人事の月次レポートをAIで作る：人数・入退社・離職率・残業時間を経営会議用の1枚にまとめる手順

「今月の退職者は何人？」「残業は増えている？」。経営会議の前になると、人事担当者は勤怠システムや給与ソフトから数字を集め、表とコメントを作ります。毎月のことなのに、定義があいまいなまま作っていると、前月と比べられない資料になってしまいます。

この記事では、人事の月次レポートを「集計はスプレッドシート、コメントはAI」で作る手順を紹介します。人事データの管理そのものは「人事データの管理」を参照してください。

月次レポートに入れる指標を決める

まず、毎月報告する指標を決めます。30〜300名の会社なら、次の項目から始めると無理がありません。

離職率の定義を明記する

離職率は、会社によって数え方がばらばらです。厚生労働省の雇用動向調査では、離職率を「1月1日現在の常用労働者数に対する離職者数の割合」として算出しています。自社のレポートでは、たとえば次のように決めて、毎回レポートの下に書いておきます。

• 分母：年度初め（4月1日）時点の在籍人数（正社員・契約社員。パートは別集計）
• 分子：年度初めから当月末までの退職者数（定年退職を含むかどうかも明記）

公表データと比べるときは、定義の違いを踏まえて「参考」として扱います。新卒の定着状況は「新卒の3年以内離職率」の記事も参考になります。

入力しない情報

• 入力しない：従業員一覧、氏名・社員番号、個人ごとの給与・残業時間・評価、休職の理由や健康情報、マイナンバー
• 注意する：人数が少ない部署の数字。「部署Aの退職1名」だけでも、社内の人には誰か分かることがある
• 入力してよい形：部署・月単位で集計した表。人数が少ない部署は「その他」にまとめる

退職理由のような情報は、集計しても個人が推測されやすい項目です。AIに渡す前に、人数が3人未満になる区分は合算するなどのルールを決めておきます。

手順1：集計表をスプレッドシートで作る

計算はAIではなくスプレッドシートで行います。勤怠システムや給与ソフトから出したデータを、月ごとに次の形の表にまとめます（数字は例です）。

関数や集計の仕組みをAIに書かせる方法は「スプレッドシート関数・GASをAIに書かせるコツ」、残業の上限管理は「36協定の上限管理をAI＋勤怠データで見える化する」で紹介しています。

手順2：AIにコメントの下書きを頼む

集計表ができたら、AIにコメントを書かせます。数字はAIに計算させず、表の数字を読んで説明させるだけにします。

あなたは中小企業の人事担当者を支援するアシスタントです。
次は当社の人事月次レポートの集計表です（個人を特定する情報は含みません）。

この表をもとに、経営会議向けのコメントを作ってください。
条件：
- 「全体の状況」「前月・前年同月との比較で目立つ点」「確認が必要な点」の3つに分ける
- 各項目は2〜3行
- 表にない原因を推測で書かない。原因が分からないものは「要確認」と書く
- 数字は表の値をそのまま使い、新たに計算しない

「原因を推測で書かない」と指示するのが大切です。AIは「繁忙期のため」などともっともらしい理由を書きがちですが、事実と違えば経営判断を誤らせます。

手順3：論点と質問を想定する

経営会議では、数字について質問が出ます。事前にAIで想定問答を作っておくと、当日の説明がスムーズです。

上の集計表とコメントを見た経営者が聞きそうな質問を5つ挙げ、
それぞれ「回答に必要なデータ」を書いてください。回答そのものは書かないでください。

たとえば「月45時間超が倍になった部署はどこか」「離職率は同業と比べて高いのか」といった質問が出れば、必要なデータを人が準備します。

手順4：レポートの型を固定する

毎月同じ形で出すと、経営層も変化に気づきやすくなります。

AIへの指示文（プロンプト）も、毎月同じものを使います。社内の手順書に貼っておくと、担当者が休んでも同じ品質で作れます。

指標は年に1回見直す

最初から指標を増やしすぎると、集計に時間がかかり、毎月続かなくなります。半年から1年ほど運用したら、次の観点で見直します。

指標や定義を変えたときは、その月のレポートに「○月から定義を変更」と書き、過去の数字との比較に注意を促します。見直しの案づくりにもAIは使えます。過去1年分のレポートの「コメント」欄だけを渡し、「繰り返し挙がっている論点」と「一度も触れられていない指標」を挙げさせると、議論の材料になります。

チェックリスト：提出前に確認すること

• □ 集計表の数字は、元データ（勤怠・給与・人事台帳）と照合した
• □ AIのコメントの数字が、表の数字と一致している
• □ 表にない原因や推測が書かれていない
• □ 人数の少ない部署で、個人が推測される書き方になっていない
• □ 離職率などの定義をレポートに書いた

まとめ

• 月次レポートは、指標と定義を決めて毎月同じ型で作る
• 計算はスプレッドシートで行い、AIには集計表の説明コメントと想定質問の下書きを頼む
• 従業員一覧や個人ごとの給与・勤怠・健康情報、マイナンバーはAIに入力しない。人数の少ない区分は合算する
• AIのコメントは、数字の一致と推測の有無を人が確認してから出す

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