無断欠勤時の連絡記録・出勤督促書（安否確認の経過と督促の文例）【無料テンプレート】
無断欠勤や音信不通が起きたときに、安否確認と連絡の経過を時系列で残す記録表と、本人に出勤または連絡を求める督促書の文例です。欠勤日数、連絡の方法・相手・結果、自宅訪問や警察への相談の記録、書面の送付記録をまとめて残せます。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 社員が連絡なく出社せず、電話にも出ないとき。初日の安否確認から、出勤・連絡を促す書面を送るまで
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
社員が連絡なく出社しないとき、最初にすべきことは処分の検討ではなく安否の確認です。急病や事故、心身の不調で連絡できない状態にあることもあるためです。行方不明者届は家族だけでなく、雇主など本人と社会生活で密接な関係を持つ人も出すことができます（行方不明者発見活動に関する規則第6条）。
無断欠勤が長引いて退職や解雇を検討する段階では、「会社が連絡を尽くしたか」「欠勤の理由を確かめようとしたか」が問われます。解雇予告の除外認定を労働基準監督署長に申請する場合も、出勤を促した経過を説明する必要があります。このテンプレートは、その経過を後から説明できるように残すためのものです。
使い方
- 欠勤の初日から「1. 連絡の記録」に、連絡した日時・方法・相手・結果を1件ずつ書きます。つながらなかった電話も記録します。
- 自宅訪問は2人以上で行い、訪問者と状況（応答、郵便物、照明など）を書きます。
- 安否に問題がなさそうなのに連絡がない場合は、「3. 出勤督促書」を、メールと配達記録の残る郵便で送ります。送った日と方法を「2. 書面の送付記録」に残します。
記入時の注意
- 督促書には、脅すような表現や、退職・解雇を決めつける表現を入れません。就業規則の条項名は自社の規程に合わせて書き換えてください。
- 理由が病気や不調と分かった場合は、督促ではなく、受診や休職の手続きの案内に切り替えます。
- 退職扱いや解雇を判断する前に、就業規則の根拠と記録を見直し、必要に応じて弁護士や社会保険労務士に相談してください。
内容のプレビュー
無断欠勤時の連絡記録
対象者：所属＿＿＿＿＿＿＿＿ 氏名＿＿＿＿＿＿＿＿ 社員番号＿＿＿＿
最終出勤日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 欠勤開始日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
記録者：＿＿＿＿＿＿＿＿ 報告先：＿＿＿＿＿＿＿＿（所属長・人事責任者）
1. 連絡の記録
| 日時 | 欠勤日数 | 連絡の方法 | 相手 | 内容 | 結果・反応 | 対応者 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ＿月＿日＿時＿分 | ＿日目 | □電話 □メール □チャット □訪問 □その他 | □本人 □緊急連絡先（＿＿） □同僚 | ＿＿＿＿＿＿ | □応答なし □留守電 □連絡あり（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ |
| ＿月＿日＿時＿分 | ＿日目 | □電話 □メール □チャット □訪問 □その他 | □本人 □緊急連絡先（＿＿） □同僚 | ＿＿＿＿＿＿ | □応答なし □留守電 □連絡あり（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ |
| ＿月＿日＿時＿分 | ＿日目 | □電話 □メール □チャット □訪問 □その他 | □本人 □緊急連絡先（＿＿） □同僚 | ＿＿＿＿＿＿ | □応答なし □留守電 □連絡あり（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ |
| ＿月＿日＿時＿分 | ＿日目 | □電話 □メール □チャット □訪問 □その他 | □本人 □緊急連絡先（＿＿） □同僚 | ＿＿＿＿＿＿ | □応答なし □留守電 □連絡あり（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ |
2. 安否確認・書面の送付記録
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 前日までの様子（同僚への聞き取り） | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 自宅訪問 | ＿＿月＿＿日 訪問者：＿＿＿＿・＿＿＿＿ 状況：＿＿＿＿＿＿ |
| 警察への相談 | □なし □あり（＿＿月＿＿日 ＿＿＿＿警察署 担当：＿＿＿＿） |
| 督促書の送付（メール） | ＿＿月＿＿日 送信先：＿＿＿＿＿＿ |
| 督促書の送付（郵便） | ＿＿月＿＿日 方法：□簡易書留 □特定記録 □その他（＿＿＿＿） 追跡番号：＿＿＿＿ |
| 返送・不着 | □なし □あり（＿＿月＿＿日 理由：＿＿＿＿） |
3. 判明した理由と今後の対応
欠勤の理由：□判明していない □病気・けが □心身の不調 □私用・寝坊 □その他（＿＿＿＿＿＿）
今後の対応：□欠勤届の提出と指導 □休職・病気休暇の案内 □就業規則に基づく検討（専門家に相談） □その他（＿＿＿＿）
人事責任者の確認：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 氏名＿＿＿＿＿＿＿＿
出勤督促書（文例）
＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
＿＿＿＿＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿＿＿＿＿
人事部長 ＿＿＿＿＿＿＿＿
出勤および連絡のお願い
あなたは＿＿＿＿年＿＿月＿＿日から本日まで、会社への連絡がないまま欠勤しています。会社から＿＿月＿＿日以降、電話・メール等で連絡をしましたが、現在まで連絡が取れていません。
まずは、あなたの体調や安全を心配しています。
つきましては、＿＿＿＿年＿＿月＿＿日までに出勤するか、下記の連絡先に欠勤の理由と今後の出勤の予定を連絡してください。体調が悪い場合や、出勤が難しい事情がある場合は、その旨だけでもお知らせください。
期日までに連絡がない場合は、就業規則第＿＿条の定めに基づき、今後の対応を検討することになります。
連絡先：人事部 ＿＿＿＿＿＿＿＿（電話：＿＿＿＿＿＿ メール：＿＿＿＿＿＿）
以上