忘年会・社内イベントの企画と案内をAIで進める：段取り表、案内文、参加しやすさの点検まで

11月に入ると、忘年会や年末の納会の準備が始まります。会場の予約、案内、出欠の取りまとめ、当日の進行。総務の通常業務と並行して進めるのは、なかなかの負担です。

この記事では、社内イベントの準備を生成AIで効率よく進める手順を紹介します。費用の税務上の扱いや、飲酒・ハラスメントへの配慮の考え方は「社内イベント・忘年会の企画と運営」で詳しく解説しています。

AIに任せられる作業・任せない作業

入力しない情報

• 入力しない：参加者・不参加者の氏名、部署ごとの出欠一覧（個人情報保護委員会の注意喚起も参照）
• 入力しない：食物アレルギー、体調、妊娠、宗教上の理由など、配慮が必要な事情
• 入力しない：不参加の理由、アンケートの自由記述の原文（個人が分かる場合）、マイナンバーなどの個人情報
• 入力してよい形：「参加予定 約60名」「アレルギー対応が必要な人がいる」程度の概要

食事の配慮が必要な事情は、本人が人事・総務に伝えた目的の範囲で使うのが原則です。AIに渡さず、会場との調整は担当者が直接行います。

手順1：段取り表を作る

開催日から逆算して、やることを並べます。

あなたは中小企業の総務担当者を支援するアシスタントです。
従業員約80名の会社で、12月中旬の平日夜に忘年会を開きます。
開催日の2か月前から当日・終了後までの段取り表を作ってください。

条件：
- 「時期」「やること」「担当（総務／幹事／各部署）」「確認事項」の表にする
- 会場の予約、予算の決裁、案内、出欠の締切、人数の確定、
  当日の進行、精算、振り返りを含める
- 参加しない人への配慮（参加を強制しない伝え方）も項目に入れる

出てきた表は、社内イベント準備チェックリストと見比べて、抜けている項目を足します。会場との契約は、キャンセル料の発生日も段取り表に書き込んでおきます。

手順2：案内文を作る

案内文で大切なのは、参加は自由であることと、必要な情報がそろっていることです。

次の条件で、社内向けの忘年会の案内文を作ってください。
- 日時・会場・会費・出欠の締切は【 】で空欄にする
- 参加は自由であることを、さりげなく、はっきり書く
- ノンアルコールの飲み物を用意することを書く
- 食事に配慮が必要な人は、総務に個別に連絡してほしいと書く（フォームには書かせない）
- 帰りの交通手段に関する注意（飲酒した人は運転しない）を入れる
- 全体で300字程度

厚生労働省の「健康に配慮した飲酒に関するガイドライン」では、飲酒する習慣のない人などに無理に飲酒を勧めることは避けるべきとしています。案内文に「飲み物はノンアルコールも用意します」と書いておくと、飲まない人も参加しやすくなります。

手順3：出欠フォームの設問を作る

出欠は、社内のフォームとスプレッドシートで集めます。AIには設問案だけを作らせます。

忘年会の出欠フォームの設問案を作ってください。
- 必須は「出欠」と「所属部署」の2問だけにする
- 二次会の有無など、本人が答えたくない可能性がある設問は入れない
- 食事の配慮については、フォームではなく総務に個別に連絡してもらう案内文を入れる

集めた回答は、AIに貼り付けず、スプレッドシートで集計します。人数の確定後は、不要になった回答データを削除する時期も決めておきます。

手順4：当日の進行表と、配慮の点検

進行表も、AIに下書きを頼めます。

2時間の忘年会の進行表を作ってください。
「開会のあいさつ」「乾杯」「歓談」「表彰・余興」「締めのあいさつ」の順で、
各パートの時間と、司会のひと言の例を入れてください。

できた案内文と進行表は、次の観点でAIに点検させます。

次の案内文と進行表を、
①参加を強制していると受け取られる表現
②飲酒を勧める・一気飲みにつながる演出
③特定の人をからかう、容姿や私生活に触れる余興など、ハラスメントにつながるおそれのある内容
の観点で点検し、該当する箇所と修正案を挙げてください。

AIの指摘は参考にとどめ、最終的な判断は人が行います。社内イベントの場でも、職場のハラスメントの防止は会社の責任です。管理職には事前に「お酌や二次会を強要しない」などのひと言を伝えておくと安心です。ハラスメント防止の基本は「ハラスメント防止措置」を参照してください。

開催の形をAIと一緒に考える

「夜の飲み会」だけが社内イベントではありません。子育てや介護をしている人、お酒を飲まない人、シフト勤務の人も参加しやすい形を考えることも、総務の役割です。

従業員約80名、子育て中の社員やシフト勤務の社員も多い会社です。
年末に全社で集まる機会を作りたいと考えています。
「平日夜の会食」以外の開催の形を5つ挙げ、
それぞれの参加しやすさ、費用の目安の考え方、準備の手間を比べてください。

昼休みを延長したランチ会、就業時間内の納会、表彰式と軽食の組み合わせなど、案が出てきたら、予算と会場の条件で絞り込みます。就業時間内に行う行事は、参加の扱い（業務か任意か）と、その時間の賃金の扱いもあわせて決めておきます。迷うときは社会保険労務士などの専門家に確認してください。

終了後の振り返り

終了後は、簡単なアンケートで次回の改善点を集めます。設問の作り方や自由記述の分析は「社内アンケートの設計と自由記述の分析をAIで進める」で紹介しています。費用の精算では、会社負担の範囲と経理処理を経理担当と確認します（国税庁「交際費等の範囲と損金不算入額の計算」）。全員を対象にした行事か、特定の人だけを招いたものかによって扱いが変わることがあるため、迷うときは国税庁の案内や顧問税理士で確認します。

まとめ

• 社内イベントの準備は、段取り表・案内文・出欠フォームの設問・進行表の下書きにAIを使える
• 参加者の氏名、アレルギーや体調などの事情、不参加の理由、個人情報・マイナンバーはAIに入力しない
• 案内文では参加の自由とノンアルコールの用意を伝え、飲酒やハラスメントの観点でAIに点検させて人が最終確認する
• 出欠の集計はフォームとスプレッドシートで行い、不要になった回答は削除する

社内イベントの運営や総務の定型業務を、AIでどこまで効率化できるか相談したいときは、Otsumu株式会社のAIツール診断をご利用ください。