階で条件をそろえる。AIは要件の洗い出しと見積依頼書のひな形づくりに使う
• 見積書の原文、取引先名、担当者の氏名、個人情報・マイナンバーは入力しない
• 比較表は価格・範囲・契約条件・サポートで作り、AIには記号化した表から論点と確認質問を出させる
• 選んだ理由と選ばなかった理由を残し、稟議と次回の見直しに使う

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