消耗品の在庫と発注をAIとスプレッドシートで整える：購入履歴から品名をそろえ、発注点と発注日を決める手順

コピー用紙、トナー、ゴミ袋、ハンドソープ、来客用のお茶。消耗品の発注は、総務の仕事の中でも「気づいた人がやる」になりやすい業務です。切らしてから急いで注文すると送料がかさみ、逆に買いだめをすると保管場所を圧迫します。複数の拠点や部署が別々に注文して、同じ物が重なることもあります。

この記事では、購入履歴をAIで整理し、スプレッドシートで在庫と発注のタイミングを管理する手順を紹介します。購入の承認ルールは「備品購入・発注ルール」、購買サービスの選び方は「備品・消耗品の購買サービスの選び方」を参照してください。

AIに任せること・任せないこと

入力しない情報

ECサイトからダウンロードした注文データには、物の情報以外も入っています。AIに渡す前に、次の列を削ります。

• 削る列：注文者の氏名、個人のメールアドレス、配送先の担当者名、電話番号、クレジットカードの下4桁、アカウントID
• 残す列：注文日、品名、型番、数量、単価、購入先、配送先の拠点名（「本社」「工場」など）
• 入力しない：社員の個人情報やマイナンバーなど（個人情報保護委員会の注意喚起も参照）。消耗品の管理で必要になることはありません

社内のAI利用ルールに沿って使います（→社内の生成AI利用ガイドライン）。

手順1：購入履歴を集める

過去6か月〜1年分の購入履歴を集めます。

• 法人向けECサイトの注文履歴（CSVでダウンロードできることが多い）
• 文具店や業者の請求書の明細
• 経費精算で立て替え購入された消耗品の明細（→経費精算のチェックをAIで補助する）

電子で受け取った請求書や領収書は、電子帳簿保存法に沿って保存します。整理のためにコピーしたデータとは別に、元のデータを残しておきます。

手順2：品名をそろえる

同じコピー用紙でも、「A4コピー用紙 500枚×5冊」「コピーペーパーA4 2500枚」のように、購入先や注文した人によって表記がばらばらです。

次は当社の消耗品の購入履歴です（列：注文日、品名、型番、数量、単価、購入先、拠点）。
同じ物を指している行をまとめ、「標準品名」「数量の単位（箱・本・冊など）」を
付けた対応表を作ってください。
- 型番が同じなら同じ物として扱う
- 型番がない行は、品名と単価から判断し、判断に自信がない行には「要確認」と書く
- 入数の違い（500枚×5冊と500枚×10冊など）は、単位をそろえて換算する

「要確認」の行は、人が実物や商品ページを見て判断します。表記をそろえる考え方は「台帳の表記ゆれと重複をAIで整理する」も参考になります。

手順3：月ごとの使用量と発注点を出す

品名がそろったら、品目ごとに月平均の使用量を出します。購入量を使用量の代わりにする場合は、買いだめした月があると多めに出るため、在庫の数を一度数えて補正します。

発注点は、次の考え方で決めると分かりやすくなります。

AIには、この計算をスプレッドシートの関数で行う方法を作らせます。

品目ごとに「現在の在庫」「1日の使用量」「届くまでの日数」「予備」の列があります。
発注点を計算し、現在の在庫が発注点を下回ったら「発注」と表示する
Googleスプレッドシートの関数を作ってください。列の配置も提案してください。

出てきた関数は、2〜3品目を手で計算して結果が合うかを確かめます（→スプレッドシート関数・GASをAIに書かせるコツ）。

手順4：発注の運用を決める

計算の仕組みができても、在庫を数える人と日が決まっていなければ回りません。

• □ 在庫を数える日（例：毎週月曜日）と担当者を決めた
• □ 発注する人と、承認が必要な金額を購買ルールに合わせた
• □ 保管場所ごとに、品目と発注点を書いたラベルを貼った
• □ 定期便を使う品目と、都度注文する品目を分けた
• □ 拠点や部署が別々に注文しないよう、注文の窓口を決めた

発注依頼のメールやチャットの文面もAIで定型化できます。数量・型番・届け先を差し込む形にして、送信前に人が確認します。

よくある失敗

まずは、コピー用紙・トナー・衛生用品など、切れると業務が止まる10品目ほどから始めると、手間をかけずに効果を確かめられます。

半年ごとに見直す

人数の増減、テレワークの割合、ペーパーレス化の進み具合で、使用量は変わります。半年に一度、購入履歴をもう一度AIで集計し、発注点を見直します。使わなくなった品目は在庫を使い切ってから一覧から外します。ペーパーレス化を進めている場合は、用紙やトナーの使用量の変化から、取り組みの効果も確認できます（→FAX・紙の申請をなくす手順）。

まとめ

• 購入履歴から品名の表記ゆれをAIでそろえ、品目ごとの月平均の使用量を出す
• 発注点は「1日の使用量 × 届くまでの日数 ＋ 予備」で決め、関数の結果は手で検算する
• 在庫を数える日、発注の担当、注文の窓口を決めて、運用を回す
• 注文データから氏名・メールアドレス・カード情報を削ってから渡し、個人情報やマイナンバーは入力しない

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