不採用通知 文例集（書類選考・面接後・内定辞退の連絡への返信・理由を聞かれたとき）【無料テンプレート】
採用を見送る応募者への連絡文を、書類選考後・面接後・最終面接後・選考結果が遅れるとき・不採用の理由を尋ねられたとき・タレントプール登録の同意を求めるときの場面別にまとめた文例集です。応募書類の扱い（返却しない・廃棄する）の書き方と、送る前の確認項目も付けています。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 書類選考や面接の結果、採用を見送る応募者に連絡するとき。選考の遅れの連絡や、不採用の理由を尋ねられたときの返信にも使う
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
不採用の連絡は、採用担当者が一人の会社ほど後回しになりがちです。しかし、応募者は複数の会社の選考を並行して進めていることが多く、連絡が来ないまま待たされると、会社への印象は大きく下がります。面接時に伝えた期日までに、合否にかかわらず連絡することを基本にしましょう。
法令上、不採用の理由を説明する義務は定められていません。説明する場合も、選考基準の一般的な内容にとどめます。厚生労働省は、採用選考を応募者の適性と能力に基づいて行うことを求めています。本籍・出生地や家族の状況など、適性・能力と関係のない事項を理由として書くことは避けます。
応募者の個人情報は、募集の目的の範囲で保管・使用し、保管する必要がなくなったものは破棄・削除する措置をとります（職業安定法第5条の5と指針）。文例には、応募書類を返却しない場合の書き方を入れています。別のポジションで声をかけるために情報を残す場合は、本人の同意を得ます。
使い方
- 場面に合う文例を選び、＿＿＿の部分を自社の内容に書き換えます。メールでも郵送でも使えます。
- 応募書類を返却する運用の会社は、該当する一文を「返却します」の文に差し替えます。
- 送る前に、文末の「送信前の確認」で宛名・職種・個人情報の扱いを確認します。
記入時の注意
- 評価の詳細や、他の候補者との比較は書きません。書いた内容は記録として残ります。
- 一斉送信する場合は、宛先をBCCにするか個別に送り、他の応募者のメールアドレスが見えないようにします。
内容のプレビュー
不採用通知 文例集
文例1：書類選考の結果（不採用）
件名：書類選考の結果について（株式会社＿＿＿＿）
＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿ 採用担当の＿＿＿＿です。
このたびは、当社の＿＿＿＿職にご応募いただき、誠にありがとうございました。
お送りいただいた応募書類をもとに慎重に検討しました結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿えない結果となりました。
お預かりした応募書類は返却せず、当社にて責任をもって廃棄します。あらかじめご了承ください。
末筆ながら、＿＿＿＿様の今後のご活躍をお祈りしています。
文例2：面接後の結果（不採用）
件名：選考結果のご連絡（株式会社＿＿＿＿）
＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿ 採用担当の＿＿＿＿です。
先日はお忙しいところ、面接にお越しいただき、ありがとうございました。
面接の内容をもとに社内で検討しました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
貴重なお時間を割いて選考にご参加いただいたことに、改めてお礼を申し上げます。
お預かりした応募書類は返却せず、当社にて責任をもって廃棄します。
＿＿＿＿様の今後のご活躍をお祈りしています。
文例3：最終面接後の結果（不採用）
件名：最終選考の結果について（株式会社＿＿＿＿）
＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿ 採用担当の＿＿＿＿です。
このたびは、複数回にわたる選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
最終面接の結果を踏まえて慎重に検討しましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に沿えず、申し訳ありません。
選考の過程でお聞かせいただいたお話は、当社にとっても大変参考になりました。
お預かりした応募書類は、当社にて責任をもって廃棄します。
＿＿＿＿様のますますのご活躍をお祈りしています。
文例4：選考結果の連絡が遅れるとき
件名：選考状況のご連絡（株式会社＿＿＿＿）
＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿ 採用担当の＿＿＿＿です。
先日の面接では、ありがとうございました。
＿＿月＿＿日までに結果をご連絡するとお伝えしていましたが、社内の選考に時間を要しており、ご連絡が遅れています。お待たせして申し訳ありません。
＿＿月＿＿日までに、改めて結果をご連絡します。
文例5：不採用の理由を尋ねられたとき
件名：Re：選考結果について
＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿ 採用担当の＿＿＿＿です。
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
今回の募集では、＿＿＿＿の実務経験を重視して選考を行い、総合的に検討した結果、ほかの方を採用することになりました。
個別の評価の内容についてはお答えを差し控えていますが、ご理解いただけますと幸いです。
このたびはご応募いただき、ありがとうございました。
文例6：別の募集で声をかけたいとき（情報の保管の同意）
件名：選考結果と今後のご案内について（株式会社＿＿＿＿）
＿＿＿＿ 様
株式会社＿＿＿＿ 採用担当の＿＿＿＿です。
このたびは、当社の＿＿＿＿職の選考にご参加いただき、ありがとうございました。
慎重に検討しました結果、今回の募集では採用を見送らせていただくことになりました。
一方で、＿＿＿＿様のご経験は、今後当社で予定している＿＿＿＿の募集に合う可能性があると考えています。
つきましては、今後の募集のご案内のために、お預かりした応募書類を＿＿＿＿年＿＿月まで保管させていただいてもよろしいでしょうか。ご同意いただける場合は、本メールにその旨をご返信ください。ご返信がない場合は、応募書類を責任をもって廃棄します。
送信前の確認
- □ 宛名（氏名の漢字）と応募職種が正しい
- □ 面接時に伝えた期日までに送っている
- □ 評価の詳細や、他の候補者との比較を書いていない
- □ 適性・能力と関係のない事項に触れていない
- □ 応募書類の扱い（返却・廃棄・保管と期間）を書いている
- □ 一斉送信の場合、宛先をBCCにしている
- □ 送信した日を採用管理表に記録した