停電・システム障害に備える総務のBCP｜止まると困る業務の洗い出し、代替手段、給与支払日に間に合わせる手順

朝出社したら、ビル全体が停電していた。勤怠システムにログインできない。給与計算ソフトがランサムウェアで暗号化された。こうした事態は、地震や台風がなくても起こります。

多くの会社のBCP（事業継続計画）は地震を想定して作られていますが、実際に業務を止める原因は、停電やシステム障害の方が身近です。この記事では、総務担当者が中心になって準備できる、停電・システム障害への備えを整理します。地震を想定した備蓄や帰宅困難者対策は中小企業の防災・BCPを参照してください。

「何が使えなくなるか」で考える

内閣府の事業継続ガイドラインは、あらゆる危機的事象を対象に、重要な業務を継続・早期復旧するための計画を求めています。原因ごとに計画を作ると数が増えすぎるため、使えなくなる資源で整理するのが実務的です。

止まると困る業務を洗い出す

総務・人事・経理の業務から、止まると影響が大きいものを選び、どのくらいの時間止まっても許容できるか（目標復旧時間）を決めます。

業務ごとに、担当者・使っているシステム・代替手段を1枚の表にまとめます。業務の洗い出しには業務引き継ぎ書やIT資産管理台帳の情報が使えます。

停電への備え

システム障害への備え

クラウドサービスが止まったとき

• 障害情報の確認先：利用している主要なサービスの稼働状況ページをブックマークしておく
• 連絡手段の二重化：メールが使えないときのチャット、チャットが使えないときの電話・SMSを決めておく
• オフラインの資料：緊急連絡網、主要な取引先の連絡先、業務手順書を、印刷物や端末内のファイルでも持っておく（安否確認の仕組み）

ランサムウェアや不正アクセスのとき

感染が疑われたら、まずネットワークから切り離し、IT担当者や委託先に連絡します。バックアップがネットワーク上の同じ場所にあると、一緒に暗号化されることがあります。バックアップは別の場所（オフライン、別サービス）にも保管し、復元できるかを定期的に試します。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、インシデントへの対応体制の準備を含めた対策をまとめています（情報セキュリティ規程）。

個人情報が漏えいしたおそれがある場合は、個人情報保護委員会への報告が必要になることがあります（個人情報の漏えい対応）。

給与支払日に間に合わせる手順

賃金は、毎月1回以上、一定の期日を定めて支払わなければなりません（労働基準法第24条）。システム障害があっても、支払日を遅らせてよいという例外はありません。給与計算の時期にシステムが止まった場合に備えて、次の準備をしておきます。

暫定支給で後から精算する場合は、従業員に理由と精算方法を書面で知らせます。給与振込の仕組みは給与の口座振込、支払の原則は賃金支払いの5原則で解説しています。

連絡体制と訓練

誰が何を判断するか

保守委託先の緊急連絡先と、夜間・休日の対応範囲を契約書で確認しておきます（契約書の管理）。

年1回の机上訓練

「給与計算の3日前に、給与計算ソフトが使えなくなった」など、具体的な場面を1つ決め、関係者で30分ほど手順を確認します。実際に前月のデータの控えを開けるか、手計算で1人分計算できるかを試すと、足りない準備が見えてきます。防災訓練のシナリオ作りは防災訓練のシナリオと振り返りをAIで作るも参考になります。

まとめ

• BCPは「電気・通信・システム・建物・人」のどれが使えなくなるかで考える
• 止まると困る業務と許容できる停止時間、代替手段を1枚の表にまとめる
• 給与は所定の支払日に支払う必要がある。データの控え、手計算の手順、暫定支給と振込手段の代替を準備する
• 連絡手段を二重化し、オフラインで見られる連絡網と手順書を持つ
• 年1回、具体的な場面を決めて机上訓練をする