このテンプレートについて

職務分掌表は、「どの部署の、誰が、どの業務を担当し、誰が承認するか」を一覧にした表です。社内規程の一つとして「職務分掌規程」を作る会社もありますが、30〜300名規模の会社では、まずこの表で業務と担当を見える化するだけでも、担当の押し付け合いや抜け漏れを減らせます。

職務分掌表は、ほかの書類の土台にもなります。決裁権限規程の「誰が承認するか」、業務引き継ぎ書の業務一覧、職務記述書の職務内容は、この表から作れます。また、パートタイム・有期雇用労働法では、正社員とパート・有期雇用の従業員の待遇差が不合理かどうかを、職務の内容（業務の内容と責任の程度）などを考慮して判断するとされています。担当業務と責任の範囲を整理しておくと、待遇差を説明するときの資料にもなります。

使い方

1. 部署ごとに、日次・月次・年次の業務を1行1業務で書き出します。業務の名前は「〇〇の作成」「〇〇の確認」など、動作が分かる形にそろえます。
2. 主担当・副担当には役職または氏名を書きます。副担当がいない業務は、休暇や退職のときに止まる業務です。優先して副担当を決めます。
3. 承認者は、決裁権限規程と合っているかを確認します（決裁権限規程（決裁権限表つき））。

記入時の注意

• 組織図は組織一覧から作る：ダウンロードできるCSVは職務分掌表のみです。組織図は、下の「組織一覧」の項目で部署と上位部署の関係を整理してから、作図ツールなどで作ります。
• 異動のたびに更新：人事異動や組織変更の発令に合わせて更新日を記入し、古い版は残しておきます。業務の洗い出しは「人事総務の業務棚卸しをAIで進める」も参考になります。