名刺管理サービスの選び方：取り込み方法、共有範囲の設定、退職時のデータの扱いと個人情報で比べる
名刺管理サービスを選ぶときの比較ポイントを、特定の製品をすすめずに整理します。導入の目的の決め方、名刺の取り込み方法と読み取りの確認、社内での共有範囲と権限、退職・異動時のデータの扱い、個人情報保護法上の利用目的と安全管理、他のシステムとの連携、導入の進め方までまとめます。
- 対象読者
- 営業・管理部門の名刺が個人の机やスマートフォンに散らばっており、会社として名刺を管理する仕組みを検討している、従業員30〜300名の企業の総務担当者
- 難易度
- 基本
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この記事のポイント
- 名刺管理サービスは「名刺を会社の情報として一元管理し、必要な人が探せるようにする」仕組み。まず、営業の顧客管理に使うのか、総務の宛名管理に使うのかなど、目的を決める
- 比べるべきは、取り込み方法（スマートフォン撮影・スキャナ）と読み取り結果の確認、共有範囲と権限、退職時にデータを会社に残す仕組み、出力と連携
- 名刺の情報は個人情報。利用目的の範囲で使い、アクセスできる人の限定、端末の紛失対策、委託先としてのサービス提供会社の確認を行う
「前任者が持っていた取引先の連絡先が分からない」「退職した営業の名刺がどこにあるか分からない」。名刺は、社員が個人で保管していることが多く、異動や退職のたびに情報が消えてしまいます。名刺を会社の情報として管理する方法の1つが、名刺管理サービスです。
この記事では、名刺管理サービスを選ぶときの比較ポイントを、製品名を挙げずに整理します。名刺の情報を扱うときの個人情報保護法上のルールは「名刺管理と顧客情報の取扱い」で詳しく解説しています。
まず導入の目的を決める
名刺管理サービスは、使い方によって必要な機能が変わります。
| 目的 | 必要になる機能 |
|---|---|
| 営業の顧客管理に使う | 社内での共有、接点の履歴、顧客管理システムとの連携 |
| 年賀状・案内状の宛名管理に使う | 宛名の出力、部署・役職の更新、送付リストの作成 |
| 退職・異動時に情報を会社に残す | 会社の管理者が全データを管理できる、アカウントの停止と引き継ぎ |
| 紙の名刺を減らす | 読み取りの精度、取り込み後の原本の扱い |
目的が「なんとなく名刺を電子化したい」のままだと、個人ごとに名刺アプリを使うのと変わらず、会社としての管理につながりません。
比較ポイント1：取り込み方法と読み取りの確認
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 取り込み方法 | スマートフォンでの撮影、スキャナでの一括読み取り、どちらが使えるか |
| 読み取りの方法 | 自動の文字認識だけか、人による入力・補正があるか |
| 反映までの時間 | 取り込んでから検索できるまでの目安 |
| 読み取りの確認 | 誤りの修正がしやすいか、裏面（英語表記など）の扱い |
| 原本の扱い | 取り込んだ後の紙の名刺を保管するか、廃棄するか |
人による入力や補正がある場合、名刺の画像をサービス提供会社や、その再委託先の担当者が見ることになります。どこで、誰が作業するのかを確認します。
比較ポイント2：共有範囲と権限
名刺を「全社で共有する」と決めても、すべての名刺を全員が見られる必要はありません。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 共有の単位 | 全社・部署・個人など、共有範囲を設定できるか |
| 非公開の設定 | 個人的な付き合いの名刺や、取扱いに注意が必要な名刺を非公開にできるか |
| 管理者の権限 | 会社の管理者が全データを見て、出力・削除できるか |
| 閲覧の記録 | 誰がいつ検索・出力したかの記録が残るか |
| 出力の制限 | 一括出力（CSVなど）できる人を限定できるか |
一括出力の権限は、情報の持ち出しにつながりやすい部分です。出力できる人を管理者に限るなど、社内ルールとあわせて設定します。
比較ポイント3：退職・異動時のデータの扱い
名刺管理サービスを会社で入れる大きな理由は、人が変わっても情報が会社に残ることです。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| アカウントの停止 | 退職者のアカウントを止めても、名刺データは会社に残るか |
| 引き継ぎ | 退職者・異動者の名刺を後任者に移せるか |
| 個人の端末 | 個人のスマートフォンにデータが残らないか、残る場合に消せるか |
| ライセンス | 停止したアカウントの名刺データを残すのに追加の費用がかかるか |
退職時の手続きの中に「名刺管理サービスのアカウント停止と名刺の引き継ぎ」を入れておきます。退職時の秘密保持の誓約とあわせて、退職者が名刺のデータを持ち出さないよう説明します。会社支給のスマートフォンを使う場合は、MDM（モバイルデバイス管理）ツールでの管理も検討します。
比較ポイント4：個人情報の取扱い
名刺に書かれた氏名・所属・連絡先は個人情報です。データベースとして管理すると、個人情報保護法上の個人データとして、安全管理などのルールが適用されます。
- 利用目的：名刺の情報を何に使うか（取引の連絡、案内の送付など）を、プライバシーポリシーなどで示しておく
- 目的外の利用をしない：営業の連絡のために受け取った名刺を、無関係な宣伝に使うなどの使い方は避ける
- 安全管理：アクセスできる人の限定、パスワードと二段階認証、端末の紛失時の対応
- 委託先の確認：サービス提供会社のデータの保存場所、再委託の有無、事故時の連絡、解約時のデータの削除
クラウドサービスに保存すること自体が、直ちに第三者への提供にあたるわけではありません。ただし、サービス提供会社がデータをどう取り扱う契約になっているかによって扱いが変わるため、利用規約と契約内容を確認しておきます。迷うときは、個人情報保護委員会のQ&Aで該当する項目を確認してください。社内の個人情報管理の全体は「個人情報の管理」と「情報セキュリティ対策」を参照してください。
紙の名刺と、既存の名刺の扱い
導入時に悩みやすいのが、手元にたまっている大量の紙の名刺です。
| 決めること | 考え方の例 |
|---|---|
| 既存の名刺を取り込むか | 直近数年分の取引先に限る、など範囲を決める |
| 取り込みの方法 | 一括でスキャンするか、各自が少しずつ撮影するか |
| 取り込み後の紙の名刺 | 一定期間保管してから、シュレッダーなどで廃棄する |
| 古い情報の扱い | 異動・退職で連絡先が変わった名刺の更新や削除のルール |
紙の名刺を捨てるときも個人情報の廃棄にあたるため、読み取れない方法で処分します。取り込みを外部の業者に頼む場合は、名刺の受け渡しの方法と、作業後の返却・廃棄の方法を契約で決めておきます。
比較ポイント5：出力と連携
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 出力 | CSVなどで出力できるか、項目を選べるか |
| 宛名印刷 | 宛名ラベルや送付リストの作成ができるか |
| 他システムとの連携 | 顧客管理（CRM）・営業支援システム、メール、カレンダーとの連携 |
| 解約時 | 解約前に全データを出力できるか、解約後のデータの削除 |
将来ほかのサービスに乗り換えることも考えて、全データを一般的な形式で出力できるかは必ず確認します。
導入の進め方
- 目的と、対象にする部署・人数を決める
- 共有範囲、出力できる人、退職時の扱いなど、社内ルールの案を作る
- 2〜3社の資料とデモで、比較ポイントを確認する
- 試用期間があれば、1部署で取り込みから検索・出力まで試す
- 利用目的、共有範囲、紙の名刺の扱いを社内に周知して全社に広げる
- 半年に1回ほど、退職者のアカウントと出力の記録を点検する
料金体系や機能は製品によって異なり、変わることもあります。最新の内容は各社の公式資料と見積もりで確認してください。
まとめ
- 営業の顧客管理か、宛名管理か、退職時の情報の保全か、導入の目的を先に決める
- 取り込み方法と読み取りの確認、共有範囲と権限、一括出力の制限を比べる
- 退職・異動時に、データが会社に残り後任に引き継げるかを確認する
- 名刺の情報は個人情報。利用目的の範囲で使い、安全管理と委託先の確認を行う
- 全データの出力と解約時の削除の方法を、契約前に確認する