このテンプレートについて

経費精算書は、従業員が会社の業務のために立て替えた費用を申請し、会社が払い戻すための書類です。2023年10月からのインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、原則としてインボイス（適格請求書）の保存が必要です。そのため、精算の段階で領収書がインボイスかどうか（登録番号の有無）を確認しておくと、経理の作業が大きく減ります。

一方で、3万円未満の公共交通機関（電車・バスなど）の運賃や、従業員に支給する出張旅費・日当のうち通常必要と認められる部分などは、インボイスがなくても一定の事項を記載した帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められます。このテンプレートでは「帳簿のみ保存の特例」欄でその区分を記録できます。

使い方

1. 従業員は経費を使ったら1件ずつ1行に記入し、領収書・利用明細を添付します（電子で受け取った領収書はデータのまま保存）。
2. 月末などの締め日に上司へ提出し、上司は業務上の必要性と金額を確認して承認します。
3. 経理担当は登録番号・税率・特例の区分を確認し、会計ソフトに取り込んで支払います。
4. 精算書と領収書は、法人税法上の保存期間（原則7年）保存します。

記入時の注意

• 電子取引のデータ保存：メールやWebで受け取った領収書・請求書は、紙に印刷するだけでは足りず、電子データのまま保存する必要があります（電子帳簿保存法）。検索できるようファイル名や保存場所のルールを決めておきます。
• 帳簿のみ保存の特例：特例を使う場合は、帳簿に「3万円未満の鉄道料金」など特例の対象である旨を記載します。
• 少額特例：基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者は、税込1万円未満の課税仕入れについてインボイスがなくても帳簿のみで控除できる経過措置があります。対象になるかは経理担当・税理士に確認してください。
• 交際費（取引先との飲食など）は、参加者の氏名・人数を記入すると、税務上の判定がしやすくなります。