電子取引データの索引簿とファイル名をAIで整える：メールで届いた請求書を「日付・金額・取引先」で探せるようにする手順

メールで届いたPDFの請求書、Webサイトからダウンロードした領収書。こうした電子取引のデータは、印刷して紙で保存するだけでは足りず、データのまま保存する必要があります。

専用のシステムを入れていない会社では、「フォルダにためているだけで、探せる状態になっていない」ことがよくあります。この記事では、国税庁の資料に沿って、索引簿と規則的なファイル名で検索できる状態にする方法と、その作業を生成AIで効率化する手順を紹介します。税額の計算や個別の判断は、税理士や所轄の税務署に確認してください。

電子取引データの保存のルール

国税庁のパンフレットは、原則的な保存のルールを次の3つにまとめています。

基準期間（2年前または2期前）の売上高が5,000万円以下の場合などは、税務調査でダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、3の検索要件は不要とされています。また、ルールへの対応が間に合わないことに相当の理由があり、ダウンロードの求めと印刷した書面の提示・提出の求めに応じられる場合の猶予措置もあります。どれに当たるかは、国税庁の資料で確認してください。

専用システムなしで検索要件を満たす2つの方法

国税庁の資料は、次のような簡易な方法でも検索要件を満たせるとしています。

1. 索引簿：表計算ソフトで、連番・日付・金額・取引先・備考の一覧を作り、データと連番で結びつける
2. 規則的なファイル名：日付・金額・取引先の順にファイル名を付け、特定のフォルダに集める

国税庁は索引簿の作成例（Excel）と、改ざん防止のための事務処理規程の例（Word）を公開しています。まずこれをダウンロードし、自社用に整えるのが近道です。

AIに任せること・任せないこと

入力しない情報

• 入力しない：取引先の担当者の氏名・電話番号・メールアドレス、振込先の口座番号、個人事業主の取引先の住所
• 注意する：請求書のPDFをまるごと読ませること。検索に不要な個人の情報が含まれる
• 入力してよい形：日付・金額・取引先名（法人名）・書類の種類だけを抜き出したテキスト

個人事業主の取引先は、氏名がそのまま取引先名になります。会社が契約し、入力内容を学習に使わない設定のサービスに限って使うなど、社内のルールに沿って扱います（個人情報保護委員会の注意喚起も参照）（→社内の生成AI利用ガイドライン）。

手順1：ファイル名のルールを決める

電子帳簿保存法の電子取引データを、規則的なファイル名で保存したいです。
「日付_金額_取引先_書類の種類」の順で、ファイル名のルール案を作ってください。
条件：
・日付は8桁の数字（例 20261015）
・金額は税込の数字のみ、カンマなし
・取引先名の「株式会社」の扱いと、全角・半角のそろえ方も決める
・ルールの例を5つ示す

例：20261015_110000_霞商店_請求書.pdf

ルールは1つに決めて、関係者全員に周知します。人によって日付の書き方がばらばらだと、検索できなくなります。

手順2：索引簿の行を作らせる

請求書から必要な項目だけをテキストで写すか、AIに読ませる場合も、出力は索引簿の列に合わせます。

次の請求書の文面から、「日付（8桁）」「金額（税込・数字のみ）」
「取引先（法人名）」「書類の種類」を抜き出し、
タブ区切りの1行で出力してください。
読み取れない項目は「要確認」と書いてください。推測で埋めないでください。

出力を索引簿に貼り、連番をファイル名の先頭にも付けておくと、索引簿から原本をすぐ探せます。

手順3：事務処理規程を整える

国税庁の規程の例には、データの訂正・削除を原則禁止とすること、やむを得ず訂正・削除する場合の手続き、管理責任者などが書かれています。

次は国税庁の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の例と、
当社の現在の運用メモです。例の項目ごとに、当社の運用で決まっていないこと、
例と違うことを一覧にしてください。規程の文案は作らなくてかまいません。

違いの一覧をもとに、管理責任者と手続きを決めてから、規程を整えます。

毎月の運用の流れ

索引簿とファイル名は、ためてから一度に作ると負担が大きくなります。毎月の締めの作業に組み込みます。

受け取る人が複数いる場合は、メールの転送先を1つにまとめる、保存フォルダを1つにするなど、データが散らばらない仕組みを先に作ります。経費精算で従業員が受け取る領収書のデータも対象になることがあるため、精算の手順とあわせて案内します（→経費精算の進め方）。

照合と運用のチェック

• □ 索引簿の日付・金額・取引先を、原本と照合したか
• □ ファイル名のルールを関係者全員に周知したか
• □ 保存フォルダの場所と、アクセスできる人を決めたか
• □ 事務処理規程を作り、備え付けたか
• □ 税務調査で求められたときに、データを提示・ダウンロードできるか

文書の保存期間や保管の考え方は文書管理の基本、請求書の受け取りをシステム化するときは請求書受領サービスの選び方も参考にしてください。

まとめ

• 電子取引データは、改ざん防止の措置、確認する機器の備付け、日付・金額・取引先での検索が原則のルール
• 専用システムがなくても、索引簿や規則的なファイル名で検索要件を満たせる。国税庁の作成例を使う
• AIには、ファイル名のルール案、索引簿の行づくり、規程の例との違いの洗い出しを任せる
• 読み取った数字は原本と照合し、取引先の担当者名や口座番号はAIに渡さない

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