懲戒処分の進め方：就業規則の定め、事実調査、弁明の機会、処分の相当性と記録
懲戒処分は、就業規則に種類と事由を定め、事実を調べ、本人に弁明の機会を与え、行為に見合った処分を選ぶ、という手順を踏まないと無効になるおそれがあります。処分の種類、減給の上限、手続きの流れ、記録の残し方を整理します。
- 対象読者
- 社員の問題行動への対応を任された人事担当者・管理職・経営者
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この記事のポイント
- 懲戒処分には就業規則上の根拠（種類と事由）が必要。常時10人以上の事業場は「制裁の定め」を就業規則に書く義務がある
- 客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当でない懲戒は権利濫用で無効（労働契約法第15条）
- 事実調査 → 弁明の機会 → 処分の決定 → 通知の順に進め、各段階の記録を残す
無断欠勤が続く、ハラスメントの申告があった、会社のお金を不正に使った――こうした問題が起きたとき、感情的に処分を決めてしまうと、後から処分が無効と判断されることがあります。懲戒処分は「根拠」と「手続き」と「バランス」がそろって初めて有効になる、と考えておきましょう。
懲戒処分の前提
就業規則に根拠が必要
懲戒処分は、会社が社員に対して制裁を科すものです。裁判例上、懲戒処分をするには、あらかじめ就業規則に懲戒の種類と事由を定め、社員に周知しておくことが必要とされています。
労働基準法第89条でも、常時10人以上の労働者を使用する事業場は、「表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項」を就業規則に記載しなければならないとされています。10人未満の会社でも、懲戒を行う可能性があるなら規程を作り、周知しておくのが安全です。
権利濫用の禁止
労働契約法第15条は、懲戒が「当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」は、権利の濫用として無効になると定めています。
つまり、就業規則に定めがあっても、行為に比べて重すぎる処分や、手続きが不公正な処分は無効になりえます。
懲戒処分の種類
一般的な就業規則では、軽いものから順に次のような処分を定めています。
| 種類 | 内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| けん責・戒告 | 始末書を提出させ、将来を戒める | 最も軽い処分 |
| 減給 | 賃金から一定額を差し引く | 労働基準法第91条の上限あり |
| 出勤停止 | 一定期間の就労を禁止し、その間の賃金を支払わない | 期間を規程で定める |
| 降格 | 役職・資格等級を下げる | 賃金制度との関係を確認 |
| 諭旨解雇（諭旨退職） | 退職届の提出を勧告し、応じなければ懲戒解雇 | 退職金の扱いを規程で定める |
| 懲戒解雇 | 最も重い処分。即時に解雇する | 解雇予告・退職金の扱いに注意 |
減給の上限
労働基準法第91条により、就業規則で減給の制裁を定める場合、
- 1回の額が平均賃金の1日分の半額を超えてはならない
- 総額が1賃金支払期における賃金総額の10分の1を超えてはならない
とされています。「1か月分の給与を10%カット」のような処分は、この上限を超えるおそれがあるため注意してください。
懲戒解雇の注意点
懲戒解雇であっても、解雇予告（30日前の予告または解雇予告手当）が当然に不要になるわけではありません。予告なしに解雇する場合は、労働基準監督署長の解雇予告除外認定を受ける手続きがあります。また、退職金を不支給・減額するには、退職金規程にその旨の定めが必要です。
懲戒処分の手順
| ステップ | やること | 記録するもの |
|---|---|---|
| 1. 事実の把握 | 申告・報告の内容を整理し、必要なら自宅待機（業務命令）を検討 | 申告日時、申告者、内容 |
| 2. 事実調査 | 関係者・本人からの聴き取り、客観資料（メール・勤怠記録・防犯カメラ等）の確保 | 聴き取りメモ（日時・同席者・発言）、資料の写し |
| 3. 就業規則の確認 | どの懲戒事由に当たるかを特定 | 該当条文 |
| 4. 弁明の機会 | 本人に事実と処分の検討理由を伝え、言い分を聞く | 弁明の内容、本人の署名（可能なら） |
| 5. 処分の決定 | 種類と程度を決める（懲戒委員会等の規定があれば従う） | 決定の経緯、比較した事例 |
| 6. 通知 | 懲戒処分通知書を交付 | 通知書の控え、交付日 |
| 7. 再発防止 | 職場環境の見直し、関係者へのフォロー | 実施内容 |
1. 事実調査のポイント
- 聴き取りは原則2人で行い、1人が記録を取ります
- 申告者・被申告者・目撃者の順に聞くと、論点を整理しやすくなります
- 誘導的な聞き方や、処分を前提にした発言は避けます
- ハラスメントの場合は、申告者のプライバシーに配慮し、不利益な取扱いをしないことを伝えます。相談記録の残し方はハラスメント相談記録票が使えます
2. 弁明の機会
就業規則に弁明の機会について定めがある場合は、それに従わないと手続き上の問題として処分が無効と判断されるおそれがあります。定めがない場合でも、本人の言い分を聞かずに処分を決めることは避けるべきです。
- 何が問題とされているのか（日時・行為）を具体的に伝える
- 口頭または書面で言い分を述べる機会を設ける
- 本人が弁明を拒否した場合も、機会を与えた事実を記録する
3. 処分の相当性を考える
処分の重さは、次の要素を総合して判断します。
- 行為の内容・悪質さ、故意か過失か
- 会社や他の社員に与えた影響・損害
- 過去の処分歴、反省の有無
- 過去の同種事案との均衡（同じ行為で前回はけん責だったのに今回は出勤停止、などは問題になりやすい）
いきなり重い処分を科すより、注意・指導 → けん責 → 減給と段階を踏み、その記録を残すことが、後の判断の裏付けになります。
4. 二重処分の禁止
同じ行為について、2回処分することはできないとされています。例えば、けん責処分を決めた後に「やはり軽すぎた」として出勤停止を追加することは避けてください。最初の処分の前に十分検討することが大切です。
懲戒処分通知書に書くこと
- 対象者の氏名・所属
- 処分の種類と内容（減給額、出勤停止期間など）
- 処分の理由となった事実（日時・行為）
- 該当する就業規則の条文
- 処分日
- 会社名・代表者名
社内に処分内容を公表する場合は、名誉毀損やプライバシー侵害にならないよう、氏名を伏せるなど範囲と方法を慎重に決めます。
就業規則の点検ポイント
| 確認すること | 理由 |
|---|---|
| 懲戒の種類と事由が具体的に書かれているか | 定めのない処分・事由では処分できない |
| 「その他前各号に準ずる行為」の包括条項があるか | 想定外の事案に対応するため |
| 減給の定めが労働基準法第91条の範囲内か | 上限を超える定めは違法 |
| 弁明の機会・懲戒委員会の手続き | 定めた手続きは守る必要がある |
| 社員に周知されているか | 周知されていない規程は効力が認められにくい |
規程を見直す場合は、意見聴取・届出・周知までを一連で行います（就業規則変更届セット）。
まとめ
- 懲戒処分には就業規則上の根拠と周知が必要。減給は労働基準法第91条の上限内で
- 事実調査 → 弁明の機会 → 処分の決定 → 通知の手順を踏み、各段階を記録する
- 処分の重さは行為とのバランスと過去事例との均衡で決める。迷う場合は早めに専門家へ相談する