このテンプレートについて

会社の書類は、法令ごとに保存期間が決まっています。たとえば法人の帳簿書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間（青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年間）保存します（国税庁No.5930）。労働者名簿・賃金台帳などの労働関係の書類は労働基準法第109条で5年間ですが、経過措置により当分の間は3年間です（厚生労働省スタートアップ労働条件）。給与所得者の扶養控除等申告書は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年です（国税庁No.2503）。

保存期間が過ぎた書類を廃棄するときは、「何を、いつ、誰の承認で、どの方法で廃棄したか」を残しておくと、後で「あの書類はどこか」と聞かれたときに説明できます。

マイナンバーを含む書類は記録が求められる

個人情報保護委員会のガイドライン（事業者編）の安全管理措置では、個人番号や特定個人情報ファイルを削除したとき、または電子媒体等を廃棄したときは、削除・廃棄した記録を保存することとされています。削除・廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除・廃棄したことを証明書等で確認します。同委員会のQ&Aでは、記録には特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄の状況などを記録することが考えられ、個人番号そのものは記録に含めないとしています。

使い方

1. 年1回（年末の書庫整理など）、文書管理規程の保存期間表をもとに、保存期間が満了した文書を洗い出します。
2. 廃棄してよいか、訴訟・調査・労使の争いなどで保存を続ける必要がないかを所管部署に確認し、承認を受けます。
3. 廃棄・削除したら1件（1箱・1フォルダ）ごとに1行記入し、委託した場合は溶解証明書などの番号を書いて証明書と一緒に保管します。

記入時の注意

• 保存期間の起算日は書類ごとに違います（例：帳簿は確定申告書の提出期限の翌日から）。「保存期間の根拠」欄に法令名と起算日を書いておくと、次回の判定が楽になります。
• 「中に含まれる個人情報」欄には、マイナンバー・健康情報などの有無だけを書き、番号や氏名の一覧は書きません。
• 法令の保存期間より長く社内で保存すると決めた書類は、社内の保存期間で判定します。
• このひな形は一般的な例です。自社の文書管理規程に合わせて項目を修正してください。