人事評価のフィードバックコメントをAIで下書きする：評価の判断は人が行い、伝え方だけを整える

人事評価の時期になると、管理職から「部下のコメントが書けない」「毎回同じような文章になる」という声が上がります。人事の側でも、コメントが短すぎる、抽象的すぎる、きつすぎるといったばらつきに頭を悩ませがちです。

生成AIは、こうした文章の下書きや言い回しの調整が得意です。ただし、評価そのものをAIに決めさせてはいけません。この記事では、評価の判断は人が行い、AIには伝え方を整える部分だけを任せる運用の手順を紹介します。

AIに任せること・任せないこと

評価は、賃金や昇格に直結する人事上の判断です。AIの出力をもとに評価を決めると、なぜその評価になったのかを本人に説明できなくなります。人事評価制度の考え方は30〜100名企業の人事評価制度のつくり方を参照してください。

手順1：評価者が「事実のメモ」を書く

良いフィードバックコメントの材料は、具体的な行動の事実です。AIに渡す前に、評価者が次の形でメモを書きます。

「やる気がある」「責任感が足りない」のような性格や態度の決めつけは、メモの段階で書かないようにします。AIはメモに書かれた言葉を膨らませるため、決めつけがそのまま強調されてしまいます。

評価シートの様式は人事評価シート（目標管理）を使うと、目標・結果・行動をそろえて書けます。

手順2：AIで文章を整える

メモができたら、氏名などを伏せてAIに渡します。

あなたは中小企業の人事担当者です。
次の評価メモをもとに、部下に渡すフィードバックコメントの下書きを作ってください。

【条件】
・評価（B：期待どおり）は変えない。評価の理由をメモの事実だけで説明する
・メモに書かれていない事実や数字を付け足さない
・構成：1. 今期の成果 2. 良かった行動 3. 次期に期待すること
・性格や意欲を推測する表現は使わない
・「〜できていない」より「次は〜するとよい」という書き方を優先する
・300字程度、です・ます調

【評価メモ】
（ここにメモを貼る。氏名は「Aさん」とする）

AIの下書きには、メモにない内容が紛れ込むことがあります。「メモにない情報を加えていないか確認して、加えていたら一覧にして」と追加で頼むと、チェックしやすくなります。

表現をやわらげたいとき

次のコメントのうち、受け取った人が人格を否定されたと感じそうな表現を指摘し、
事実を変えずに言い換え案を出してください。
（コメントを貼る）

厳しい指摘を伝えること自体は問題ではありません。ただし、業務上必要な範囲を超えた人格否定の言葉は、パワーハラスメントと受け取られるおそれがあります。ハラスメント防止の基本はハラスメント防止措置の総点検を確認してください。

手順3：評価者が自分の言葉で仕上げる

AIの文章をそのまま本人に渡すと、どの部下にも同じような言い回しが並び、「AIで書いた」と気づかれます。評価者は次の点を直してから提出します。

• 評価者自身がふだん使う言葉に置き換える
• 本人と話した内容（面談で本人が話していたこと）を一言加える
• 事実・数字・日付がメモと一致しているか確認する

フィードバックは、文章だけでなく面談で直接伝えることが大切です。日頃の対話の仕組みは1on1ミーティングの始め方が参考になります。

人事がチェックすること

人事は、管理職から集まったコメントを次の観点で確認します。

育児・介護による短時間勤務や休業の期間があった人について、その事実だけを理由に不利益な評価やコメントにしていないかも確認しましょう。両立支援の制度は改正育児・介護休業法で会社がやることの総点検で確認できます。

よくある失敗と防ぎ方

管理職への展開のしかた

AIの利用を管理職に任せる場合は、評価期間の前に短い説明会を開き、次の3点を伝えます。

1. AIに任せてよいのは文章の整え方だけで、評価は自分で決めること
2. 使ってよいAIサービスと、入力してはいけない情報
3. メモの書き方の例と、プロンプトのひな形の置き場所

プロンプトのひな形は社内の共有フォルダに置き、人事が評価期間ごとに見直します。

AIに入力しない情報

評価の情報は、本人にとって非常に機微な個人情報です。

会社として契約したAIサービスで、入力内容が学習に使われない設定になっているかを確認し、利用してよいサービスを社内ルールで決めておきます（→生成AIの社内利用ガイドラインのつくり方）。AIに任せる業務の線引きは人事・労務・総務でAIに任せられる業務・任せられない業務の線引きにまとめています。

評価コメントの集約や記録をシステムで管理したい場合は、人事評価システムを入れるべきタイミングと選び方も参考にしてください。

まとめ

• AIに任せるのは文章の整え方だけ。評価・昇給・昇格の判断は人が行う
• 評価者は具体的な行動の事実をメモにしてからAIに渡す。性格の決めつけは書かない
• 「メモにない事実を足さない」「評価を変えない」とAIに指示し、出力を確認する
• AIの文章は評価者が自分の言葉で直し、面談で直接伝える
• 氏名・健康状態・給与額などはAIに入力しない

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