外国人社員の退職時チェックリスト（本人への案内メモ付き）【無料テンプレート】
外国人社員が退職するときに会社が行う届出・手続と、本人に伝えておくことをまとめたチェックリストです。ハローワークへの外国人雇用状況の届出、本人が14日以内に行う入管への届出の案内、特定技能の場合の会社の届出、住民税・脱退一時金・源泉徴収票・退職証明書までを時期順に確認でき、本人に渡す案内メモも付けています。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 外国人社員から退職の申出を受けたときから、退職後の届出・書類の交付が終わるまで
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
外国人社員が退職するときの社会保険・雇用保険・住民税の手続は、日本人と同じです。違うのは、在留資格に関わる届出が会社と本人の両方にあることです。
会社は、離職した外国人についてハローワークに外国人雇用状況の届出をします（雇用保険の被保険者は資格喪失届に在留資格などを記入して兼ねる）。技術・人文知識・国際業務などの就労資格の人は、契約が終わってから14日以内に本人が出入国在留管理庁に届け出る必要があります。特定技能の場合は、会社（特定技能所属機関）も入管に届け出ます。本人が自分の届出を知らないことも多いため、このチェックリストには、本人に渡す案内メモを付けています。
使い方
- 退職の申出を受けたら、上の表に在留資格・在留期間・退職後の予定を記入します。
- 「時期」の順に項目を確認し、済んだら日付を書きます。
- 本人への案内メモは、本人が理解できる言葉（やさしい日本語や母語）に直して、退職の1〜2週間前に渡します。
- 特定技能の場合は、登録支援機関にも早めに連絡します。
記入時の注意
- 入管への本人の届出は、会社が代わりに出すものではありません。会社は案内までを行います。
- 就労資格の活動を3か月以上行わないと在留資格の取消し事由になり得ます。具体的な扱いは本人から入管に確認するよう伝え、会社が断定的に説明しないようにします。
- 在留カードの番号などは、手続に必要な範囲で扱い、写しの保管期間を決めておきます。
- 特定技能の届出の様式と期限は、出入国在留管理庁の最新の案内で確認してください。
内容のプレビュー
外国人社員 退職時チェックリスト
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 氏名 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 所属 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 退職日 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 |
| 退職の区分 | □ 自己都合 □ 契約期間満了 □ 会社都合 □ その他（＿＿＿＿） |
| 在留資格 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
| 在留期間の満了日 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 |
| 雇用保険 | □ 被保険者 □ 被保険者でない |
| 退職後の予定 | □ 国内で転職（決定済み・未定） □ 帰国 □ その他 |
| 担当者 | ＿＿＿＿＿＿＿＿ |
1 退職の申出を受けたとき
| 確認 | 項目 | 済んだ日 |
|---|---|---|
| □ | 退職日、退職後の予定、在留資格と在留期間を確認した | ＿＿／＿＿ |
| □ | 特定技能の場合、登録支援機関に連絡した | ＿＿／＿＿ |
| □ | 社宅・寮を使っている場合、退去日と鍵の返却日を決めた | ＿＿／＿＿ |
2 退職の1〜2週間前
| 確認 | 項目 | 済んだ日 |
|---|---|---|
| □ | 本人への案内メモを、本人が理解できる言葉で渡した | ＿＿／＿＿ |
| □ | 住民税の徴収方法（一括徴収・普通徴収）を本人と確認した。帰国する場合は納め方を確認した | ＿＿／＿＿ |
| □ | 帰国する場合、厚生年金の脱退一時金の請求を案内した | ＿＿／＿＿ |
| □ | 最終給与の計算と支払日を伝えた | ＿＿／＿＿ |
3 退職日
| 確認 | 項目 | 済んだ日 |
|---|---|---|
| □ | 貸与品（社員証・パソコン・制服など）を回収した | ＿＿／＿＿ |
| □ | 健康保険の資格確認書などの返却を受けた | ＿＿／＿＿ |
| □ | 退職後の連絡先（住所・メール）を確認した | ＿＿／＿＿ |
4 退職後
| 確認 | 項目 | 期限の目安 | 済んだ日 |
|---|---|---|---|
| □ | 雇用保険の資格喪失届（外国人雇用状況の届出を兼ねる）を提出した | 離職日の翌日から10日以内 | ＿＿／＿＿ |
| □ | 雇用保険の被保険者でない場合、外国人雇用状況届出書を提出した | 離職した日の翌月末日まで | ＿＿／＿＿ |
| □ | 健康保険・厚生年金の資格喪失届を提出した | 退職日の翌日から5日以内 | ＿＿／＿＿ |
| □ | 特定技能の場合、雇用契約の終了の届出を入管に提出した | 入管の案内で確認 | ＿＿／＿＿ |
| □ | 源泉徴収票を交付した | 退職後1か月以内 | ＿＿／＿＿ |
| □ | 退職証明書の請求があれば交付した | 遅滞なく | ＿＿／＿＿ |
| □ | 離職票の交付を希望する場合、手続した | 本人の希望による | ＿＿／＿＿ |
退職する方への案内メモ
＿＿＿＿＿＿＿＿ さん
退職にあたって、あなた自身が行う手続をお知らせします。分からないことがあれば、＿＿＿＿（担当者）に聞いてください。
出入国在留管理庁への届出
あなたの在留資格が、技術・人文知識・国際業務、技能、特定技能などの場合は、会社との契約が終わった日から14日以内に、出入国在留管理庁に「契約機関に関する届出」をしてください。インターネット、窓口、郵送で届け出ることができます。新しい会社と契約したときも、14日以内に届出が必要です。
在留資格について
仕事をしない期間が長くなると、在留資格に影響することがあります。転職活動中のことや、新しい仕事がいまの在留資格で認められるかは、出入国在留管理庁や外国人在留総合インフォメーションセンターに確認してください。
会社から受け取る書類
源泉徴収票、離職票（希望する場合）、退職証明書（請求した場合）を受け取ってください。転職や帰国後の手続で必要になります。
帰国する場合
厚生年金の脱退一時金を請求できる場合があります。住民税の残りの納め方は、会社と相談してください。
会社の連絡先：＿＿＿＿＿＿＿＿ 電話：＿＿＿＿＿＿ メール：＿＿＿＿＿＿