このテンプレートについて

個人データを第三者に提供したときは提供者が記録を作成・保存し（第29条）、第三者から提供を受けるときは受領者が相手方の名称・住所・代表者の氏名と、相手方がその個人データを取得した経緯を確認して記録します（第30条）。委託・事業承継・共同利用に伴う提供、法令に基づく提供などは対象外で、個人情報保護委員会のQ&Aでは、本人に代わって提供する場合や給与の口座振込なども記録義務が適用されないとされています。

この記録簿は、記録が必要な取引を1行ずつ管理するためのものです。Q&Aは、契約書などで記録事項を満たしていれば別に台帳を作る必要はないとしています。その場合も、この表の「記録を兼ねる書類」欄にどの書類が記録に当たるかを書いておくと、保存期限の管理と、本人からの開示請求への対応がしやすくなります。

使い方

1. 「区分」に提供か受領かを書きます。受領の場合は、相手方からの申告と、取得の経緯を示す書面（契約書など）で確認した内容を書きます。
2. 本人を特定する事項は、個人名を列挙せず「〇〇セミナー申込者 120名（申込者一覧で特定）」のように、特定できる資料を示します。
3. 継続的に同じ相手に提供する場合は、一括して1行にまとめられます。
4. 「保存期限」は、契約書等で記録した場合は最後の提供（受領）日から1年、一括記録は3年、それ以外は3年で計算します。

記入時の注意

• オプトアウトによる提供・受領では、提供（受領）の年月日などの追加の記録事項があります。施行規則で確認してください。
• 名簿を受け取るときに相手方の取得の経緯が確認できない場合は、受領を見合わせることも検討します。
• この表自体も個人データの所在を示す資料です。閲覧できる人を限定してください。