このテンプレートについて

備品管理台帳は「会社に何があり、誰に貸与しているか」を1点ずつ管理する台帳です。これに対して貸出簿は、特定の人に固定で貸与しない共用備品の一時的な貸出を記録するためのものです。プロジェクターや貸出用ノートPC、モバイルWi-Fiなどは、「誰が持っているか分からない」「返ってこない」が起きやすい備品です。

貸出用のPCやUSBメモリ、カメラには、使った人の業務データや顧客の個人情報が残ることがあります。個人情報を扱う機器の紛失・盗難は、個人データの漏えいにつながり、内容によっては個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になります。返却時のデータ消去を記録の項目に入れているのはそのためです。

使い方

1. 貸し出す備品には、備品管理台帳と同じ管理番号を付けます。
2. 貸出時に、借りる人・用途・持ち出し先・返却予定日を記入し、付属品（電源・ケーブル・ケース）がそろっているかを確認します。
3. 返却時に、状態と付属品、データの消去を確認して返却日を記入します。
4. 週に1回、返却予定日を過ぎた行がないかを確認し、借りた人に連絡します。

記入時の注意

• 社外への持ち出しは、事前に所属長の承認を取るルールにすると、紛失時の確認がしやすくなります。
• 貸出用PCは、ログインのパスワード設定、暗号化、返却後のデータ消去を決めておきます。
• 紛失・盗難に気づいたら、すぐに総務へ連絡してもらい、「状態」を「紛失」として経緯を備考に残します。