出張旅費規程の作り方と日当の税務：非課税になる「通常必要」の範囲と規程に書く項目
出張の交通費・宿泊費・日当は、旅行に通常必要と認められる範囲であれば所得税が非課税になります。所得税基本通達9-3の判定基準（役員・使用人を通じたバランス、同業同規模の他社との比較）、規程に書く項目、日当の決め方、消費税の出張旅費等特例との関係、運用上の注意を整理します。
- 対象読者
- 出張旅費規程を新しく作る・見直す総務担当者、経理と兼任の管理部門担当者
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この記事のポイント
- 出張旅費は、旅行の目的・目的地・期間・職務内容などからみて通常必要な範囲なら非課税。判定は「役員と使用人を通じて適正なバランスか」「同業種・同規模の他社と比べて相当か」で行う
- 日当の非課税の上限額は法令で決まっていない。旅費規程で役職・距離・日数ごとの基準を定め、全員に同じ基準で支給することが大切
- 国内出張の旅費・日当のうち通常必要な部分は、インボイスがなくても帳簿の記載で仕入税額控除ができる（海外出張は原則として課税仕入れにならない）
出張が増えてくると、「日当はいくらにすればいいか」「宿泊費は実費か定額か」と相談を受けるようになります。決まりがないまま精算していると、人によって金額がばらつき、税務上の説明もしにくくなります。
この記事では、出張旅費規程の作り方と、日当・宿泊費が非課税になる範囲を国税庁の情報で確認しながら整理します。経費精算全体のルールは経費精算のルールづくりと電子化で解説しています。
出張旅費が非課税になる範囲
給与は原則として課税されますが、所得税法第9条第1項第4号により、出張や転勤のための旅費のうち通常必要と認められるものは非課税とされています（国税庁「No.2508 給与所得となるもの」）。
「通常必要」の範囲は、所得税基本通達9-3で次のように示されています。
| 判定の視点 | 内容 |
|---|---|
| 考慮する事情 | 旅行の目的、目的地、行路・期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容・地位など |
| 判定基準1 | 支給額が、役員と使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準で計算されているか |
| 判定基準2 | 支給額が、同業種・同規模の他の使用者が一般的に支給している金額に照らして相当か |
通達には「日当は1日〇円まで非課税」といった具体的な金額は書かれていません。範囲を超える部分は、出張の場合は給与所得として課税されます（所得税基本通達9-4）。
「旅費規程があれば非課税」「規程がなければ課税」という単純な決まりではありません。ただ、規程で基準を決め、全員に同じ基準で支給していることは、判定基準1の「適正なバランス」を説明する材料になります。
課税されやすい例
- 役員だけ日当が極端に高い、または特定の人だけ高い
- 出張の実態がないのに日当を支給している（近距離の外出に毎回日当を出すなど）
- 実費精算の宿泊費とは別に、宿泊手当を上乗せして定額で払っている
- 私的な旅行の費用を出張旅費として精算している
旅費規程に書く項目
| 項目 | 決めること |
|---|---|
| 目的・適用範囲 | 役員・正社員・パートなど誰に適用するか |
| 出張の定義 | 「勤務地から片道〇km以上」「宿泊を伴うもの」など、日帰り出張・宿泊出張・海外出張の区分 |
| 出張の手続 | 事前申請と承認者、出張報告書の提出 |
| 交通費 | 経路（最も経済的かつ合理的な経路）、新幹線・特急・飛行機の利用基準、座席の等級 |
| 宿泊費 | 実費精算か定額か、地域別・役職別の上限額 |
| 日当 | 日帰り・宿泊の区分ごとの金額、半日の扱い |
| 精算 | 精算の期限、必要な証憑（領収書・利用明細など）、仮払いの扱い |
| 特例 | 会議の後に帰宅する場合、出張中の休日、病気・災害時の扱い |
| 海外出張 | 支度料、日当・宿泊費の外貨での扱い、保険 |
| 改定 | 改定の手続と施行日 |
規程そのものの改定手順は社内規程を改定するときの手順を参照してください。
日当と宿泊費の決め方
日当
日当は、出張中の食事代や細かな雑費を補う目的で、実費ではなく定額で支給するのが一般的です。金額を決めるときは次の手順で考えます。
- 日帰りと宿泊、国内と海外で区分を分ける
- 役職ごとに差を付ける場合は、役員から一般社員まで段階的で極端な差がない表にする
- 同業・同規模の会社の水準を、業界団体の調査や顧問税理士の情報で確認する
- 短距離・短時間の外出は出張に含めないなど、支給の対象を絞る
| 区分（例） | 役員 | 管理職 | 一般社員 |
|---|---|---|---|
| 日帰り出張 | 〇円 | 〇円 | 〇円 |
| 宿泊出張（1日あたり） | 〇円 | 〇円 | 〇円 |
| 海外出張（1日あたり） | 〇円 | 〇円 | 〇円 |
※金額は自社の実態と同業他社の水準をもとに決めます。
宿泊費
宿泊費は「実費精算（上限あり）」と「定額支給」のどちらかです。実費精算は過不足が出ませんが、精算の手間がかかります。定額支給は手間が少ない一方で、実際の宿泊代との差が大きいと説明が難しくなります。都市部の宿泊料金が上がっている場合は、地域別の上限額を設けるか、上限を超えたときの承認ルールを決めておきます。
消費税（インボイス）との関係
国内の出張・転勤で支給する旅費・宿泊費・日当のうち、その旅行に通常必要と認められる部分は課税仕入れとして扱われます（国税庁「No.6459」）。この「通常必要」の判定も所得税基本通達9-3に沿って行います。
インボイス制度のもとでは、この部分は一定の事項を記載した帳簿の保存だけで仕入税額控除ができるとされています（出張旅費等特例）。ただし、海外出張のための旅費・宿泊費・日当は、原則として課税仕入れになりません。
| 区分 | 所得税 | 消費税 |
|---|---|---|
| 国内出張の旅費・日当（通常必要な範囲） | 非課税 | 課税仕入れ。帳簿のみの保存で控除可 |
| 国内出張の旅費・日当（範囲を超える部分） | 給与として課税 | 給与扱いのため課税仕入れにならない |
| 海外出張の旅費・日当 | 通常必要な範囲は非課税 | 原則として課税仕入れにならない |
インボイスの特例の全体像は経費精算のルールづくりと電子化にまとめています。
運用で気をつけること
単身赴任者の帰宅
単身赴任者が、会議などの職務上の旅行に付随して自宅に立ち寄る場合の旅費について、国税庁は、旅行が主として職務遂行上必要なものと認められ、旅費の額が非課税とされる範囲を著しく逸脱しない限り、非課税として差し支えないとしています。対象は会議などの職務上の旅行に付随して帰宅する場合に限られ、「月1回」のような定量的な基準で非課税にする扱いにはなじまないとされています。
通勤手当との区別
普段の勤務地への通勤費は「通勤手当」で、非課税の限度額が別に決まっています（→通勤手当の非課税限度額と社会保険上の扱い）。在宅勤務の社員がたまに出社するときの交通費を、出張旅費として扱うか通勤手当として扱うかは、就業規則やテレワーク規程で就業場所をどう定めているかで変わります（→テレワーク規程の作り方と労務管理）。迷う場合は顧問税理士に確認してください。
精算の記録
出張申請書・出張報告・領収書を精算書とひもづけて保存します。帳簿のみで控除を受ける場合は、通常の記載事項に加えて、帳簿のみの保存で控除が認められる仕入れである旨（「出張旅費」「宿泊費」など）を帳簿に記載します。なお、この特例は社員に支給する旅費が対象です。会社がホテルや旅行会社に直接支払う場合は、原則としてインボイスの保存が必要です。精算書の様式は経費精算書を使えます。
まとめ
- 出張旅費は、旅行に通常必要と認められる範囲なら非課税。判定は役員・使用人を通じたバランスと、同業同規模の他社との比較で行う
- 日当の非課税の上限額は法令で決まっていない。規程で区分ごとの基準を定め、全員に同じ基準で支給する
- 規程には出張の定義、交通・宿泊・日当の基準、精算の期限と証憑を書く
- 国内出張の通常必要な旅費・日当は、帳簿のみで仕入税額控除ができる。海外出張は原則として課税仕入れにならない
- 単身赴任者の帰宅や在宅勤務者の出社など、迷いやすいケースは規程で扱いを決めておく