来客受付・入退館管理の仕組みづくり：受付の流れ・入館記録・防犯カメラと個人情報の扱い
受付専任者がいない会社では、来客対応と入退館の管理が後回しになりがちです。来客受付の流れ、入館記録に残す項目と保存期間、社員証・ゲストカードの運用、防犯カメラや受付システムを使うときの個人情報保護法上の注意点、災害時の在館者確認までを整理します。
- 対象読者
- 受付専任者のいない中小企業で来客対応と入退館の管理を任された総務担当者
- 難易度
- 基本
- 所要時間
- 読了8分
- 最終確認日
この記事のポイント
- 来客対応は「事前登録 → 受付 → 入館証の貸与 → 案内 → 退館・回収」の流れで決める。無人受付でも、誰がどこにいるかを把握できる状態をつくる
- 入館記録の氏名・会社名・入退館時刻は個人情報にあたる。利用目的を決め、必要な項目だけを記録し、保存期間を決めて廃棄する
- 防犯カメラは利用目的の範囲内で使い、撮影していることを掲示する。顔識別機能付きのカメラは利用目的の通知・公表が必要になる
受付専任者のいない会社では、来客が来るたびに近くの人が対応し、誰が入館しているのか分からない状態になりがちです。情報漏えいや盗難の防止、災害時の安否確認のためには、規模に合った受付と入退館管理の仕組みが必要です。
この記事では、従業員30〜300名規模のオフィスを想定して、来客受付の流れ、入館記録の付け方、防犯カメラを使うときの個人情報の扱いを整理します。
来客受付の基本の流れ
来客対応は、次の流れで決めておくと担当者が変わっても同じように対応できます。
| 段階 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| 1. 事前登録 | 面会する社員が、来訪日時・会社名・氏名・人数を登録する | 共有カレンダーや受付システムに登録。総務が当日の来客を把握できる |
| 2. 受付 | 来客が受付で名乗る。内線・タブレット・呼び出しボタンで担当者を呼ぶ | 無人受付なら、呼び出し方法を入口に掲示する |
| 3. 入館証の貸与 | ゲストカードを渡し、入館記録をつける | ゲストカードは番号で管理し、色で社員証と区別する |
| 4. 案内 | 担当者が会議室まで案内する | 来客だけで執務エリアを歩かせない |
| 5. 退館・回収 | 担当者が出口まで見送り、ゲストカードを回収する | 退館時刻を記録する。未回収のカードは当日中に確認 |
執務エリアとの区切り
来客が入れる場所と入れない場所を分けておくと、管理が楽になります。
- 受付と会議室を入口の近くにまとめ、執務エリアとの間に扉や仕切りを置く
- 執務エリアの扉は社員証（ICカード）や暗証番号で開くようにする
- 会議室に向かう動線に、顧客情報や人事書類が見える席を置かない
レイアウトの考え方は会議室・オフィスレイアウトの見直しも参考にしてください。
入館記録の付け方
記録する項目
入館記録は、必要な項目に絞ります。項目を増やすほど、管理する個人情報が増えます。
| 項目 | 必要な理由 |
|---|---|
| 来訪日・入館時刻・退館時刻 | 在館者の把握、トラブル時の確認 |
| 会社名・氏名 | 誰が来たかの確認 |
| 面会する社員 | 呼び出しと案内の担当の確認 |
| ゲストカードの番号 | 回収漏れの確認 |
| 人数 | 災害時の在館者の確認 |
紙の受付表は「前の人の記録」が見える
受付カウンターに紙の受付表を置き、来客に順番に書いてもらう方法は、前に来た人の会社名や氏名が次の人に見えてしまいます。1枚ずつ書いてもらう、記入済みの用紙をすぐに回収する、受付システムで入力してもらう、などの方法に切り替えましょう。
個人情報としての扱い
入館記録の氏名や会社名は、個人情報保護法上の個人情報にあたります。来客の情報を一覧にして検索できる状態で管理すれば「個人データ」となり、安全管理措置の対象になります。
| 決めること | 内容 |
|---|---|
| 利用目的 | 例：「入退館の管理、防犯、災害時の在館者確認のため」。個人情報を取得したときは、利用目的を本人に通知または公表する（第21条）。取得の状況から利用目的が明らかな場合は不要とされている |
| 閲覧できる人 | 総務と受付担当に限る |
| 保存期間 | 例：1年。期間を過ぎたら廃棄・削除する |
| 外部サービスの利用 | 受付システムの事業者に個人データの取扱いを委ねる場合は、委託先の監督が必要（第25条） |
自社サイトのプライバシーポリシーに入館管理の利用目的を書いておくと、説明がしやすくなります。個人情報の管理全般は個人情報・マイナンバー管理の基本にまとめています。
社員証とゲストカードの運用
社員証は、入館の管理と、社員と来客を見分けるための道具です。
- 社員証は社内では見える位置に着ける。来客のゲストカードと色や形を分ける
- 退職時は社員証とICカードの権限を同じ日に回収・停止する
- 紛失時の連絡先と、権限を止めるまでの手順を決めておく
- ゲストカードは番号付きで管理し、毎日終業時に枚数を確認する
社員証の発行と回収は、入社時の準備と同じ台帳で管理するのが効率的です（入社時の名刺・社員証・アカウント発行の段取り）。
業者・委託先の出入り
清掃・設備点検・宅配などの業者が定期的に出入りする場合は、来客とは別に扱います。
| 区分 | 管理の例 |
|---|---|
| 定期的に来る業者（清掃・設備保守） | 業者名と担当者を事前に登録。作業日と立ち入り範囲を決める |
| スポットの作業（工事・修理） | 作業日時・作業者・作業場所を事前に申請してもらう |
| 宅配・郵便 | 受付または指定の場所で受け渡し。執務エリアには入れない |
郵便物と宅配便の受け取りルールは郵便物・宅配便の受け取りと社内配布のルールを参照してください。
防犯カメラを使うときの注意点
入口に防犯カメラを設置する会社も増えています。特定の個人を識別できるカメラ画像は個人情報にあたるため、次の点に注意します。
| 項目 | 個人情報保護委員会のQ&Aでの考え方 |
|---|---|
| 利用目的 | 利用目的をできる限り特定し、その範囲内で利用する |
| 通知・公表 | 防犯目的であることが設置状況から明らかな場合は、利用目的の通知・公表は不要とされている（第21条第4項第4号） |
| 掲示 | カメラが作動中であることを掲示するなど、撮影されていることを本人が容易に認識できるようにする |
| 顔識別機能付きカメラ | 外見から顔識別をしていることが分からないため、顔識別機能を使うことを含めた利用目的の通知・公表が必要とされている |
実務では、次のことを決めて記録しておきます。
- 設置場所と撮影範囲（執務エリアや更衣室・トイレ付近は撮影しない）
- 映像の保存期間（例：上書きされるまでの日数）
- 映像を見られる人と、見るときの手続き（誰がいつ何の目的で見たかを記録）
- 警察などから映像の提供を求められたときの対応
受付システムを導入するときの確認点
無人受付のタブレットやクラウド型の受付システムを使うと、来客の呼び出しと入館記録を自動化できます。導入を検討するときは、次の点を確認します。
| 確認する点 | 内容 |
|---|---|
| 呼び出しの方法 | 担当者のチャットやスマートフォンに通知できるか。担当者が不在のときの代わりの通知先を設定できるか |
| 事前登録 | 来客にQRコードなどを事前に送り、受付を短くできるか |
| 入館記録の保存 | 保存期間を設定できるか。期間を過ぎた記録を自動で削除できるか |
| 閲覧の権限 | 記録を見られる人を総務などに限定できるか |
| 個人情報の取扱い | 事業者が来客の情報をどう扱うか（委託先としての安全管理、データの保存場所） |
| 停電・通信障害時 | システムが使えないときの代わりの受付方法（紙の受付票・内線電話） |
導入したシステムのアカウントは、IT資産・SaaSアカウントの台帳に載せて管理します（IT資産・ライセンス管理）。
災害時の在館者の確認
入館記録は、災害時に「今、誰が館内にいるか」を確認するためにも使います。
- 避難時に、当日の入館記録（紙またはシステムの画面）を持ち出す担当を決める
- 来客は面会している社員が一緒に避難誘導する
- 避難場所で、入館記録と点呼の結果を照らし合わせる
避難や安否確認の手順は防災・BCPの基本と安否確認の仕組みづくりにまとめています。
まとめ
- 来客対応は「事前登録 → 受付 → 入館証の貸与 → 案内 → 退館・回収」の流れで決め、来客だけで執務エリアを歩かせない
- 入館記録は必要な項目に絞り、利用目的・閲覧できる人・保存期間を決める。紙の受付表で前の人の記録が見えないようにする
- 社員証とゲストカードは色で区別し、退職時の回収と権限停止を同じ日に行う
- 防犯カメラは撮影していることを掲示し、映像の保存期間と閲覧手続きを決める。顔識別機能付きは利用目的の通知・公表が必要
- 入館記録は災害時の在館者確認にも使う。持ち出す担当を決めておく