このテンプレートについて

労働契約法は、懲戒は客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性がなければ無効とし（第15条）、解雇も同じ考え方で判断されます（第16条）。勤務態度や能力を理由とする処分を検討する段階では、会社が改善の機会を与えたかどうかが問われます。そのときに根拠になるのが、日付のついた指導の記録です。「口では何度も言った」だけでは、第三者に説明できません。

一方で、指導のつもりの言動が、パワハラと受け取られることもあります。厚生労働省のパワハラ指針は、業務上必要かつ相当な範囲を超えた言動をパワハラの要素とし、客観的にみて業務上必要かつ相当な範囲で行われる適正な業務指示や指導はパワハラに当たらないとしています。このテンプレートは、指導記録表・改善指導書・受領確認を1つにまとめ、行動を対象にして改善の方法と期限を具体的に示せるように構成しています。

使い方

1. 問題となる行動を確認したら、上司は当日中に個別の場で本人に伝え、「1. 指導記録表」に日時・事実・伝えた内容・本人の反応を書きます。
2. 改善が見られない場合は、時間をとって面談を行い、改善の目標と確認日を決めて記録します。必要に応じて人事が同席します。
3. 面談を重ねても改善しない場合に、「2. 改善指導書」を作り、人事と上司が同席して交付します。交付の前に、日付と回数を勤怠記録などの原本と照らして確認します。
4. 「改善しない場合の対応」の欄は、就業規則の懲戒事由との関係を人事が確認してから書きます。規程にない処分を書かないでください。
5. 確認期間の終わりに改善の状況を確認し、指導記録表に結果を書きます。改善していれば、そのことも必ず記録します。

横領や暴力など、1回で重大な問題になる行為は、段階を踏まずに懲戒の手続き（事実調査と弁明の機会）に進みます。

記入時の注意

• 事実と評価を分ける：「やる気がない」「反省の色がない」ではなく、「9月に始業時刻への遅刻が6回あった」「『次から気をつけます』と答えた」のように、行動と発言をそのまま書きます。
• 人格を否定する言葉を使わない：「社会人失格」「何度言ってもわからない」などの表現は、指導書の中でも避けます。
• 本人の言い分も書く：遅刻の原因が体調や家庭の事情にある場合もあります。事情を聞いた内容を記録し、必要なら産業医面談などの支援を示します。
• 健康情報の扱い：通院や病名などの健康情報は、この記録とは分けて人事で厳重に保管します。
• 閲覧を限定する：記録は人事で保管します。生成AIで文案を整える場合も、氏名や健康情報は入力しないでください。