旧姓（旧氏）使用 申出書（使用する範囲の選択、公的手続きの氏名の確認、変更・終了の届出つき）【無料テンプレート】
氏が変わった社員が、社内の表示や名刺・メールなどで旧姓（旧氏）を使うことを申し出るための書式です。旧姓を使う範囲をチェックで選べるほか、社会保険・税などの公的手続きは戸籍上の氏名で行うことの確認、住民票・マイナンバーカードの旧氏併記の有無、各システムへの反映の記録、変更・終了の届出欄をまとめています。
- 形式
- DOCX
- 使う場面
- 婚姻・離婚などで氏が変わった社員が、社内や名刺などで旧姓を使い続けたいと申し出るとき。旧姓使用をやめるとき
- 最終確認日
- 2026年10月29日
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このテンプレートについて
2026年10月時点で、会社に旧姓の通称使用を認めることを義務づける法律はありません。ただ、婚姻などで氏が変わった後も、取引先との関係や仕事上の実績のために旧姓を使い続けたいという希望は多く、社内ルールを決めて認める会社が増えています。
旧姓使用で迷いやすいのは、「どこまで旧姓でよいか」です。社内の表示や名刺、メールの署名などは会社のルールで旧姓を使えますが、健康保険・厚生年金・雇用保険の届出や源泉徴収票、住民税などの公的な手続きは、住民票上の氏名で行います。住民票やマイナンバーカードには、本人の請求により旧氏を併記できます（総務省）。役員の登記では、旧氏の記録を申し出ることもできます（法務省）。
この申出書は、旧姓を使う範囲を本人と会社で確認し、各システムへの反映漏れを防ぐためのものです。
使い方
- 本人に「1. 申出の内容」と「2. 旧姓を使う範囲」を記入してもらいます。範囲は、会社のルールで認めているものの中から選んでもらいます。
- 「3. 確認事項」を本人と一緒に読み合わせ、公的な手続きは戸籍上の氏名で行うことを確認します。
- 会社は「4. 反映の記録」で、従業員台帳、メール、名刺、座席表などへの反映を担当ごとに記録します。従業員台帳には、戸籍上の氏名と通称（旧姓）の両方を持たせ、変更履歴を残します。
- 旧姓使用をやめるときや、範囲を変えるときは「5. 変更・終了の届出」を使います。
記入時の注意
- 申出書には戸籍上の氏名と旧姓の両方が書かれます。個人情報として、人事記録と同じ管理をします。
- 給与明細の表示名を通称にするかどうかは会社によって扱いが分かれます。どちらにするかを決めて本人に説明します。
- 旧姓をめぐる制度の議論は続いています。最新の動向は内閣府男女共同参画局などで確認してください。
内容のプレビュー
旧姓（旧氏）使用 申出書
＿＿＿＿年＿＿月＿＿日
株式会社＿＿＿＿＿＿＿＿ 人事部長 殿
所属＿＿＿＿＿＿＿＿ 社員番号＿＿＿＿
私は、次のとおり、業務において旧姓（旧氏）を使用することを申し出ます。
1. 申出の内容
| 項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 現在の氏名（戸籍上・住民票上） | ＿＿＿＿＿＿＿＿（フリガナ＿＿＿＿＿＿＿＿） |
| 使用する旧姓（通称） | ＿＿＿＿＿＿＿＿（フリガナ＿＿＿＿＿＿＿＿） |
| 氏が変わった日 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 |
| 氏が変わった理由 | □婚姻 □離婚 □養子縁組 □その他（＿＿＿＿） □記入しない |
| 使用開始の希望日 | ＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 |
| 住民票・マイナンバーカードの旧氏併記 | □している □していない □予定（＿＿月ごろ） |
2. 旧姓を使う範囲
社内の表示：□座席表・内線表 □社員名簿・組織図 □社内システムの表示名 □社内報
社外向けの表示：□名刺 □メールアドレス □メールの署名 □チャットの表示名 □Webサイト・会社案内の社員紹介
会社が作る書類：□社員証 □辞令 □人事評価シート □社内の稟議・申請書
その他：□＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
メールアドレスの扱い：□旧姓のアドレスを使い続ける □新しいアドレスを作る □会社の判断に任せる
3. 確認事項
次の事項について説明を受け、確認しました。
□健康保険・厚生年金保険・雇用保険の届出、源泉徴収票、住民税、労災の請求などの公的な手続きは、住民票上の氏名で行うこと
□給与の振込口座の名義は、金融機関のルールによること
□会社を代表して結ぶ契約や登記など、戸籍上の氏名が必要な場面があること
□取引先との契約書に担当者名を記載する場合の扱いは、会社の指示に従うこと
□旧姓の使用をやめる、または範囲を変えるときは、届け出ること
□この申出書に記載した氏名の情報は、人事記録として管理されること
本人署名：＿＿＿＿＿＿＿＿（戸籍上の氏名）
4. 反映の記録（会社記入欄）
受付日：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日 受付者：＿＿＿＿＿＿＿＿ 承認：□承認 □一部承認（理由：＿＿＿＿＿＿）
| 反映先 | 使う氏名 | 担当 | 反映日 | 確認 |
|---|---|---|---|---|
| 従業員台帳・労働者名簿 | 戸籍上の氏名と通称の両方 | 人事 | ＿＿月＿＿日 | □ |
| 給与・社会保険のシステム | 戸籍上の氏名 | 給与計算 | ＿＿月＿＿日 | □ |
| 給与明細の表示名 | □通称 □戸籍上の氏名 | 給与計算 | ＿＿月＿＿日 | □ |
| メール・チャット・グループウェア | 通称 | 情報システム | ＿＿月＿＿日 | □ |
| 社員証・名刺 | 通称 | 総務 | ＿＿月＿＿日 | □ |
| 座席表・内線表・社員名簿 | 通称 | 総務 | ＿＿月＿＿日 | □ |
| その他（＿＿＿＿） | ＿＿＿＿ | ＿＿＿＿ | ＿＿月＿＿日 | □ |
5. 変更・終了の届出
| 届出日 | 区分 | 内容 | 適用日 | 受付者 |
|---|---|---|---|---|
| ＿＿月＿＿日 | □範囲の変更 □旧姓使用の終了 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿ |
| ＿＿月＿＿日 | □範囲の変更 □旧姓使用の終了 | ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | ＿＿月＿＿日 | ＿＿＿＿ |